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Diese Zeitmanagement-Methoden müssen Sie kennen

© Gerhard Seybert/Fotolia
Zeitmanagement-Methoden

Der Begriff „Zeitmanagement“ ist in aller Munde und es gibt auch unzählige Zeitmanagement-Methoden und zugehörige Expertentipps, um der arbeitenden Bevölkerung das „richtige“ Zeitmanagement nahezubringen. Doch was ist überhaupt „Zeitmanagement“? und welche Zeitmanagement-Methoden sind empfehlenswert?

Zunächst einmal bedeutet Zeitmanagement, dass man in der vorgegebenen Zeit möglichst effektiv seine Arbeit – also, sofern machbar, die komplette für den jeweiligen Tag anstehende Arbeit – bewältigt. Dies gelingt am besten, wenn man seine Zeit gut plant und alle wichtigen Aufgaben strukturiert und organisiert im dafür veranschlagten Zeitraum unterbringt. Dafür benötigt man eben eine ideale Zeitmanagement-Methode.

Bei den meisten Menschen handelt es sich dabei um einen 8-Stunden-Arbeitstag, doch es gibt auch Chefs oder Selbstständige, die mit anderen Stundenvorgaben oder gar mit ungewöhnlichen Arbeitszeiten klarkommen müssen. Wer Kunden oder Auftraggeber im Ausland hat, muss möglicherweise wegen der Zeitverschiebung früher oder später verfügbar sein als seine Kollegen und ist daher gezwungen, seine übrigen Tagesaufgaben und Besprechungstermine günstig zwischen diese Zeiten zu legen. Und essen und schlafen sollte man schließlich auch noch können.

Die Leistungskurve

Bevor wir auf einige der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden eingehen, müssen wir noch erwähnen, dass es – egal für welche Methode Sie sich letztendlich entscheiden, nicht unberücksichtigt bleiben darf, dass Sie aufgrund Ihres persönlichen Biorhythmus eine bestimmte Leistungskurve haben, die anzeigt, zu welchen Zeiten Sie am aufnahmefähigsten und konzentriertesten sind.

Dies sollten Sie bei der Planung auf jeden Fall berücksichtigen, denn ein Morgenmuffel ist früh am Tag noch nicht zu Höchstleistungen fähig. Wenn Sie Ihre Leistungskurve kennen, können Sie diese also in Ihre Planung einbeziehen.

Bei den meisten Menschen wird es so sein, dass sie vormittags am fittesten sind und nachmittags das berühmte „Tief“ kommt. Durch gezielte Eigenbeobachtung und aufgrund Ihrer persönlichen Erfahrungswerte bezogen auf Ihre Leistungen, können Sie Ihre Kurve recht gut abschätzen oder im Laufe der Zeit auf jeden Fall optimieren und bei der Tagesplanung in Ihre Zeitmanagement-Methode mit einbeziehen.

Die Zeitfresser

Abgesehen von Ihrer Leistungskurve sollten Sie versuchen – egal bei welcher Zeitmanagement-Methode – die sogenannten „Zeitfresser“ zu eliminieren. Jede Unterbrechung durch einen Anruf oder eine SMS oder wenn jemand den Kopf zur Tür herein streckt und Ihnen womöglich eine neue Akte bringt und erklärt, werden Sie aus dem aktuellen Gedankenprozess gerissen und können sich nur mühsam wieder in die aktuelle Arbeit einfinden.

Viele solcher Unterbrechungen lassen sich nicht vermeiden. Aber extrem wichtige Arbeiten sollten Sie störungsfrei abwickeln und dafür am besten das Telefon ausschalten und Kollegen bitten, Sie während dieser Zeit nicht zu stören.

Die Zeitmanagement-Methoden

Es gibt eine große Anzahl bekannter und unbekannter Zeitmanagement-Methoden, die von verschiedenen Profis, Wirtschafts- und Unternehmensberatern und anderen Personen empfohlen werden, die sich auch tatsächlich mit der Materie auskennen. Von den bekanntesten und beliebtesten Methoden wollen wir Ihnen hier 4 unterschiedliche vorstellen:

Das Eisenhower-Prinzip

Sehr bekannt und beliebt ist das „Eisenhower-Prinzip“, auch „Zeitmanagement-Matrix nach Covey“ genannt. Der amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower hat dieses Prinzip bereits während seiner Amtszeit angewendet und der amerikanische Managementberater Stephen R. Covey hat diese Matrix erfolgreich weiter entwickelt.

Bei dieser wohl ältesten Zeitmanagement-Methode geht es darum, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die Aufgaben zu priorisieren, die man dann in einer Matrix, bestehend aus 4 Quadranten, erfasst. Oder einfacher ausgedrückt: Sie könnten auch eine Liste erstellen, die aus 4 Rubriken besteht. Und in jede dieser Rubriken sortieren Sie die aktuellen Aufgaben für diesen Tag aus Ihrer To-do-Liste ein.

