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Zeitmanagement-Matrix nach Covey

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Zeitmanagement-Matrix nach Covey

Jeder von uns steht privat und beruflich häufig unter Zeitdruck und versucht, maximal viele Aufgaben in minimaler Zeit zu erledigen – dabei ist man häufig allerdings zum Scheitern verurteilt. Entweder, weil die Aufgaben zu komplex oder es einfach zu viele sind, oder aber, ob weil wir sie falsch angegangen sind. Um diese Dinge besser in den Griff zu bekommen, gibt es unterschiedliche Methoden des Zeitmanagements. Eine davon ist die Zeitmanagement-Matrix nach Covey, die uns nachhaltig dabei helfen soll, unser Aufgaben so gut zu strukturieren, dass wir sie effektiv erledigen und dadurch unsere Aufgabenliste abarbeiten können.

Wer ist Stephen R. Covey?

Wenn jemand eine gute Idee hervorbringt, die Menschen helfen soll, ihre Aufgaben effektiver zu erledigen, so würde man erwarten, dass diese Person auch weiß, wovon sie spricht oder diese Methode (in dem Fall die Zeitmanagement-Matrix) ebenso erfolgreich angewendet hat. Stephen R. Covey, der Erfinder der Zeitmanagement-Matrix ist von Beruf Managementberater und auch Bestsellerautor. Seine Methode wurde von ihm aufgrund seiner Berufserfahrung entwickelt und oft erfolgreich zum Einsatz gebracht.

Die „3 Wege nach Covey“

Stephen Covey beschreibt in seiner Lehre von der Zeitmanagement-Matrix vorab sieben wichtige Wege, die man befolgen muss, um im eigenen Leben gewisse Dinge zu verändern. Drei davon haben höchste Priorität:

  1. Entwickeln Sie eine eigene Vorstellung von Ihrer Zukunft. Welche Ziele möchten Sie erreichen und wie müssen Sie Ihre Gewohnheiten und Wertvorstellungen aufbauen oder anpassen, um diese Ziele erreichen zu können?
  2. Finden Sie den Kern Ihrer eigenen Bedürfnisse und Wertvorstellungen, damit Sie sich nicht täglich fragen müssen, was Ihnen wichtig ist und wie und was Sie planen müssen. Kennen Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Ziel bereits von Anfang an!
  3. Beachten Sie für Ihr persönliches Selbstmanagement und damit auch für Ihr Zeitmanagement: „Das Wichtigste zuerst!“

Diese Punkte sind wichtig, denn nur wer seine Bedürfnisse und Wertvorstellungen kennt, und weiß, welche langfristigen Ziele er anstrebt, kann konsequent mit konkreten Zeitplänen und Listen arbeiten. Um also die Zeitmanagement-Matrix nach Covey erfolgreich anwenden zu können, gehört die Klärung dieser drei Punkte ganz an den Beginn der Überlegungen.

„Die vierte Generation von Zeitmanagement“

„Es gibt mehrere Generationen von Zeitmanagement?“, werden Sie sich fragen. „Was soll das sein?“ Nun, Stephen Covey klassifiziert dies zunächst so: Nachdem Sie mithilfe der drei Wege (siehe oben) Ihre Ziele klären konnten, können Sie mit der Zeitmanagement-Matrix nach Covey loslegen. Wichtig dabei ist, dass Sie Ihre Zeit so managen, dass Sie mehr Zeit in Ihre persönlichen Beziehungen stecken können. Aus diesem Grund bewertet er die Möglichkeiten und Methoden, die für ein Zeitmanagement zur Verfügung stehen, zunächst auch nach den Mitteln und Trends jeder „Generation“ von Zeitmanagement. Dies stellt sich wie folgt dar:

  1. Generation – schriftliche Notizen und Checklisten
  2. Generation – Kalender und Terminplaner
  3. Generation – Unterteilung nach persönlichen Zielen und Firmenzielen in Kombination mit der Frage nach Werten und Sinn der Ziele und Unterteilung in mittel- und langfristige Ziele.
  4. Generation – es gibt kein Zeitmanagement, nur Selbstmanagement

Diese Aussage mag verblüffen oder schockieren, aber genau zu diesem Schluss gelangt der Erfinder der Zeitmanagement-Matrix. Es kann kein Zeitmanagement geben, da wir die Zeit nicht managen können, sondern nur unseren eigenen Umgang damit.

Das Wichtigste bei der Zeitmanagement-Matrix nach Covey: Prioritäten setzen

Wir haben täglich so viele Aufgaben, dass wir sie schier nicht bewältigen können.

„Effektives Zeitmanagement bedeutet, das Wichtigste zuerst zu tun“, sagt Stephen Covey. Das bedeutet: Wir können nicht alles schaffen, was wir uns vorgenommen haben, aber wir haben die Möglichkeit, stets die Wichtigsten Dinge zu erledigen.

Und dafür müssen wir Prioritäten setzen. Denn wir müssen diesen Dingen den Vorzug geben, die für unsere größten Ziele am wichtigsten sind! Aus diesem Grund ist es wichtig, dass wir uns vorhin die drei Fragen nach den Zielen gestellt und gelernt haben, dass es beim Zeitmanagement eigentlich um Selbstmanagement geht.

