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Zeitmanagement: Aufgaben richtig organisieren und priorisieren

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Zeitmanagement

Hier stellen wir Ihnen einen Ansatz vor, der eigentlich nichts Neues ist, aber verbessert wurde, um Ihr Zeitmanagement zu strukturieren. Die Rede ist von To-do-Listen. Mit dieser neuen Methode der Nutzung von To-do-Listen werden Sie Ihre Aufgaben richtig organisieren und vor allem fokussierter priorisieren. Dabei bedarf es nach einmaligem zeitlichem Mehraufwand täglich nur noch wenige Minuten, um Ihren Ablauf besser zu strukturieren. Viele Zeitmanagement-Methoden sind auf der Tagesplanung ausgelegt. Aber um erfolgreich zu arbeiten und erfolgreich zu werden, müssen Sie über den Tellerrand hinweg planen. Wie weit können Sie planen? Ist es sinnvoll, einen ganzen Monat in die Zukunft zu planen? Nein! Ein absehbarer Zeitraum sind maximal 10 Tage. Dieser Zeitraum ist ein realistischer Blick in die Zukunft. Und genau bei dieser Planung helfen Ihnen To-do-Listen. Glauben Sie nicht? Wir zeigen es Ihnen!

To-do-Listen – warum sie im Zeitmanagement immer wieder nützlich sind

In der immer schneller werdenden Welt verliert man schnell den Überblick, das Stresslevel steigt und schnell entwickelt sich eine Überbelastung. Diese führt dazu, dass man sehr schnell in Richtung eines Burnouts steuert. Um dieses zu verhindern beziehungsweise erst mal zu verringern, ist es wichtig, den Kopf freizubekommen. Wahrscheinlich fragen Sie sich, wie das gehen soll. Aber glauben Sie uns, es geht!

Sicherlich haben Sie viel davon gehört, Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip zu priorisieren und zu organisieren. Das soll den Stress verringern. Allerdings liegt der Fokus bei diesem Zeitmanagement darauf, dass viele Aufgaben delegiert werden. Schön und gut! Allerdings bleiben immer noch genug Aufgaben auf Ihrer Liste, die abgearbeitet werden müssen und die von niemand anderem zu erledigen sind. Zudem richtet sich das Eisenhower-Prinzip eher an die Tagesplanung in Ihrem Zeitmanagement. Das Ziel sollte aber sein, den Kopf von ALLEN Aufgaben und Ideen zu befreien. Schließlich kann man Gedankengänge nicht einfach stoppen. Ihnen fallen ständig neue Dinge ein. Auch von Ihrem Chef bekommen Sie Aufgaben zugeteilt, die zu erledigen sind.

To-do-Listen helfen, Ordnung zu schaffen. Klassische To-do-Listen sind enorm lang, da es schließlich auch viele Aufgaben zu erledigen gibt. Aber helfen Ihnen diese Listen dabei, Ihre Aufgaben wirklich zu organisieren und zu priorisieren? Teils schon. Aber die meisten unter Ihnen hören nach der Aufstellung der elendig langen Liste auf, sich weiter darum zu kümmern. Ohne Struktur wird diese Liste abgearbeitet. Und weil keine weitere Struktur in die To-do-Liste gelegt wird, haben genau diese Listen einen schlechten Ruf. Wie aber wird diese Liste verbessert und wie hilft sie Ihnen  zu einem besseren Zeitmanagement?

Zwei To-do-Listen – mehr braucht es nicht für ein perfektes Zeitmanagement

Man sagt, dass es in der Regel zwei Listen bedarf. To-do-Liste Nummer eins nimmt bei der Erstellung die meiste Zeit in Anspruch. Nehmen Sie sich die Zeit für die Zusammenfassung. Die Ausrede, dass Sie dafür keine Zeit haben, zählt nicht. Denn wenn Sie mit dieser Liste und den folgenden Schritten fertig sind, haben Sie ausreichend Zeit gewonnen. Schreiben Sie auf Liste Nummer eins ALLE Aufgaben, Ideen, Projekte und Termine auf, die sich in Ihrem Kopf befinden. Das beinhaltet auch Termine und Aufgaben, die in den nächsten Monaten zu erledigen sind. Bitte erschrecken Sie nicht, denn mit allergrößter Wahrscheinlichkeit haben Sie bis zu 100 Punkte auf der Liste. Trennen Sie aber auf jeden Fall Berufliches von privaten Dingen. Legen Sie sich dafür eine private To-do-Liste an.

