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Zeitmanagement: So erstellen Sie Ihren perfekten Wochenplan

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Wochenplan erstellen

Zeitmanagement gehört zum Erfolg dazu. Mit großer Wahrscheinlichkeit arbeiten Sie schon mit einem bestimmten Zeitmanagement Modell. Der Nachteil bei fast allen Methoden: Es wird sich nur auf den aktuellen Tag vorbereitet. Dabei haben Sie sicherlich auch Termine, die Sie wochenweise, monatsweise und sogar schon im Jahr vorausplanen müssen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem Thema „Wochenplan“. Warum dieser sinnvoll ist, wie Sie sich einen Wochenplan erstellen und wie Sie diesen Nutzen, all das haben wir für Sie zusammengefasst.

Warum ein Wochenplan sinnvoll ist

Planen Sie einfach nur den Tag, ist dieser Zeitraum viel zu kurz. Viel zu häufig kommen unvorhergesehene Aufgaben und Termine dazwischen. Ganz schnell ist der gesamte Tagesplan dahin und Ihr Zeitmanagement für diesen und eventuell den nächsten Tag auch noch. Deshalb ist es wichtig noch einen Zwischenschritt zu planen. Dieser Zwischenschritt ist der Wochenplan. Diese Planung können Sie in Ihrem Terminkalender einbauen oder den Wochenplan in einem Tool, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, anlegen. Die Möglichkeit des Umschaltens von Tag zu Woche und zu Monat ist bei Outlook sehr einfach.

Wochenplan erstellen – so geht es ganz einfach

Eisenhower-Prinzip, 60-60-30 oder die ALPEN-Methode, diese und noch weitere Zeitmanagement-Methoden kennen Sie. Allerdings helfen diese überwiegend nur bei der Tagesplanung. Einem Wochenplan muss ein weitreichender Blick geschenkt werden. Sie können ein noch so gutes Zeitmanagement haben, kommt etwas dazwischen, liegt dieses brach.

Wenn Sie jetzt glauben, dass Sie die Woche so überhaupt nicht einschätzen und planen können, liegen Sie falsch. Mit Sicherheit gibt es bei Ihnen wiederkehrende Aufgaben, entweder pro Tag oder pro Woche. Deshalb nehmen Sie sich vor Beginn der Wochenplanung, Zettel und Stift zur Hand und notieren Sie jede noch so kleine Aufgabe, die Ihnen in den Kopf kommt. Erstmal wird der Zettel wahrscheinlich sehr voll werden. Das gibt sich aber mit der Zeit. Damit meinen wir nicht, dass die Aufgaben weniger werden. Es sei denn, Sie lernen zu delegieren.

Hinter jeder noch so kleinen Aufgabe, schreiben Sie den Wochentag, an dem Sie diese Aufgabe beziehungsweise Tätigkeit ausüben oder erledigen müssen. Aufgaben, die keinem bestimmten Tag zugeordnet werden können, schreiben Sie auf einer gesonderten Liste erneut auf. Lassen Sie hinter diesen Aufgaben etwas Platz. Wenden Sie sich den Aufgaben zu, die einen festen Tag haben. Notieren Sie sich den Zeitraum, der benötigt wird, um diese Aufgabe zu bewältigen. Jetzt haben Sie schon mal einen guten Überblick, wie viel Zeit Ihnen noch für andere Dinge bleibt.

Kieselprinzip anwenden – der perfekte Wochenplan

Einen Wochenplan erstellen, bedarf etwas Zeit. Gerade wenn Sie sich neu in die Materie Wochenplan einfuchsen, sollten Sie sich einen Moment länger Zeit nehmen. Den Wochenplan sollten Sie entweder montags vor Arbeitsbeginn oder am Freitag der Vorwoche in Angriff nehmen. Eventuell habe Sie am Wochenende eine Stunde Zeit, um dieses zu erledigen. So können Sie gleich mit allen Familienmitglieder bestimmte Familientermine abgleichen und in Ihren Wochenplan aufnehmen.

Die Vorarbeit für einen perfekten Wochenplan haben Sie bereits geleistet und sich einen Überblick über Ihren gesamten Aufgabenbereich geschaffen. Je nachdem, wie Sie Ihr Zeitmanagement planen, nehmen Sie sich Ihren Business-Kalender oder öffnen Ihr Tool für die Planung.

