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Vom Zeitmanagement zum Selbstmanagement

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Selbstmanagement

Der Begriff Zeitmanagement wird in einer Zeit, in der wir ständig unter Strom stehen und mit 60-Stunden-Wochen konfrontiert werden, häufig benutzt. Jeder versucht, die für sich die beste Methode zu finden. Man versucht alle Aufgaben in seinem Terminkalender unterzubringen und nur ja nichts auszulassen. Dabei fühlt man sich ständig angetrieben und kommt sich vor wie in einem Hamsterrad. Zum Zeitmanagement paart sich der Begriff Selbstmanagement ein. Dazu aber gleich mehr.

Hilfreich sind einige der modernen Zeitmanagement-Methoden, die den gestressten Arbeitnehmern und Chefs helfen, durch einfache Tipps ihren Tag gut zu strukturieren, damit während des 8-Stunden-Arbeitstages möglichst effektiv und produktiv gearbeitet werden kann.

Selbstmanagement bei Zeitmanagement

Häufiger taucht daneben jedoch noch der Begriff „Selbstmanagement“ auf. Dieser bedeutet, dass wir uns selbst managen sollten. Aber was soll das heißen? Wir müssen die Kompetenz entwickeln. Dazu sind beruflichen Termine und unsere privaten Ziele organisatorisch unter einen Hut zu bekommen. Aber trotzdem möchte man möglichst unabhängig bleiben. Von allen äußeren Einflüssen, die uns daran hindern könnten, unsere Ziele zu erreichen, versuchen wir Abstand zu gewinnen. Überall, wo unsere Zeitplanung andere Menschen mit einschließt, werden wir ein Teil ihrer Zeitplanung und dies könnte uns Steine in den Weg legen.

Das Selbstmanagement versucht, nicht nur einen Arbeitstag mit Pflichten zu gestalten. Weiterhin sollte es uns auch einen Freiraum geben, in dem wir eigene Pläne verfolgen und eigene Ziele verwirklichen können. Diese Freizeit können wir uns aber nur freischaufeln, wenn wir unseren Tagesablauf durchtakten. Durch geeignete Maßnahmen erledigen wir alle notwendigen und dringenden Dinge. Erst danach kann man sich auf ein Essen mit Freunden oder einen Kinobesuch freuen, oder ähnliche private Momente anstreben. Und alles möglichst ohne Stress.

Erfolgreiches Selbstmanagement – die Planung

Wie sollte man sein Selbstmanagement am besten planen?

Zunächst brauchen Sie eine Aufgabenliste oder To-do-Liste in Papierform oder elektronischer Form, in der Sie alle anfallenden Aufgaben erfassen müssen. Diese Aufgaben sollen nicht wild kreuz und quer notiert werden, sondern müssen nach Prioritäten sortiert werden. Am besten erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe als Erstes und beginnen dann in absteigender Form die Prioritäten abzuarbeiten.

Diese Aufgaben sollten noch in eine Art Stundenplan erfasst werden, damit man für jeden Termin einen Zeitpunkt und eine Zeitdauer festsetzen kann. So hat man einen guten Überblick, was man wann erledigen muss und wie man den „Leerlauf“ zwischen manchen Fixterminen (z. B. Meeting) am besten ausfüllen kann. Ideal für die Planung ist die beliebte Eisenhower-Matrix, die wir weiter unten noch ansprechen werden, wenn es um die konkrete Tagesplanung geht.

Ideal ist es, wenn Sie nicht nur einen einzigen Tag planen, sondern bereits einen Wochenplan erstellen, der sich natürlich ebenfalls aus priorisierten Aufgaben zusammensetzt.

Wenn Sie sehen, dass es zu Engpässen kommt, versuchen Sie am besten, einige Aufgaben zu eliminieren, die weniger dringlich sind oder bei genauem Nachdenken problemlos unter den Tisch fallen können. Oder Sie können eine der Aufgaben an einen Mitarbeiter oder als Selbstständiger an einen Partner oder ein Familienmitglied delegieren, um sich ein wenig Freiraum zu schaffen.

Zusätzliche Arbeiten sollten Sie mutig ablehnen. Keine Firma würde die doppelte Auftragsmenge annehmen, wenn bereits klar ist, dass alle Kapazitäten ausgereizt sind. Es ist ja bereits im Vorfeld klar, dass die Aufträge gar nicht erfüllt werden können und Ärger ist vorprogrammiert.

3 große Probleme beim Selbstmanagement – und wie man sie vermeidet

Das Zeitmanagement oder Selbstmanagement kann nur funktionieren, wenn man sich von seinen negativen Verhaltensmustern trennt. Das hört sich auf den ersten Blick seltsam an, aber dahinter verbergen sich ein paar Punkte, die uns immer wieder davon abhalten, unsere Ziele zu erreichen – und die wir aber mit einfach Mitteln ausschalten können:

Bei praktisch jeder Arbeit, egal ob privat, selbstständig oder im Betrieb ist man mit ständigen Unterbrechungen konfrontiert: Der Chef kommt herein, der Kollege braucht etwas, die Kinder rufen, der Postbote klingelt, die Liste ist endlos. Manchmal stört sogar ein unaufdringliches Aufploppen einer E-Mail schon die komplette Konzentration, weil wir aus dem Augenwinkel heraus bereits die Überschrift wahrnehmen und uns in Gedanken gleich mit dem Thema beschäftigen, sei es auch nur „Oh, nein, ausgerechnet …“ oder Ähnliches.