Für den nächsten Schritt entscheiden Sie persönlich, ob Sie eine gesonderte Liste anlegen oder sich eher für zwei getrennte Listen entscheiden. Inhalt der nächsten Liste/n sind kritische Aufgaben und Aufgaben, die in den nächsten sieben bis zehn Tagen zu erledigen sind.

To-do-Liste 1 – kritische Aufgaben priorisieren

„Kritische Aufgaben“ sind Aufgaben, die mit einer festen Deadline verankert sind. Sprich Aufgaben, die heute erledigt sein müssen. Unter anderem sind dies zum Beispiel Präsentationen, Kundentermine oder Sitzungen. Legen Sie sich eine private Liste an, so können „kritische Aufgaben“ Arzttermine oder Ähnliches sein. Schätzen Sie zudem einen ungefähren Zeitraum ab, die diese „kritischen Aufgaben“ in Anspruch nehmen. Planen Sie auch eine Pufferzeit von 20 bis 40 Prozent mit ein. Das Heißt, benötigen Sie für eine Aufgabe circa 60 Minuten, legen Sie einen Puffer von 20 bis 40 Minuten an. So verfahren Sie mit allen „kritischen Aufgaben“ des Tages. Weiterhin sollten Sie nicht mehr als fünf große Aufgaben pro Tag auf dem Plan haben. Die Anzahl der Aufgaben aus dieser To-do-Liste muss entsprechend auf Ihre Arbeitszeit angepasst sein.

To-do-Liste 2 – mögliche Aufgaben im überschaubaren Zeitfenster

Entweder unterhalb dieser Liste oder auf einer zweiten Liste (was meist sinnvoller ist) notieren Sie sich Aufgaben, die Sie in den nächsten sieben bis zehn Tagen auf jeden Fall erledigen möchten. Auch diese Aufgaben sollten mit einem ungefähren Zeitfenster versehen werden. Schauen Sie auf Ihrer tagesbasierten To-do-Liste, wie viel Zeit Sie noch zur Verfügung haben. Suchen Sie sich dementsprechend Tätigkeiten heraus, die Sie in die freien Zeitfenster einbinden können. Kleine Aufgaben sollten nicht mehr als fünf Stück an der Zahl sein. Sollten Sie durch nicht genutzte Pufferzeit noch Freiraum haben, suchen Sie sich noch eine weitere Aufgabe aus Ihrer Tagesliste heraus.

Tipp: Bearbeiten Sie ERST die „kritischen“, also wichtigen Aufgaben mit Deadline. Danach richten Sie Ihren Fokus auf die „möglichen“ Aufgaben aus der zweiten To-do-Liste.

Aufgaben auf Papier oder digital priorisieren – was ist besser?

Zeitmanagement zu organisieren und zu priorisieren geht auf ganz unterschiedliche Art und Weise. Die einen mögen es lieber ihre To-do-Liste auf Papier anzulegen, andere hingegen sind in der digitalen Welt zu Hause.

Welche Möglichkeiten der handschriftlichen Auflistung haben Sie?

