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Reisekosten Ausland – Was kann man alles absetzen?

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Reisekosten Ausland

Wenn ein Mitarbeiter sich auf Geschäftsreise befindet, gehen damit außergewöhnliche Kosten einher. Einige von diesen können unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer abgesetzt werden. Führt den Mitarbeiter seine Reise ins Ausland, gilt es, bei der Reisekostenabrechnung zudem einige Besonderheiten zu beachten. Die Frage, die sich hier stellt, lautet: „Reisekosten Ausland – was kann man absetzen?“

Die Antwort: Prinzipiell lassen sich allgemeine Reisekosten abrechnen. Dazu gehören etwa die Kosten für Fahrkarten und Benzin, die Übernachtungskosten und die Kosten für die Verpflegung. Nicht zu den absatzfähigen Reisekosten zählen hingegen beispielsweise Vergnügungskosten, wie etwa das Pay-TV im Hotel oder die Minibar.

Reisekosten Ausland – Pauschalen und Kostensätze beachten

Bei Auslandsreisen für das Unternehmen sind andere Pauschalen und Kostensätze festgelegt, als es für Geschäftsreisen im Inland der Fall ist. Einheitliche Pauschalen gibt es für die Reisekosten ins Ausland jedoch nicht, vielmehr hängt die Höhe der Pauschalen vom jeweiligen Land ab. Zudem muss beachtet werden, dass die Pauschalen auch jedes Jahr überprüft und unter Umständen angepasst werden. Für 2018 gelten für 33 Länder neue Spesensätze. Manchmal sind von den Erhöhungen und Reduzierungen auch nicht gesamte Länder, sondern nur bestimmte Großstädte und Regionen betroffen. Um sich aktuell darüber zu informieren, sollte man auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen vorbeischauen. Sollte ein Land in der dortigen Übersicht fehlen, gelten für dieses die Pauschalbeträge für Luxemburg.

Es gelten stets die Pauschalbeträge, die der Reisende bis 24 Uhr Ortszeit erreicht. Handelt es sich nur um eine eintägige Auslandsreise, kommt es für die Reisekostenabrechnung auf den letzten Ort an, an dem der Reisende tätig war.

Reisekosten Ausland – Übernachtungskosten absetzen

Bei den Auslandsreisekosten können die tatsächlich entstandenen Ausgaben für Übernachtungen steuerlich geltend gemacht werden. Dafür müssen die entsprechenden Belege aufbewahrt werden. Ansonsten greifen die Pauschalbeträge. Möglich ist aber auch, dass es zu Kürzungen kommen kann. Etwa dann, wenn die Hotelrechnung einen Komplettpreis für Übernachtung inklusive Frühstück ausweist. Ist der Betrag für die Mahlzeit nicht separat ausgewiesen, kommt es zur Kürzung des Verpflegungsmehraufwands. Dabei gelten folgende Vorgaben: Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden werden für das Frühstück 20 % der vollen Verpflegungspauschale abgezogen. 40 % sind es hingegen für das Mittag- oder Abendessen, wenn die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.

Zu einem prozentualen Abzug kommt es nur bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens einem vollen Tag. Gerade ins nahegelegene Ausland wird auch gern das Privatfahrzeug genutzt, um die Dienstreise anzutreten. In diesem Fall lässt sich eine Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer absetzen. Möglich ist es auch, dass die individuellen Fahrzeugkosten als Grundlage dienen. Dieser Vorgang ist jedoch komplexer, da zunächst ein Kilometersatz kalkuliert werden muss. Bei den Auslandsreisekosten dienen als Basis verschiedene Faktoren wie Zinsen, Wartung oder auch Treibstoff pro Jahr. Lohnenswert mag dieser Aufwand wohl eher nur für teure Fahrzeuge sein. Bei Geschäftsreisen mit dem firmeneigenen Fahrzeug können Privatpersonen im Übrigen keine Ausgaben steuerlich geltend machen.

Welche Verpflegungspauschale gilt bei Flugzeugreisen

Die Reisekostenabrechnung bei Geschäftsreisen ins Ausland kann mitunter ein sehr komplexer Vorgang sein. Das zeigt sich etwa auch am richtigen Berechnen der Mahlzeiten bei Flugreisen. Wenn Abflug in Deutschland und Ankunft am Zielort am gleichen Tag erfolgen, gilt für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des Zielortes. Am Rückreisetag wird dann die reguläre Abreisepauschale angesetzt. Bei zweitägigen Flugreisen ins Ausland, also wenn der Flug über Nacht stattfindet und sich so über zwei Tage erstreckt, gilt für den ersten Reisetag die Anreisepauschale für Deutschland.

