• 0228 955 0220

Wie wird man Assistent der Geschäftsführung?

© Franz Pfluegl/Fotolia
Assistent der Geschäftsführung, Assistentin

Es gibt einige Positionen im kaufmännischen Bereich, die wirklich größere Anforderungen haben. Das gilt im persönlichen sowie im fachlichen Bereich. Zum Teil wird auch einfach eine etwas längere Berufserfahrung benötigt. Ein gutes Beispiel für einen verantwortungsvollen und anspruchsvollen Beruf ist die Stelle als Assistent der Geschäftsführung.

In dieser Position werden bei weitem nicht nur klassische Sekretariatstätigkeiten durchgeführt. Vielmehr übernehmen Assistenten viel Verantwortung und müssen diese auch schultern können. Interessant ist in jedem Fall, dass es keine ganz klassische Laufbahn für diesen Beruf gibt. Ein Assistent der Geschäftsführung hat aber grundsätzlich einen kaufmännischen Hintergrund. Das wundert weniger, da auch eine hohe Zahlenaffinität wichtig ist.

Das macht ein Assistent der Geschäftsführung

Um zu verstehen, wie es mit dem Weg zum Beruf klappt, muss zunächst einmal festgelegt werden, was genau der Assistent der Geschäftsführung macht. Die Aufgaben sind hier nicht klar festgelegt. Je nach Unternehmen und Branche können ganz unterschiedliche Aufgaben anfallen. Dabei gibt es aber trotzdem einige Kernaufgaben, die immer wieder anfallen.

Damit es mit der Durchführung dieser Aufgaben wirklich klappt, müssen die entsprechenden Fähigkeiten vorhanden sein. Denn die Assistenten arbeiten dem Chef nicht nur zu, sondern gelten eher als eine rechte Hand. Aufgaben werden angenommen, verteilt und eigene Projekte gehören genau wie die Organisation des Büros zum Alltag. Damit übernehmen die Assistenten vor allem sehr viel Verantwortung. Die Tätigkeiten gehen aufgrund der größeren Verantwortung deutlich über die Arbeit einer Sekretärin hinaus.

Zu den wichtigsten Aufgaben zählen:

Organisation des Büros

Hier geht es um die Organisation von Papieren, die Bearbeitung von E-Mails, die Buchung von Geschäftsreisen und vielen weiteren Aufgaben. Büromaterialien werden genauso bestellt, wie der Geschäftsführung grundsätzlich der Rücken freigehalten wird.

Besprechungsmanagement

Eine wichtige Aufgabe ist die vollständige Organisation von Besprechungen. Vor- und Nachbereitung sowie die Vorbereitung und Buchung von Konferenzräumen ist damit sehr wichtig.

Erstellung von Dokumenten

Aus allen Abteilungen des Unternehmens werden Informationen zusammengetragen. Jahres- und Monatsberichte werden präsentiert. Generell müssen viele Dokumente wie auch Präsentationen aufbereitet und übergeben werden.

Ansprechpartner und Schnittstelle zu anderen Bereichen

Die Assistenten gelten intern und extern stets als erste Ansprechpartner für die Geschäftsführung. Termine und Anfragen zu solchen werden an die Assistenten gerichtet und von diesen koordiniert. Die Aufgabe als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und dem Rest der Welt ist somit anspruchsvoll.

Übernahme von Projekten inklusive der analytischen Auswertung

Es werden viele eigene Projekte übernommen. Dabei sind auch Daten und Zahlen auszuwerten und zu analysieren. Hier besteht ein großes Potenzial, um auf sich positiv aufmerksam zu machen.

Voraussetzungen für den Assistent der Geschäftsführung

Es gibt für diese Stelle sowohl persönliche als auch fachliche Voraussetzungen. Beide Bereiche sind wichtig und sollten nicht vernachlässigt werden. Die fachlichen Voraussetzungen sind in jedem Fall wichtig und ein kaufmännischer Hintergrund wird als besonders wichtig angesehen. Wichtig ist die Anmerkung, dass es keinen klassischen Weg zu diesem Berufsbild gibt.

Ein Assistent der Geschäftsführung geht keinen vorgezeichneten Berufsweg. Oft werden die Assistenten intern rekrutiert, da sie sich durch spezielle Fähigkeiten auszeichnen. Darüber hinaus gibt es viele Bewerber mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung und einigen Jahren Berufserfahrung im Bereich der kaufmännischen Verwaltung.