Diese vier Rubriken lauten: 1. Wichtig und dringend 2. Wichtig und nicht dringend 3. Nicht wichtig und dringend 4. Nicht wichtig und nicht dringend.

Daraus ergibt sich dann folgendes Bearbeitungsschema:

  1. Ist eine Aufgabe wichtig und dringend, dann müssen Sie sie heute noch persönlich erledigen.
  2. Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, dann muss sie schnellstmöglich zumindest eingeplant werden, damit sie nicht untergeht. In dieser Rubrik finden alle langfristigen Planungen statt, die notwendig sind.
  3. Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, dann müssen Sie entscheiden, ob jemand anders sie erledigen kann (Delegation) oder ob Sie sie von der Liste auch streichen können (Eliminierung).
  4. Ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, sollten Sie sie ersatzlos streichen. Auf Dauer sollte sich in dieser Rubrik überhaupt nichts mehr befinden.

Die A-L-P-E-N Methode

Diese Methode wurde vom deutschen Professor Dr. Lothar Seiwert entwickelt und ist in vielen Fällen leicht einsetzbar. Das Wort ALPEN ist ein Akronym für die 5 Schritte, in denen die Methode abläuft:

  1. A – Aufgaben, Termine und Aktivitäten pro Tag auflisten (manuell oder im PC).
  2. L – Die Länge (Dauer) dieser Aufgaben abschätzen und notieren.
  3. P – Pufferzeiten für ungeplante Aufgaben und Notfälle einplanen, denn es kann immer etwas dazwischenkommen, was die Planung durcheinanderbringen könnte.
  4. E – Entscheidungen treffen. Alle notierten Aufgaben müssen priorisiert werden (um sie ähnlich der Eisenhower-Methode notfalls zu delegieren oder zu streichen).
  5. N – Nachkontrolle der erfüllten Aufgaben. Sie prüfen hierbei spätestens am nächsten Tag, ob der geplante Arbeitstag funktioniert hat und Sie alle Aufgaben erfüllen konnten. Wenn Sie sich zeitlich verschätzt haben, können Sie dies bei der nächsten Planung nachjustieren.

Die ABC-Methode bzw. ABC-Analyse

Die Methode stammt aus der BWL und unterscheidet zunächst die Wichtigkeit der Aufgaben und in A, B und C unterteilt. A ist dabei die wichtigste Sparte mit höchster Priorität. Sie werden mit 80% gewertet, wohingegen B Aufgaben erfasst, die Sie zwar erledigen müssen, die aber nicht so sehr ins Gewicht fallen. Sie werden mit 15% eingestuft. Und zuletzt haben wir die C-Klasse-Aufgaben, die lediglich eine Wichtigkeit von 5% haben und am wenigsten ins Gewicht fallen. Völlig unwichtig sind sie dennoch nicht. Diese Methode ist besonders geeignet, wenn es Ihnen schwerfällt, die konkrete Priorität einer Aufgabe zu erfassen.

Jetzt müssen Sie berücksichtigen, dass die A-Aufgaben eigentlich nur von Ihnen selbst erledigt werden können. Sie sind zu wichtig, um delegiert werden u können. Hiervon sollten Sie nur ein oder zwei Aufgaben einplanen, die nicht mehr als 3 Stunden Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

B-Aufgaben sind zumindest teilweise delegierbar und durchschnittlich wichtig.

C-Aufgaben sind die Rubrik der Routinearbeiten, die den größten Teil des Arbeitstages blockieren, auch wenn sie den geringsten Wert ausmachen. Telefonate, Korrespondenz und Ablage fallen hierunter.

Das Pareto-Prinzip oder 80/20-Prinzip

Die letzte der hier vorgestellten Zeitmanagement-Methoden ist das Pareto-Prinzip, das auch gerne 80:20-Regel oder 80/20-Prinzip genannt wird. Es wurde vom italienischen Ökonom Vilfredo F. Pareto Anfang des 20. Jahrhunderts formuliert und gesagt, dass man in 20% der Zeit 80% des Arbeitserfolges erreichen kann.

Es ist ein wenig schwierig, die genaue prozentuale Beteiligung festzulegen, doch die Kernaussage ist durchaus richtig. Denn oft – je nach Aufgabe – sind 80% des Ergebnisses auch schon ausreichend. Es ist ein eher abstraktes Prinzip und daher hebt es sich von den anderen Zeitmanagement-Methoden auch ab.

Wenn Sie also Ihre Arbeitszeit optimal ausnutzen wollen, müssen 20% Ihrer Tätigkeiten derart entscheidend sein, dass Sie damit bereits 80% des Erfolges (oder des Tageszieles Ihrer To-do-Liste) erreichen können.

Fazit

Für welche der hier vorgestellten Zeitmanagement-Methoden Sie sich unterscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und dem Einsatzzweck ab. Erprobt sind sie alle.


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