Darauf basiert die Zeitmanagement-Matrix, die jetzt dargestellt wird. Das Interessante daran ist, dass bereits der 34. amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower (1890–1969) diese Methode gekannt und angewendet hat.

Die Zeitmanagement-Matrix nach Covey: Der Aufbau

Die Matrix besteht im Prinzip aus vier Quadranten, in die alle zu erledigenden Aufgaben eingetragen werden. Kriterien für die Einordnung der verschiedenen Aufgaben ist es, ob die Aufgaben dringend, weniger dringend, wichtig oder unwichtig sind. Ein Aspekt der Einteilung ist auch der Termin, an dem die Dinge zu erledigen sind. Was genau da bedeutet und wie das aussieht, schauen wir uns jetzt einmal an.

Der Aufbau Quadrant 1 – 2

Quadrant 1: Hier müssen alle Aufgaben eingetragen werden, die sowohl sehr wichtig als auch sehr dringend sind. Also alle Dinge, die Sie (persönlich!) heute noch erledigen müssen. Diese Aufgaben haben höchste Priorität und verursachen auch einen gewissen Stress, sind aber unumgänglich. Falls Sie zu viele Aufgaben hier eintragen, ist das schon beinahe ein „Krisenmanagement“. Stichwort für diesen Quadranten wäre „sofort zu erledigen“.

Quadrant 2: In diesen Quadranten müssen Sie alle Aufgaben eintragen, die wichtig, aber noch nicht dringend sind. Es geht um Projekte und Ziele, die langfristig geplant und vorbereitet seinmüssen, und die man daher nicht aus den Augen verlieren darf. Sie sind aber nicht so dringend wie die Dinge in Quadrant eins. Alle Aufgaben im zweiten Quadranten eignen sich hervorragend für Ihr effektives Zeitmanagement. Hier können Sie noch selbst entscheiden, wann Sie sich um diese Dinge kümmern. Je näher die geplanten Deadlines für diese Aufgaben rücken, desto schneller rutschen diese Aufgaben in den dringenden Quadranten eins.

Der Aufbau Quadrant 3 – 4

Quadrant 3: Diesen Quadranten könnte man als „dringend, aber nicht so wichtig“ betiteln. Viele Post- oder E-Mail-Eingänge und Anrufe sowie Meetings können in diesem Quadranten notiert werden. Es ist wichtig, dass Sie bei diesen Aufgaben nicht versehentlich eine Einteilung in den Quadranten eins vornehmen. Denn nur weil jemand einen „dringenden“ Rückruf möchte (Indikator für Quadrant 1), bedeutet das nicht automatisch, dass dieser Anruf auch von größter Wichtigkeit ist. Es könnte sich um ein Thema handeln, das auch problemlos noch später angegangen werden kann, ohne dass nachteilige Folgen entstehen.

Einige dieser Aufgaben sollten Sie also eliminieren, weil sie keinen wirklichen Mehrwert bringen. Ideal hierfür ist es, wenn Sie solche Aufgaben eventuell schnell am Stück erledigen könnten (alle E-Mails kurz beantworten, alle 5 Rückrufe erledigen etc.) oder noch besser delegieren können. Daher lautet das vorgeschlagene Stichwort für diesen Quadranten auch „delegieren“.

Quadrant 4: Unbeliebt, aber leider doch vorhanden: Unwichtige Aufgaben, die außerdem nicht einmal dringend sind, blockieren unsere To-do-Listen und unsere Zeit und Aufmerksamkeit, die wir dringend zur Bearbeitung der Dinge in den anderen Quadranten benötigen. Sinnlose, zeitraubende Aktivitäten, die keinerlei Wert für uns haben, müssen gnadenlos eliminiert werden – am besten in den Papierkorb. Langfristig sollten Sie darauf achten, solche Aufgaben komplett aus Ihrem Alltag zu verbannen – sowohl privat als auch beruflich. Stichwort: „Später“ oder ehrlicherweise „gar nicht“.

Tipps zur besseren Nutzung der Zeitmanagement-Matrix nach Covey

  1. Zur Verdeutlichung der Prioritäten können Sie den Quadranten sogar zusätzliche Farben vergeben, wie z. B. Rot für die dringenden Aufgaben, Gelb für die wichtigen, aber nicht dringenden Dinge, Grün für die dringenden, aber nicht wichtigen, die delegiert werden können und Grau für die nicht dringenden und sogar unwichtigen Aufgaben, die Sie vergessen können.
  2. Erledigen Sie auf jeden Fall alle wichtigen Aufgaben aus Quadrant eins, aber vergessen Sie nicht, dass Sie sich langfristig unbedingt um den Quadranten zwei kümmern müssen. Gute, langfristige Planungen schützen Sie vor Überraschungen und dem plötzlichen Anwachsen von Quadrant eins, wenn alle Aufgaben aus Nummer zwei in den ersten Quadranten rutschen.
  3. Unterscheiden Sie „dringend“ und „wichtig“, denn hier liegt das grundlegende Problem des Zeitmanagements.
  4. Notfälle sind sofort zu bearbeiten und alle anderen Aufgaben der Matrix müssen zurückstecken.
  5. Wenn Sie nicht delegieren können, arbeiten Sie mit täglichen To-do-Listen, priorisieren Sie die Aufgaben darauf gemäß der Matrix, arbeiten Sie alle ab und streichen Sie diese dann durch, wenn sie erledigt sind.

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