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Das Sekretariat als Organisationszentrale

© Kzenon/Fotolia
Büro, Organisationszentrale

In einem Sekretariat finden sich alle Fäden der Firma zusammen: Posteingänge und Postausgänge, Fragen, Antworten, Termine, Meetings und Projekte sowie eingehende und ausgehende Telefonate. Ein Sekretariat wird unter Kollegen auch gern die Organisationszentrale genannt. Denn ohne diese würde ein Unternehmen nicht funktionieren.

Im Sekretariat passiert viel mehr, als nur Kaffee kochen

Manch einer, der das Wort Sekretariat hört, denkt vermutlich an Kaffee kochen, Telefonate annehmen, Notizen machen und ein freundliches Lächeln bei der Begrüßung. Aber das allgemeine Berufsbild einer Sekretärin hat sich im Laufe der Zeit extrem gewandelt. Der Tätigkeitsbereich der Sekretärin ist sehr vielseitig geworden. Das Sekretariat nimmt die Funktion einer Organisationszentrale im Unternehmen ein: Hier laufen die Fäden aller Abteilungen eines Unternehmens zusammen.

Auch wenn in einem großen Unternehmen mehrere Sekretariate vorhanden sind, gibt es immer ein Haupt-Sekretariat. Meist befindet sich dieses in den Vorräumen der Chefetage. Die Rede ist von der Chefsekretärin.

Organisationszentrale vor dem Büro des Chefs

Im Vorzimmer der Chefsekretärin treffen sich die Mächtigen aus dem Unternehmen. Auch begrüßt man hier andere Chefs, die sich zu einem Termin mit dem eigenen Chef zusammenfinden. Die Aufgaben in der Organisationszentrale sind vielfältiger, als manch einer glaubt. In der Zentrale der Chefsekretärin werden alle Termine, Besprechungen, Reisen und Meetings des Vorgesetzten geplant. Eine Chefsekretärin hat den gesamten Überblick über die Termine ihres Chefs und leitet ihn sicher durch den gesamten Tagesablauf.

Ohne ihre Zustimmung bekommt niemand Zutritt auf die Büroräumen der Chefetage. Allerdings arbeitet sie nach Anweisungen. Selbstständig Entscheidungen treffen kann sie aber nicht. Die wichtigsten Aufgaben einer Chefsekretärin sind die Annahme von Telefonaten. Sie stellt das Gespräch entweder durch, wenn der Anruf vom Chef erwartet wird, oder notiert notwendige Daten und teilt mit, dass ein Rückruf erfolgt. Ausgehende Anrufe stellt sie her und, sobald die Verbindung steht, den Anruf durch. Geschäftliche Korrespondenz ist somit eine der wichtigsten Aufgaben eines Sekretariats.

Neben den vielfältigen Aufgaben einer Sekretärin, auf die wir später noch genauer eingehen werden, gibt es einen Punkt, der ohne Widerspruch von einer Sekretärin erwartet wird. Die Rede ist von Verschwiegenheit. Gerade wenn man in der Organisationszentrale in der Chefebene arbeitet, bekommt man mehr vom Privatleben des Chefs mit. Schließlich ist man häufig damit beschäftigt, sich um Kundengeschenke zu kümmern. Das heißt auch, dass man Einblicke in das Privatleben anderer Chefs aus anderen Unternehmen erhält. Zahlen, Fakten, private E-Mails und anderweitige Arten von Korrespondenz gehören zudem dazu.
Die höchste Instanz des Sekretariats haben wir kurz angeschnitten. Um Chefsekretärin zu werden, bedarf es langjährige Erfahrung als Sekretärin. Nun beschäftigen wir uns mit den Aufgaben einer klassischen Organisationszentrale in einem Unternehmen.

Das Sekretariat als Organisationszentrale – was passiert hier genau?

In der Zentrale eines Unternehmens werden organisatorische und administrative Tätigkeiten ausgeführt. Hört sich sicherlich erst mal einfach an. Allerdings hört es sich auch nur so an. Denn die Zentrale in einem Unternehmen zu sein ist mehr, als nur Aufgaben abzuwickeln. Die Persönlichkeit spielt hier eine sehr große Rolle. Mitarbeiter in der Organisationszentrale müssen nicht nur gut arbeiten und die Aufgaben zu 100 % korrekt ausführen. Vielmehr benötigen Angestellte in der Organisationszentrale starke Nerven, viel Geduld und müssen resistent gegen Stress sein. Zudem müssen sie schnell die richtigen Entscheidungen treffen. Im Bericht 6 Tipps gegen Stress im Job lesen Sie, wie Sie besser mit Stress umgehen können bzw. wie Sie gar nicht erst in stressige Situationen geraten. 

