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So nutzt du Scrum auch für Projekte, die nicht IT-getrieben sind

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Scrum

Jeder Selbstständige und jede Firma hat diverse Projekte voranzutreiben, hauptsächlich, wenn es um die Einführung neuer Produkte und deren Produktionsprozesse geht. Aber egal, um welches Projekt es sich handelt – die Projekte sind zu koordinieren und sinnvoll abzuwickeln, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Dieses sogenannte Projektmanagement kann man mit Hilfe von spezieller Software oder von Projektmanagement-Methoden wie Scrum durchführen.

Agiles Projektmanagement mit Scrum und Kanban

Eine beliebte Software für diese Zwecke ist Scrum. Doch diese Methode wurde nicht von der IT-Branche entwickelt, sondern basiert auf den Grundlagen des Lean Managements, das zum Beispiel die Firma Toyota bereits in den 1950er Jahre kannte und anwendete und ständig verbesserte. Es folgten Methoden wie Kaizen oder Kanban, die heute ebenfalls Anwendung finden. Scrum hat sich seit den 1990er Jahren kontinuierlich weg von seinem IT-Einsatz hin zur Projektmanagement-Methode entwickelt.

Wenn also SCRUM nicht notwendigerweise mit einer Software zusammenhängt, wie kann man diese Methode dann auch ohne IT bei Projekten einsetzen?

SCRUM und Kanban sind heute die bekanntesten Methoden im sogenannten agilen Projektmanagement. Beiden ist gemein, dass sie eine selbstständige Teamarbeit mit zeitlich kurzen Projektschritten organisieren. Wichtig sind außerdem die reibungslosen Abläufe und der regelmäßige Austausch der Teams und Teammitglieder sowie eine effektive Zusammenarbeit mit den Kunden, die aktiv am Geschehen zu beteiligen sind. Ständige flexible Reaktionen auf Probleme oder Änderungen sind viel wichtiger als starre Strukturen, die um jeden Preis eingehalten werden müssen.

Das bedeutet natürlich nicht, dass es bei SCRUM keine Regeln gibt. Aber die einzelnen Prozesse sind schlanker und flexibler und unterliegen nur einfachen Regeln. Wichtig ist die Selbstorganisation der beteiligten interdisziplinären Teams und die nicht zu unterschätzende anspruchsvolle Verantwortung dabei.

Vorteile von Scrum

Seine Beliebtheit verdankt Scrum der Tatsache, dass es klare Rollen und Regeln hat, die aber recht einfach funktionieren (dazu unten mehr). Entscheidend ist bei dieser Methode die schnellere Produktentwicklung und die schnellere Realisierung von Änderungen, was nur durch eine hohe Flexibilität zu erreichen ist. Daraus resultiert auch die höhere Kundenfreundlichkeit und eine Maximierung des Nutzens. Wichtig ist die transparente Darstellung und Einsicht in alle Prozessphasen und die bessere Motivation und Einbindung der Mitarbeiter.

Scrum – die Rollen der Beteiligten und die Prozessregeln

Beteiligt sind hier das Entwicklungsteam, das eigenverantwortlich alle Entscheidungen über technische Fragen treffen darf; dazu kommt der sogenannte Product Owner, der die zugehörigen fachlichen und inhaltlichen Fragen klärt und entscheidet; und dann gibt es noch den übergeordnet tätigen „Scrum-Master“, der die Aufsicht über die Prozessregeln hat und für die Einhaltung zuständig ist.

Diese Prozessregeln unterteilen die Entwicklung des Produktes in verschiedene Teilabschnitte, wobei in jedem Abschnitt eine funktionierende Produkteinheit produziert wird. Diese Abschnitte nennt man auch „Sprints“. Die Abschnitte sind von den Beteiligten geplant und definiert und täglich bei der Ergebnisbesprechung zu diskutieren.

Scrum funktioniert also auch ohne EDV und größtenteils in selbst organisierten, eigenverantwortlichen Teams, die aber interdisziplinär zusammengesetzt sein und sich täglich zur Leistungs- und Ergebniskontrolle besprechen müssen.