Doch auch ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre wird als sehr gute Voraussetzung angesehen. Es handelt sich ja auch um eine Tätigkeit mit guten Aussichten auf höhergestellte Positionen. Oftmals werden die Jahre in der Assistentenstelle als Sprungbrett für die weitere Karriere angesehen.

Fachliche Voraussetzungen für die Assistenten:

  • Ein kaufmännischer Hintergrund in Form einer Ausbildung (Industriekaufmann oder Kaufmann für Büromanagement) oder ein Studium der Betriebswirtschaftslehre
  • In internationalen Unternehmen zunehmend sichere Fremdsprachenkenntnisse (vor allem Englisch)

Wichtige Fähigkeiten für die Assistenten

Deutlich klarer sind die persönlichen Anforderungen an die Assistenten der Geschäftsführung. Die fachlichen Voraussetzungen sind ja nicht klar definiert und können je nach Unternehmen und Berufserfahrung stark abweichen. Die Anforderungen an die Persönlichkeit sind aber deutlich klarer definiert. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Ausgezeichnetes Organisations- und Koordinationsvermögen
  • Kommunikative Fähigkeiten
  • Eine starke Affinität zu Zahlen
  • Analytisches Denkvermögen
  • Loyalität zum Unternehmen und zum Chef
  • Hohe Belastbarkeit in allen Situationen
  • Fähigkeit, unter Stress zu arbeiten
  • Engagement und eine dauerhafte Leistungsbereitschaft
  • Selbstständiges Arbeiten
  • Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich selbst zu organisieren

Das Besondere an der Stelle als Assistent

Es handelt sich ganz klar um eine stark unterschätzte Stelle in Unternehmen. In so ziemlich jedem Unternehmen benötigt man dringend fähige Assistenten. Die Arbeit beinhaltet viel Verantwortung und erfordert ein ausgezeichnetes Gefühl für wichtige Arbeiten. Die Koordination und Organisation ist genauso wichtig wie die Fähigkeit, eigene Projekte umzusetzen. Unterschätzt wird auch das Gehalt. Ein Assistent der Geschäftsführung erhält im Normalfall ein sehr gutes Gehalt. Dieses hängt stets von der Größe des Unternehmens genau wie von der Branche ab.

Es handelt sich aber in jedem Fall nicht um eine schlecht entlohnte Stelle ohne Aufstiegschancen. Der Weg zur Stelle als Assistent erfolgt innerhalb der Unternehmen oft durch gezieltes Aufsteigen und durch den Beweis des eigenen Wertes. Darüber hinaus ist die Karriere mit der Stelle bei weitem noch nicht beendet. Ganz im Gegenteil – sehr viele Angestellte in dieser Position wechseln später und werden Team- und Abteilungsleiter. Es lohnt sich daher, sich für den Weg in die Position anzustrengen und die Arbeit als Assistent sehr gut zu übernehmen. Die Aussichten sind dann in jedem Fall sehr gut.

Der Weg zum Assistenten in der Praxis

In der Praxis benötigt man immer einen Assistenten für die Geschäftsführung. Interne Bewerbungen können beim Wegfall vom aktuellen Mitarbeiter sinnvoll sein. Dafür müssen dann aber die entsprechenden Fähigkeiten mitgebracht werden. Im besten Fall zeichnen die Kandidaten sich deutlich durch die Fähigkeit aus, gut mit Stress umzugehen. Der kaufmännische Hintergrund muss schon stimmen und das Engagement wurde bestenfalls schon zuvor dargestellt. Eine Berufserfahrung von rund 2 Jahren ist zumindest nach der Ausbildung schon für sinnvoll.

Viele Absolventen steigen nach dem Studium direkt in solche Positionen ein. Das liegt auch daran, dass die Stelle als sehr gutes Sprungbrett für die weitere Karriere gilt. Sicherlich ist es ohne einschlägige Berufserfahrung in dem Bereich leichter, es über eine interne Bewerbung zu schaffen. Ein Beispiel in der Praxis wäre zum Beispiel, dass die aktuelle Assistentin oder der Assistent gekündigt hat oder in Mutterschutz geht. Gerade der Mutterschutz stellt eine gute Option dar, um innerhalb des Unternehmens aufzusteigen. Absolventen von der Universität können sich auch so bewerben – im Idealfall ist durch Praktika Erfahrung vorhanden.


Das könnte Sie auch interessieren: 5 Fähigkeiten, die Sie als Vorstandsassistent benötigen

* Selbstverständlich können Sie den 150 Euro Gutschein sowie eBooks und Leitfäden auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 [r]evolution. Impressum | Datenschutz