Aufgaben in einem Sekretariat – Kundenkontakt

Zu den Aufgaben in einer Zentrale eines Unternehmens gehört das Telefonmanagement unbedingt dazu. Beim Weiterleiten und Filtern von Anrufen kann eine Menge schiefgehen. Müssen Sie Notizen von Anrufen notieren, stellt sich oft die Frage, was wichtig und was weniger wichtig ist. Auch das Telefonatetätigen ist einer der Aufgabenbereiche.

Der Kundenkontakt findet zudem von Angesicht zu Angesicht statt. Das Sekretariat empfängt zudem Kunden, Besucher und Gäste, versorgt sie mit den notwendigen Antworten und bei Wartezeit auch mit einer Erfrischung. Ein Lächeln sollten Sie demnach immer auf den Lippen haben. Auch Ihre Tonlage sollten Sie unter Kontrolle haben. Freundlichkeit wird in jeder Situation von Angestellten eines Sekretariats erwartet.

Korrespondenz in der Zentrale

Die meiste Korrespondenz findet in der Zentrale eines jeden Unternehmens statt. Zur Korrespondenz zählen klassische Postwege, E-Mail und Faxe.

  • Allgemeine Postbearbeitung
  • Korrespondenz entweder per Post oder Mail in einer ausgewogenen Weise
  • Öffnen der Post
  • Sortieren der Post
  • Verwaltung von E-Mail und Post

Regelmäßige Schreibtischaufgaben im Sekretariat

Für die folgenden Aufgaben müssen Angestellte im Office sich mit allen MS-Office-Programmen auskennen und diese lückenlos anwenden können. Sie archivieren Dokumente und stellen sie bereit. In einem gut durchdachten Ablagesysteme legen Sie wichtige Notizen, Korrespondenz und Berichte ab. Die Ablagenführung, Pflege der Datenbank und die Verwaltung von Akten gehören ebenfalls dazu. Ein Ablagesystem sollte so aufgebaut sein, dass auch andere Personen darin etwas finden, sollten Sie mal nicht im Office sein.

Allgemeine Schreibtätigkeiten gehören zu Ihrem täglichen Pensum. Dazu zählen auch Recherchearbeiten und deren Auswertung. Sie sind für die Terminorganisation und die Terminkoordination zuständig. Weiterhin müssen Sie diese Termine auch an die betreffenden Personen weitergeben. Meist haben Sie mehrere Terminpläne, die Sie untereinander abstimmen müssen.

Weiterhin gehört Folgendes zu den Aufgaben der Organisationszentrale:

  • Büromaterial verwalten
  • Büromaterial bestellen
  • Organisation von Büromaterial.

Bei gut ausgebildeten Office-Mitarbeitern kommen noch die vorbereitende Buchhaltung, Abrechnung verschiedener Bereiche und die Lohnverrechnung hinzu.

Organisation und Planung finden in der Organisationszentrale statt

Da Sie sämtliche Termine von wichtigen Personen im Unternehmen im Überblick haben, finden in der Regel auch nur Sie freie Zeitfenster. In diesen Zeitfenstern planen Sie Konferenzen und Veranstaltungen. Auch buchen Sie Reisen und sind für die Reisevorbereitung zuständig. Im Nachhinein stellen Sie Präsentationen für die anschließend folgenden Meetings zusammen. Zudem fallen an:

  • Tagesordnungen erstellen
  • Geschäftstermine planen und Geschäftsessen buchen
  • Meetings erstellen
  • Events organisieren (Eventmanagement)
  • Unterstützende Position Ihres Chefs beim Essen
  • Protokollführung
So viel Zeit verbringt die Zentrale mit regelmäßigen Aufgaben

Für die telefonische Betreuung werden bei einer 40-Stunden-Woche ca. zehn Wochenstunden veranschlagt. Für die Organisation und die Vorbereitung von Meetings und Besprechungen können Sie in der Regel acht Wochenstunden einrechnen. Das gleiche Volumen verbringen Sie mit der Ablage und den dazugehörigen Schreibtätigkeiten. Mit Korrespondenz und der Postbearbeitung beschäftigen Sie sich zwischen sieben und acht Stunden. Abrechnungen schreiben und Verrechnungen bearbeiten kann ein Zeitvolumen von bis zu vier Stunden in der Woche in Anspruch nehmen. Allgemeine Verwaltungsarbeiten schwanken täglich. Allerdings kann man in diesem Segment mit drei Wochenstunden rechnen.  


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