Dann gibt es noch Menschen, die es als völlig normal empfinden, ständig auf allen Kanälen erreichbar zu sein, um nur ja nichts verpassen zu können. Wenn alle paar Minuten ein Handy piept, eine SMS eingeht, eine Mitteilung von sozialen Netzwerken kommt oder Ähnliches, werden wir jedes Mal aus unserer dringend benötigten Konzentration gerissen und müssen uns danach immer wieder mühsam in die aktuelle Arbeit hineindenken.

Natürlich können Sie Ihrem Chef nicht verbieten, in Ihr Büro zu kommen, oder dem Kunden verbieten anzurufen, aber sofern es Ihr eigenes Selbstmanagement betrifft. Bei Arbeiten als Selbstständiger zum Beispiel können Sie solche Fallen umgehen, indem Sie nur zu bestimmten Zeiten erreichbar sind oder bei anspruchsvollen Arbeiten Ihr Handy während dieser Zeit ausschalten. Auf diese Art und Weise müssen Sie versuchen, alle Unterbrechungen, sofern es in Ihrer Hand liegt, zu eliminieren!

Problemlösung ist nur nach Erkennen möglich

Nun können Sie ohne Störungen konzentriert arbeiten, aber schon kommt das nächste Problem auf Sie zu – eine E-Mail nach der anderen erscheint vor Ihnen und Sie werden teilweise von der Anzahl der Nachrichten erschlagen. Darunter sind wichtige und dringende Dinge, die Sie nicht den ganzen Tag ignorieren dürften und die dringend zu bearbeiten sind. Viele Nachrichten sind aber unter Umständen von derselben Art, zum Beispiel Preisanfragen oder Rechnungen. Damit Sie nicht Ihre Tätigkeiten ständig unterbrechen müssen, um eine Nachricht zu beantworten, sollten Sie die Nachrichten thematisch sortieren und einmal am Tag Angebote erledigen, einmal Rechnungen etc. So können Sie gleich gelagerte Tätigkeiten in einem Aufwasch machen und sind damit effizienter.

Zuletzt gibt es noch einen dritten Punkt, der Sie von einem perfekten Selbstmanagement immer wieder abhält. Sie arbeiten schon brav mit einer To-do-Liste, die Sie jeden Tag abhaken und von der Sie die übrig gebliebenen Aktivitäten gleich auf den nächsten Tag übertragen? Das ist gut. Aber wäre Ihr Zeitmanagement erfolgreich, gäbe es im Grunde genommen nichts, was Sie übertragen müssten, oder? Besonders, wenn Sie alte Dinge finden, die Sie schon seit Tagen oder womöglich den ganzen Monat vor sich her schieben, dann sollten Sie dringend umdenken. Dazu haben Sie ein paar Möglichkeiten:

Wie zuletzt vorgeschlagen, übernehmen Sie diese verschobenen Dinge in den Stapel der gleich gelagerten Aufgaben und arbeiten Sie im nächsten Anlauf mit ab, damit die Punkte endlich erledigt sind. Wenn Sie nicht dazu passen und schon älter sind, könnte das auch bedeuten, dass der Punkt im Grunde irrelevant ist. Streichen Sie ihn einfach tapfer weg und vergessen Sie ihn. Manchmal sind leider genau die Dinge noch auf der Liste, die wir zwar dringend machen müssten, uns aber drücken, weil Sie unangenehm oder anstrengend sind, wie etwa ein Zahnarztbesuch, den man auch gerne vor sich herschiebt, bis man vor Zahnschmerzen am liebsten mit dem Kopf gegen die Wand rennen möchte. Lassen Sie es nicht so weit kommen!

Selbstmanagement – Tipps zur gelungenen Tagesplanung

Sie haben nun bereits einen recht guten Eindruck davon, wie Sie das Selbstmanagement gestalten sollten und was Sie vermeiden müssen.  Einige hilfreiche Tipps seien jedoch noch erwähnt:

Für die Tagesplanung ist es sehr wichtig, dass Sie Prioritäten setzen und wichtige Dinge von unwichtigen Dingen unterscheiden. Dabei hilft besonders gut das System, das bereits der amerikanische Präsident Eisenhower verwendet hat. Er hat seine Aufgaben in vier Rubriken eingeteilt:

  • Wichtige und dringende Aufgaben, die kurzfristig erledigt werden müssen.
  • Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die man nicht sofort erledigen muss.
  • Nicht wichtig, aber dringend zu erledigende Aufgaben.
  • Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben.

Wenn Sie es schaffen, Ihre Aufgaben in diese Rubriken einzuteilen, können Sie die allerletzte Rubrik von Ihrer Liste löschen und die vorletzte versuchen zu delegieren – beides bringt Erleichterung.

Achten Sie bei der Tagesplanung nicht nur auf die Prioritäten der Aufgaben, sondern auch unbedingt – sofern möglich! – auf Ihren Biorhythmus. Sind Sie ein Morgenmensch oder eher nachtaktiv? Als selbstständige Nachteule können Sie auch Dinge auf die Abendstunden planen, wenn das für Ihre Kreativität hilfreich ist. Ansonsten sollten Sie wichtige Themen gleich morgens erledigen. Ein weiterer Punkt, den wir bereits erwähnt haben, hat einen lustigen Fachbegriff: „Eat the Frog.“ Das bedeutet: Erledigen Sie die unangenehmste und lästigste Arbeit sofort am Morgen, damit Sie es hinter sich haben. Kein Verschieben, keine Ausreden.

Fazit

Abschließend sollten Sie noch beachten, dass Sie besonders bei Ihren langfristigen Planungen nur realistische Ziele anstreben, die auch machbar sind. Und zuletzt vergessen Sie bitte nicht, sich regelmäßig Pausen an der frischen Luft zu gönnen!


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