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Wie schreibt man eine Rechnung?

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Rechnung korrekt schreiben

§ 14 UStG gibt genau vor, welche Angaben auf eine Rechnung gehören.

Wissenswert: Die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben auf der Rechnung sind nur bei sogenannten Kleinstbetrag unter 150 € hinfällig!

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

  • Name und Adresse des Leistungsempfängers und Name und Adresse des Rechnungserstellers

Wichtig: Stellt man die Rechnung für österreichische Kunden aus, sind deren Adressdaten immer mit deren persönlicher AUT-Nummer zu ergänzen!

  • die Steuernummer/UST-ID des Rechnungserstellers
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • die Rechnungsnummer: Achtung, eine fortlaufende Rechnungsnummer ist zwar nicht mehr notwendig, jedoch darf jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden!
  • das Leistungsdatum: Hier kann entweder der aktuelle Monat stehen, in dem die Leistung erbracht wurde, oder der Satz „Lieferdatum ist gleich Leistungsdatum“.
  • die Auflistung der verkauften Produkte/Leistungen: Hier darf der Stückpreis nicht fehlen!
  • die Rechnungssumme: Sind sie umsatzsteuerpflichtig, müssen in der Rechnung der Nettobetrag (Euro), die Höhe der Umsatzsteuer (in Prozent und Euro) und die komplette Rechnungssumme (Euro) einzeln aufgeführt werden.

Als Kleinunternehmer reicht nur die Angabe der Rechnungsnummer. Hier muss zusätzlich noch darauf hingewiesen werden, dass keine Umsatzsteuer laut Gesetzgeber abgeführt werden darf. Ein derartiger Hinweis könnte folgendermaßen aussehen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet!“

  • Sobald Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden mit Rabatten oder Skonto beschleunigen wollen, muss das auf der Rechnung stehen. Beispiel: „2 % bei Zahlung innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungserhalt!“

Achtung: Rechnungen für B2B-Kunden dürfen spätestens ein halbes Jahr nach Erbringung der Leistung gestellt werden!

Wichtig: Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Rechnungen wie alle anderen Geschäftsunterlagen für mindestens zehn Jahre aufzubewahren sind!

Ist es möglich, auch ohne Umsatzsteuernummer bzw. UST-ID eine Rechnung zu stellen?

Viele frischgebackene Unternehmen haben bereits diese Frage gestellt, da von der Beantragung der Umsatzsteuernummer bis zum Erhalt doch einiges an Zeit vergeht. Die Antwort ist kurz und knapp „Ja“. Die Rechnung schreibt man erst mal ganz normal, allerdings ohne UST-ID oder Umsatzsteuernummer. Bekommt der frischgebackene Unternehmer die Umsatzsteuernummer, muss er die bereits erstellte Rechnung noch einmal mit Steuernummer dem Kunden zusenden. Bei der Erstellung einer Kleinstbetragsrechnung ist sowieso keine Steuernummer notwendig.

Was ist eine Kleinstbetragsrechnung?

Die Summe einer Kleinstbetragsrechnung beträgt brutto maximal 150 €. Im Gegensatz zur normalen Rechnung sind hier die formalen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes etwas lockerer. So können Sie hierbei folgende Angaben weglassen:

  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Umsatzsteuernummer und oder UST-ID
  • Rechnungsnummer
  • Leistungsdatum oder Lieferdatum

Alles zum Thema Zahlungsziel

Als Dienstleister oder Lieferant entscheiden Sie, welches Zahlungsziel angemessen ist. Entweder orientieren Sie sich daran, was im BGB steht oder legen selbst ein individuelles Zahlungsziel fest. Grundsätzlich kann man aber sagen, die Fälligkeit einer Rechnung ist immer sofort.

Wichtig: Bestimmen Sie kein Zahlungsziel, gilt automatisch das BGB. Hier schreibt der Gesetzgeber, dass der Kunde eine Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlen muss, nachdem diese fällig ist. Sind die 30 Tage ohne Zahlung abgelaufen, ist der Kunde automatisch im Zahlungsverzug. Das ist allerdings nur bei B2B Kunden der Fall! Privatkunden müssen explizit auf den automatischen Zahlungsverzug nach dreißig Tagen hingewiesen werden!

Beispiel:

30 Tage nach Erhalt der Rechnung sind Sie automatisch in Verzug.

Wir bitten Sie, nach Erhalt der Rechnung den Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen zu überweisen, da sie ansonsten automatisch in Zahlungsverzug geraten. Der aktuelle Verzugszins beträgt XX,XX %.

Was ist das optimale Zahlungsziel?

Wissenswert: Legen Sie kein Zahlungsziel fest, ist der Kunde spätestens mit dem Ablauf von 30 Tagen in Verzug.

So finden Sie das richtige Zahlungsziel!

Die Wahl des richtigen Zahlungsziels hängt von 4 Faktoren ab: den Zielen des Unternehmens, der Branche, der Größe der Firma und natürlich der finanziellen Situation der Firma.

Es ist nachvollziehbar, dass der angehende Unternehmer nach Abwicklung der Dienstleistung oder den Produktverkauf zeitnah bezahlt werden möchte. Trotzdem sind 7 Tage Zahlungsziel bei vielen B2B-Kunden einfach zu knapp gewählt. Viele Firmen können aufgrund firmeninterner Prozesse so kurze Zahlungsziele oft überhaupt nicht einhalten, ohne dass ein böser Wille dahintersteckt.

Das Zahlungsziel sollten Sie nicht zu weit hinausschieben, um selbst nicht in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten. Am besten ist ein Zahlungsziel zwischen 10 und 14 Tagen. Es impliziert den Kunden, schnell zu zahlen, ohne dabei aufdringlich zu wirken.

Wichtig: Achten Sie auf eine klare Formulierung bezüglich des Zahlungsziels auf Ihrer Rechnung, um den Kunden nicht ungewollt einen Zahlungsaufschub einzuräumen!

Beispiel: „Zahlbar bis zum 27.09.2008 oder der Rechnungsbetrag ist sofort fällig!“


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