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Was sind Reisekosten? Geläufiger Begriff einfach erklärt!

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Reisekosten

Die meisten werden von dem Begriff der Reisekosten schon einmal gehört haben. Doch was sind Reisekosten genau? Generell handelt es sich um einen Begriff aus dem deutschen Steuerrecht. Durch die Reisekosten sollen die Aufwendungen geregelt werden, die durch beruflich oder betrieblich bedingte Reisen entstehen.

Was genau versteht man unter Reisekosten?

Prinzipiell fallen unter die Reisekosten all diejenigen Kosten, die bei einer Reise entstehen. Das sind natürlich zum einen die Fahrtkosten, um von A nach B zu kommen, dann die Übernachtungskosten, wenn es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Essen möchte man auf Reisen natürlich auch, daher umfassen die Reisekosten auch die Verpflegungsmehraufwendungen. Und schließlich gehören auch die sogenannten Reisenebenkosten zu den Reisekosten, darunter fallen beispielsweise Parkgebühren. Was sind Reisekosten? Die Reisekosten beziehen sich auf die Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen, der sogenannten Auswärtstätigkeit. Da Reisekosten den Gewinn des Unternehmens mindern, lassen sie sich steuerlich absetzen.

Die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Steuerlich absetzen lassen sich Reisekosten, wenn es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt. Diese ist dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seines Wohnortes und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist.

Die Fahrtkosten als Teil der Reisekosten

Die Fahrtkosten machen oftmals einen erheblichen Teil der Reisekosten aus. Darunter fallen die Ausgaben, die für die An- und Abreise zum Reiseziel anfallen. Bei einer Auswärtstätigkeit wird es auch darauf ankommen, mit welchem Verkehrsmittel man sein Ziel erreicht hat. Prinzipiell kann der Reisende das Verkehrsmittel frei wählen, wobei hier natürlich auch stets bei Arbeitnehmern die Meinung des Chefs berücksichtigt werden sollte. Nicht immer wird der gewünschte First-Class-Flug möglich und gewünscht sein.

Wird ein öffentliches Verkehrsmittel oder auch ein Mietwagen genutzt, lässt sich anhand des Tickets der genaue Fahrpreis nachweisen. Die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen ist somit gegeben. Neben Bus und Bahn gehören auch Fähre und Flugzeug und Ähnliches zum öffentlichen Verkehr. Sollte die Reise mit dem Dienstwagen angetreten werden, sind die Aufwendungen abhängig vom Berufsstatus in den Betriebsausgaben von Arbeitgeber oder Unternehmen enthalten. Was sind Reisekosten in Bezug auf die Nutzung eines Dienstwagens? Bei der Benutzung eines Dienstwagens können keine zusätzlichen Fahrtkosten geltend gemacht werden.

Nutzung des Privatfahrzeugs

Wer das Privatfahrzeug für die Dienstreise nutzt, kann Fahrtkosten auf unterschiedliche Art steuerlich geltend machen. Zum einen kann eine Quittung vorgelegt werden, die als Einzelnachweis über die tatsächlichen Kosten dient. Oder die tatsächlichen Kosten werden anhand eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes festgestellt. Und letztlich kann noch eine Kilometerpauschale berechnet werden. Was sind Reisekosten in Hinsicht auf die Pauschalen? Diese beträgt 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer bei Kraftwagen. In den Pauschbeträgen sind alle üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen eingeschlossen. Dazu gehören etwa die üblichen Reparaturkosten, Versicherungsprämien oder auch die Kraftfahrzeugsteuern. Nicht zu den Pauschbeträgen gehören hingegen als außergewöhnlich anzusehende Kosten, die nicht vorhersehbar sind, etwa Unfallschäden oder Kosten, die durch den Diebstahl des Fahrzeugs entstehen. Bei diesen Kosten besteht aber die Möglichkeit der zusätzlichen Abzugsfähigkeit.

Neben der Hin- und Rückfahrt zählen zu den Fahrtkosten auch die Fahrten am Reiseziel sowie die Zwischenheimfahrten, wenn es sich um längere Geschäfts- und Dienstreisen handelt. Nicht zu den Reisekosten gehören jedoch die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstelle. Fährt nun ein Arbeitnehmer erst von seiner Wohnung aus zu seiner Arbeitsstelle und startet von dort aus dann zur Dienstreise, muss der Weg steuerrechtlich unterteilt werden. Für die Strecke von der Wohnung zur Arbeit gilt zunächst die halbe gesetzliche Entfernungspauschale. Die Grundsätze der Reisekosten sind hingegen für die Strecke der Dienstreise anzuwenden.