  • Allseits beliebt in der Business-Branche sind Kalender. Ringbuchkalender waren einige Zeit in Vergessenheit geraten, weil die digitale Welt sie verdrängt hat. Aber nach und nach kommen sie zurück und werden beliebter den je. Bekannt und beliebt ist zum Beispiel der Filofax.
  • Eine andere Möglichkeit sind Bullet Journals. Dies sind Notizbücher, die jeder für sich so strukturieren kann, ohne vorgegebene Zeiten im Plan zu haben. Bekannt sind Firmen, wie Leuchtturm 1817, Leitz, Oxford oder Sigel.
  • Travelers-Notebooks ermöglichen es Ihnen, verschiedene kleine Bücher in einem Notizbuch unterzubringen. Die einzelnen Books werden mittels Gummibändern zusammengehalten. Hefte zum Einklemmen gibt es bereits als vorgefertigte Kalender.

In der digitalen Welt haben sich verschiedene Programme etabliert. Beliebt sind unter anderem Meister Task, Zapier und das bekannteste unter ihnen Microsoft Outlook. Für alle, die sich das Organisationstool Microsoft Outlook nicht zulegen möchten, wäre Mozilla Thunderbird eine kostenlose Alternative. Haben Sie schon den Google Kalender in Betracht gezogen, um Aufgaben und Termine besser zu organisieren? Der Kalender ist für alle völlig kostenlos. Darüber hinaus verfügt er über alle wichtigen Tools, die Ihnen Microsoft Outlook bietet.

Mit den digitalen Tools lassen sich die Jahresplanung, Wochenplanung und Tagesplanung wunderbar organisieren und priorisieren. Zudem bieten Ihnen die digitalen Tools gleichzeitig eine Verbindung zum E-Mail-Management. Weiterhin lassen sich die digitalen Zeitmanagement Tools auf allen Endgeräten untereinander verbinden. Zeitgleich synchronisieren sich diese. So haben Sie jederzeit alles griffbereit. Besonders angenehm ist die Erinnerungsfunktion, die manuell einzustellen ist. So verpassen Sie keine Termine mehr und Deadlines halten Sie auch ein.

Viele verbinden beide Varianten des Zeitmanagements miteinander. So werden die digitalen Tools sehr häufig bei Terminen außerhalb des Büros genutzt. Wohingegen die handschriftliche Variante gern für den Schreibtisch genutzt wird.

Tipps für besseres Zeitmanagement

  • Bearbeiten Sie von den „kritischen Aufgaben“ zuerst die, die Ihnen am meisten aufstoßen. Es sei denn, es gibt eine Aufgabe, deren Deadline zeitnah an diesem Tag ist. So gehen Sie motivierter an die anderen Aufgaben heran. Schlimmer kann es an diesem Tag nicht werden, da das Schlimmste schon abgearbeitet ist.
  • Sind die wichtigen Aufgaben erledigt und folgen die „möglichen Aufgaben“, suchen Sie sich diese heraus, die eine ausgeprägte Konzentration fordern. Auch sollten Sie schauen, dass Sie diese am Wochenbeginn erledigen. Im Laufe der Woche sinkt die Motivation, die Liste der „möglichen Aufgaben“ zu bearbeiten.
  • Aufgaben, die Sie ablenken, bearbeiten Sie am besten immer erst am Nachmittag. Darunter fallen zum Beispiel neue E-Mails oder Recherche-Arbeiten.
  • Planen Sie immer genügend Zeit ein. Schaffen Sie sich Pufferzeiten von 20 bis 40 Prozent. Sollte der errechnete Zeitraum trotz Pufferzeit nicht ausreichend sein, planen Sie in der nächsten Woche noch mehr Zeit ein.
  • Setzen Sie sich nicht unter Druck. Jede neue Zeitmanagement-Methode braucht Geduld und Übung.
  • Sind Sie beruflich gut in der Spur, ist es eine Überlegung wert, dieses Zeitmanagement-Methode auch im Alltag zu verwenden.

Was ist das Ziel des Ganzen? Der erste Gedanke ist natürlich Zeitgewinn. Aber viel wichtiger ist das Ziel, dass Sie freier und entspannter sind. Und das sind Sie nur, wenn Ihr Kopf nicht ständig an irgendetwas denken muss, oder Sie versuchen, Zeitmanagement im Kopf zu planen und zu behalten.


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