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Professionelle Zahlungserinnerungen schreiben: So geht’s richtig!

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Zahlungserinnerung

Zwar sind Sie nicht dazu verpflichtet, trotzdem ist es eine sinnvolle Maßnahme, Kunden an offene Rechnungen mithilfe einer Zahlungsaufforderung zu erinnern. Kunden, also jene Spezies mit einem zuweilen lückenhaften Gedächtnis, können nämlich durch eine energische, aber dennoch freundliche Zahlungserinnerung oft noch dazu bewegt werden, ihre Schulden zu begleichen. Dadurch entfällt für Sie natürlich die Aufwendung eines zeitaufwendigen Mahnverfahrens!

Offensive handeln mit einer Zahlungserinnerung

Ihr Kunde zahlt seine Rechnung nicht? Gehen Sie das Problem doch einfach offensiv an! Bei vielen Unternehmen ist es dasselbe: endloses warten, bis sich der Kunde endlich erbarmt, seine Rechnungen zu bezahlen. Wer hier resigniert, wird als Unternehmer nicht weit kommen. Schlimmer noch, es könnte für den Unternehmer sogar ernsthafte Schwierigkeiten bedeuten. Warum? Als Unternehmer sind Sie mit Ihrer Arbeit und/oder Ihren Materialien in Vorleistung getreten. Dazu müssen Sie sich natürlich auch um Ihren täglichen Lebensunterhalt kümmern. Beides Gründe, durch die Sie genau genommen keine andere Wahl haben, als Ihren Kunden an die noch offenen Rechnungen zu erinnern.

Natürlich ist das nicht angenehm, doch ist eine offensive Vorgehensweise immer noch die bessere Wahl, als den Kopf in den Sand zu stecken. Sie dürfen nicht vergessen, derartig zahlungsfaule Kunden tun das immer wieder, wenn man ihnen nicht zeigt, dass ihr „mieses“ Zahlungsverhalten Konsequenzen hat. Manchmal wird Ihnen nichts anderes übrig bleiben, als etwas forscher vorzugehen. Sie müssen keine Angst haben, dass Sie die Beziehung zum Kunden zerstören. Bei Wiederholungstätern ist die Beziehung bereits schlecht. Diese kann sich nur ändern, wenn Sie bereit sind, etwas zu unternehmen, und sich den Respekt verdienen, den Sie tatsächlich wert sind. Fordern Sie ein, was Ihnen zusteht!

Tipp: Setzen Sie dabei auf klare Worte, um Missverständnisse und unnötige Streitigkeiten zu vermeiden!

Förmliche Zahlungserinnerung oder nicht?

Eine förmliche Zahlungserinnerung ist immer zu bevorzugen, da diese spätestens bei kommenden Verfahren notwendig ist. Warum also warten? Sie sollten aber bedenken, dass manche Kunden auf frühzeitige Mahnungen etwas, um es salopp auszudrücken, angefressen reagieren. Legen Sie darum besser entsprechend Feingefühl an den Tag.

Zahlungserinnerung versenden: Per E-Mail, Fax oder Post?

In den meisten Fällen reicht es aus, mit dem Kunden kurz zu telefonieren beziehungsweise ihm eine E-Mail zu schreiben, um an die offene Rechnung zu erinnern. Kommt keine Reaktion, also trifft keine Zahlung ein, können Sie die Zahlungserinnerung per Post senden. Schicken Sie diese immer per Einschreiben, damit Sie entsprechende Nachweise in der Hand haben. Achtung, E-Mails reichen im Falle eine Gerichtsverhandlung nicht aus, da nicht zu 100 % bewiesen werden kann, dass diese zugestellt wurden!

So formulieren Sie die Zahlungserinnerung

Beim Verfassen der Zahlungserinnerung sollten Sie niemals vergessen, dass es nicht unbedingt der Fall sein muss, dass der Kunde Ihre Rechnung aus bösem Willen nicht bezahlt. Der Kunde kann die an die Mail angehängte Rechnung einfach übersehen haben oder sie wurde vom Spam-Filter erfasst. Natürlich können Rechnungen auch auf den postalischen Weg verloren gehen. So oder so fragen Sie erstmal beim Kunden nach. Sie werden merken, ob es ein Versehen war, das den peinlich berührten Kunden veranlasst, sich zu entschuldigen, oder ob der Kunde ausweichend reagiert und sich mit hohlen Phrasen als Lügner demaskiert. Bei notorischen Zahlungsverweigerern wird Ihnen wohl nichts anderes übrig bleiben, als eine förmliche Zahlungserinnerung zu verschicken und später das Mahnverfahren einzuleiten.

Zahlungserinnerungen: Verschiedene Formulierungsbeispiele

  • Sehr geehrte Damen und Herren, leider konnten wir den Eingang der zum xx.xx.xxxx fälligen Rechnung (Nr.xxx) noch nicht verzeichnen. Bitte überweisen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag bis zum xx.xx.xxxx auf das folgende Bankkonto.
  • Sehr geehrte Damen und Herren, nach Überprüfung Ihres Kundenkontos mussten wir mit Bedauern feststellen, dass die Rechnung mit der Nr. XXX noch nicht beglichen wurde. Bitte überweisen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag an …

Natürlich können Sie auch verschiedene psychologische Kniffe in Ihre Mahnung einfließen lassen, indem Sie das „schlechte“ Gewissen Ihres Kunden zu Ihrem Vorteil nutzen.

Beispiel:

  • Sehr geehrte Damen und Herren, hinter unserem zuverlässigen und qualitätsorientierten Unternehmen steht ein Team gut ausgebildeter und engagierter Mitarbeiter, die wir natürlich pünktlich und vor allem angemessen bezahlen wollen. Sie werden es sicher verstehen, dass wir auf eine fristgerechte Bezahlung Ihrer Rechnung bestehen müssen. Falls Sie noch nicht dazu gekommen sind, überweisen Sie bitte die noch offene Rechnung bis zum …
  • Sehr geehrte Damen und Herren, der Betrag Ihrer offenen Rechnung ( Nr. xxx) vom xx.xx.xxxx ist noch nicht bei uns eingegangen. Vielleicht haben Sie das Fälligkeitsdatum übersehen oder die Rechnung ist verloren gegangen. Bitte überweisen Sie …

Tipp:

  • Legen Sie Ihrer Zahlungserinnerung immer noch eine Kopie der betroffenen Rechnung bei.
  • Bei Kunden, bei denen Sie wissen, dass diese aktuell knapp bei Kassen sind, können Sie über die Zahlungserinnerung gleich eine Ratenzahlung anbieten oder mit dem Anwalt drohen.

Wissenswert: Eine Zahlungserinnerung ist laut § 286 Abs. 1 BGB mit einer Mahnung gleichzusetzen.


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