Für den zweiten Reisetag bzw. den Ankunftstag wird die Pauschale des Zielortes fällig. Auch für Flugreisen mit Zwischenlandung gibt es spezielle Regelungen. Generell gilt bei Flugreisen, dass ein Zielland bzw. Zielort erst dann als erreicht gilt, wenn das Flugzeug dort auch gelandet ist. Bei längeren Flugreisen sind in der Regel Zwischenlandungen notwendig. Diese sind bei der Berechnung der Verpflegungspauschale für die Reisekosten ins Ausland jedoch nicht zu berücksichtigen. Für den Anreisetag gilt dann die Anreisepauschale Inland und für den Ankunftstag die Ganztagespauschale des Zielortes.

Reisen nach Übersee

Geschäftsreisen nach Übersee erfordern sehr lange Flugzeiten. Da kann es sein, dass sich ein Reisender schon einmal mehr oder weniger einen kompletten Tag in der Luft befindet. Wer also beispielsweise Freitagabend in Deutschland startet, eine Zwischenlandung absolviert und dann letztlich Sonntagmorgen Ortszeit in Neuseeland landet, kann am Abreisetag die Anreisepauschale Inland geltend machen. Für den Tag der Landung gilt für die Auslandsreisekosten die Verpflegungspauschale für das Zielland. Für den Zwischentag hingegen bekommt der Reisende den Pauschbetrag für Österreich, auch wenn die Zwischenlandung in einem anderen Land erfolgte. Warum der Gesetztgeber für den Zwischentag die Verpflegungspauschale von Österreich ansetzt, darüber gibt es keine eindeutige Erklärung.

Anders sieht es aus, wenn am Zwischenlandungsort auch noch eine Übernachtung erfolgt. Denn dann gilt das Land der Zwischenlandung als erreicht. Dann nämlich ist für den ersten Reisetag die Anreisepauschale des jeweiligen Zwischenlandungsorts anzustetzen – für den zweiten Reisetag ebenso. Für den Tag der Landung gilt dann die Verpflegungspauschale für das Zielland. Zwischenlandungen wirken sich also nur dann auf die Verpflegungspauschale aus, wenn der Reisende am Ort der Zwischenlandung auch noch übernachten sollte.

Stets die Belege aufheben bei Reisekosten Ausland

Man sollte sich auf der Geschäftsreise ins Ausland möglichst alle Quittungen und Rechnungen aushändigen lassen. Es gilt auch, Buch darüber zu führen, wann die Geschäftsreise angetreten wurde, wie lange diese dauerte und welches Reiseziel man hatte. In einigen Fällen, etwa bei Telefonaten, kann es nicht immer möglich sein, die Kosten über Belege nachzuweisen. In solchen Fällen ist ein Eigenbeleg ausreichend.

Da die Reise ins Ausland erfolgte, gibt es die ein oder andere zusätzliche Besonderheit zu beachten. Wer mit dem Flugzeug reisen will, muss notieren, wann die Anreise zum Flughafen erfolgte – das gilt sowohl für den Hin- als auch für den Rückflug. Dabei ist auch zu bedenken, dass der Flughafen bereits als „Ausland“ zu betrachten ist. Reist man hingegen mit dem Zug, sollte man festhalten, wann man die Landesgrenze überquert hat, auch hier wieder sowohl bei der Hin- als auch bei der Rückfahrt. Dasselbe gilt auch, wenn man die Geschäftsreise mit dem Auto antritt. In diesem Fall wird der exakte Kilometerstand sowohl beim Antritt als auch am Ende der Fahrt notiert. Hierzu kann man sich der Übersichtlichkeit halber ein Fahrtenbuch anlegen.

Reisekosten als Werbungskosten geltend machen

Wenn es zu keiner Erstattung der Auslandsreisekosten durch den Arbeitgeber kommt, kann der Arbeitnehmer diese steuerlich geltend machen. Hierzu lassen sich die Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Das zu versteuernde Einkommen lässt sich auf diese Weise senken, wobei hierbei auch stets der persönliche Steuersatz eine Rolle spielt.


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