Die Übernachtungskosten als Teil der Reisekosten

Entstehen während der Geschäftsreise Kosten für Übernachtung oder Herberge, können diese als Übernachtungskosten ebenso als Teil der Reisekosten geltend gemacht werden. Wo man übernachtet, spielt dabei keine Rolle, es kann ein Hotel oder auch ein Fremdenzimmer o. Ä. sein. Was sind Reisekosten während des Hotelaufenthalts? Wer sich bei der Übernachtung an der Minibar bedient, über den Zimmeranschluss telefoniert oder ähnliche Nebenkosten entstehen lässt, kann diese jedoch nicht steuerlich geltend machen. Die Übernachtungskosten müssen in der Steuererklärung stets im Einzelnen nachgewiesen werden. Geschätzt werden sie nur, wenn zweifelsfrei sicher ist, dass sie auch entstanden sind.

Sollte nicht erkennbar sein, welche Kosten für das Frühstück anfallen, lassen sich 20 % des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand vom Gesamtpreis der Übernachtung abziehen. Hierzu wurde im Inland ein Wert von 4,80 Euro (Pauschbetrag 24 Euro) festgelegt. Handelt es sich um Dienstreisen ins Ausland, gelten unterschiedliche Pauschbeträge.

Der Verpflegungsmehraufwand

Wenn zusätzliche Kosten bei der Auswärtstätigkeit entstehen, können diese unter den Verpflegungsmehraufwand fallen. Eine steuerliche Geltendmachung ist als Betriebsausgabe oder Werbungskosten möglich. Um den Vorgang zu vereinfachen, gewährt das Reisekostenrecht in Abhängigkeit von Reiseziel und -dauer Pauschbeträge. Was sind Reisekosten in Bezug auf die steuerliche Geltendmachung? Hierzu gab es 2014 diverse Änderungen. Handelt es sich um eine eintägige Auswärtstätigkeit, für die man mindestens 8 Stunden unterwegs ist, lassen sich grundsätzlich 12 Euro veranschlagen. Dasselbe gilt für Anreise- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen, unabhängig von der eigentlichen Fahrtzeit. 24 Euro lassen sich hingegen für jeden Tag veranschlagen, den man vollständig auf Dienstreise verbringt. Dabei darf es sich jedoch nicht um den Anreise- oder Abreisetag handeln.

Was sind Reisekosten bei der Verpflegung? Der Verpflegungsmehraufwand wird häufig auch als Spesen oder Auslöse bezeichnet. Im Prinzip wird durch den Verpflegungsmehraufwand der Mehraufwand wiedergegeben, der entsteht, weil sich die Person auf Reisen eben nicht so preiswert wie zuhause verpflegen kann.

Die Reisenebenkosten als Teil der Reisekosten

Und schließlich gibt es noch die Reisenebenkosten, die alle Nebenkosten umfassen, die bei einer Dienstreise anfallen und nicht schon von den anderen Kosten umfasst sind. Darunter fallen Ausgaben wie beispielsweise Maut, Geschäftstelefonate oder Parkgebühren. Sie sollten stets Quittungen und Belege aufbewahren, um die Ausgaben nachweisen zu können.

Was sind Reisekosten für Arbeitnehmer und Gewerbetreibende bzw. Freiberufler

Im Steuerrecht gibt es die Unterscheidung zwischen Selbstständigen, zu denen Unternehmer und Freiberufler gehören, sowie Arbeitnehmern. Sollte man als Arbeitnehmer nicht komplett die Kosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, können diese als Werbungskosten nach § 9 Absatz 4a EStG im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Für Freiberufler und Gewerbetreibende sind die Fahrt- und Reisekosten als Betriebsausgaben definiert. Wer Beschäftigter des Öffentlichen Diensts ist, für den gilt, dass der Dienstherr bzw. Auftraggeber die Kosten zu tragen hat. Regelungen hierzu finden sich im Bundesreisekostengesetz bzw. im Reisekostengesetz des jeweiligen Bundeslandes.

Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitnehmer kann sich die entstandenen Kosten durch den Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Sollte dies der Fall sein, sind diese Aufwendungen dann nicht mehr bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzugsfähig.


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