  1. Tragen Sie alle Termine ein, für die es einen festen Tag und eine feste Uhrzeit gibt. Darunter fallen Deadlines, Sitzungen, Kundentermine und so weiter. Diese Aufgaben sind die großen Kieselsteine, die am meisten Platz beziehungsweise Zeit benötigen.
  2. Jetzt schauen Sie sich die zweite Liste an, auf der Sie Aufgaben ohne festen Zeitplan notiert haben. Notieren Sie hinter diesen Tätigkeiten, wie viel Zeit jeder einzelne Schritt in Anspruch nehmen würde. Diese kleinen Aufgaben trennen sich bildlich gesehen nach kleinen Kieselsteinen, Sand und Wasser auf.
  3. Im nächsten Schritt ist es sinnvoll, das Eisenhower-Prinzip anzuwenden. Sortieren Sie die Aufgaben von wichtig bis unwichtig. Sie werden staunen, wie viele Aufgaben Sie abgeben und delegieren können.
  4. Die restlichen Aufgaben verteilen Sie je nach Zeitvolumen und freien Kapazitäten auf die Woche. Damit Sie nicht ins Schleudern kommen, richten Sie zwischen den Aufgaben jeweils Pufferzeit ein. Denn es kann immer etwas dazwischen kommen.
Ihre Woche steht:

Wie fühlt es sich an? Sind Sie erleichtert? Mit Sicherheit ja. Schauen Sie sich Ihren Wochenplan mal genauer an. Wenn Sie gut geplant und delegiert haben, dürften sich bereits neue freie Zeitfenster geöffnet haben. Wie Sie diese gewonnenen Zeitfenster nutzen, ist Ihnen überlassen. Zu Beginn der Nutzung eines Wochenplans sollten Sie diese Zeitfenster erstmal nicht neu verplanen. Es gibt mit Sicherheit Dinge in Ihrem Büro, die liegen geblieben sind und auf Erledigung warten:

Wichtig bei der Wochenplanung: Halten Sie sich an die eingetragenen Zeiten. Machen Sie dieses nicht, kommen Sie schnell ins Schleudern. Notieren Sie sich hinter den Aufgaben, die nicht rechtzeitig fertig geworden sind, den erhöhten Zeitaufwand. Für die nächste Woche planen Sie dann einen neuen Zeitaufwand, die diese Aufgabe in Anspruch nimmt. Mit jeder Woche, die Sie den Wochenplan anwenden, wird die Planung besser und besser, bis die Planung perfekt ist.

Wochenplan schriftlich oder online?

Handschriftlich einen Wochenplan erstellen geht unter anderem mit einem Business-Kalender, Bullet-Journal oder Notizblock. Andere wiederum nutzen Online-Tools für Ihre Wochenplanung. Welche Form Sie nehmen, probieren Sie es aus. Seien Sie aufgeschlossen für alles Neue. Vielleicht möchten Sie den Wochenplan schriftlich und online kombinieren. Alles ist möglich. Oder haben Sie geglaubt, dass Zeitmanagement-Profis nur mit einer Methode arbeiten?

Sollten Sie sich mit Excel einen Wochenplan erstellen wollen, können Sie sogar noch einen Schritt weiter gehen und mit der Jahresplanung beginnen. Diese Unterteilen Sie dann in 4 Quartale. Diese werden wiederum in die einzelnen Monate, die sich in dem jeweiligen Quartal befinden eingeteilt. Und dann kommt die Wochenplanung. Bezeichnen können Sie diese mit KW 1 und so weiter.

Fazit

Gutes Zeitmanagement ist nicht nur die Tagesplanung. Zeitmanagement ist weitreichender. Nehmen Sie pro Tag nicht mehr als drei bis fünf Aufgaben in die Tagesplanung beziehungsweise nicht mehr als 15–20 Aufgaben in die Wochenplanung auf. Überschlagen Sie doch einfach mal, was Sie bei perfekter Zeitplanung in einem Jahr an Aufgabenvolumen schaffen!

Das Schöne an der Wochenplanung ist zudem eine glückliche Familie. Denn Sie tragen in Ihren Wochenplan ja auch die Familientermine ein. Vergessen? Keine Zeit? Es gibt keine Ausreden mehr.

Ein kleiner Tipp am Schluss: Nehmen Sie sich für diesen neuen Schritt für perfektes Zeitmanagement ein paar Wochen Zeit. Es ist noch kein perfekter Planer vom Himmel gefallen.


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