Funktionen und Ablauf bei Scrum

  1. Die Aufgaben bei Scrum

Es gibt drei Rollen bei Scrum: den „Produkteigner“, womit eine Person gemeint ist, die die Anwender oder den Kunden vertritt und deren Sicht und Anforderungen er im Projekt artikulieren soll. Dann gibt es den „Scrum-Muster“, der die Verantwortung für den Prozess trägt und die Teams unterstützt. Und zu guter Letzt kommen noch die Mitglieder der Projektteams dazu (es sollten nicht mehr als 5–10 pro Team sein).

  1. Prozessablauf bei Scrum

Zuerst muss die Grundidee oder Vision vorliegen, die überhaupt umzusetzen ist und die der Kunde in Auftrag gibt. Danach starten die verschiedenen Schritte:

Zuerst werden alle Funktionen oder Merkmale des Produkts erfasst, um die Ressourcen planen zu können. Aus den Einzelmerkmalen werden dann sämtliche Produktmerkmale gesammelt und erfasst. Diese müssen im nächsten Schritt priorisiert werden, damit anschließend die oben erwähnten „Sprints“ geplant werden können und alles, was mit diesen Teilaufgaben zusammenhängt.

Aus diesen einzelnen Maßnahmen kann nun ein gesamter Maßnahmeplan erstellt werden, der die Sprints oder noch weiter unterteilte Aufgaben („Tickets“) auflistet. Jetzt können die einzelnen Teammitglieder an den Tickets arbeiten.

Es ist vorgesehen, dass sich die Teams täglich ca. 15 Minuten treffen, um den Status zu klären – was haben sie bisher geschafft und was kommt als Nächstes. Die Fortschritte sollte man auf einer Tafel darstellen, im Fachjargon „Sprint-Burndown-Chart“ genannt.

In einem gesonderten Meeting können die Abschlüsse der einzelnen Sprints dann dem Kunden zur Abnahme vorgestellt werden. Sind alle Sprints fertiggestellt und vom Kunden abgenommen, ist das Projekt beendet und das fertige Produkt kann ausgeliefert werden.

Wichtige Voraussetzungen

Wie Sie sehen können, benötigt man für diese Planung und tägliche Absprache nicht zwingend eine Software. Einige wichtige Voraussetzungen müssen jedoch beim Scrum eingehalten werden:

Es muss zu jedem Zeitpunkt für jeden Beteiligten klar ersichtlich sein, wie der Status des Projektes ist: Welcher Fortschritt ist erreichbar, welche Hindernisse sind überwindbar gewesen? (Stichwort: Transparenz)

Die täglichen Absprachen und regelmäßigen Besprechungen, wenn ein Sprint fertiggestellt wurde, ist notwendig, um die Arbeitsschritte zu prüfen und zu bewerten. Sind Probleme in Sicht, ist im Zweifelsfall immer noch etwas zu ändern.

Dasselbe gilt, wenn sich herausstellt, dass die Anforderungen des Kunden sich geändert haben oder man selbst eine Verbesserung einbringen kann. Dann ist der Ablauf entsprechend anzupassen.

FAZIT

Scrum als agile Projektmanagement-Methode unterliegt wenigen und einfachen Regeln und setzt hauptsächlich auf die Selbstorganisation der kompetenten interdisziplinären Teams. Durch die häufige und kurze Abstimmung, also flache Hierarchie, kann man schnellstmöglich und flexibel auf Änderungen und Probleme reagieren.

Es ist darauf zu achten, dass der Ablauf stets transparent ist. Die Schritte sind regelmäßig zu überprüfen und externe Änderungswünsche schnell anzupassen.

Besonders gut lassen sich Projekte mit Scrum bei kleinen oder nur mittelgroßen Projekten einsetzen. Man erzielt damit in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse. Dies ist auch mit dem oben geschilderten Ablauf ohne Einsatz einer Software möglich.

Größere Projekte benötigen jedoch mehrere Schritte und mehrere Teams und zum besseren Überblick auch zusätzliche Schnittstellen zwischen den einzelnen Teams. In einem solchen Fall kommt man kaum noch ohne Software bzw. nur mit einer Methode aus. Große Unternehmen verbinden in diesem Fall das agile Projektmanagement Scrum mit dem klassischen Projektmanagement und arbeiten sozusagen mit „hybriden Modellen.“


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