• 0228 955 0220

Realistische und messbare Projektziele definieren und erreichen

© dp@pic/Fotolia
Projektziele

Jedem Projektmanagement liegen Projektziele zu Grunde. Diese Ziele gilt es, zunächst herauszuarbeiten und sie konkret zu benennen, auf ihre Machbarkeit zu überprüfen. In erster Linie ist das Ziel des Auftraggebers genauer zu beleuchten und sich in seine Intention hineinzudenken, zu erfahren, worauf es ihm ankommt. Genau an diesem Punkt treten die ersten Komplikationen auf. Viele Auftraggeber geben keine konkreten Anweisungen mit, drücken sich schleierhaft aus und sind nach Abschluss der Projektarbeit mit dem Ergebnis nicht zufrieden.

Hier hilft der Projektmanager

Die Kenntnis darüber hilft dem Projektmanager dabei, die optimalen Lösungsmöglichkeiten zu finden und seine Mitarbeiter auf die Projektziele so vorzubereiten, dass sie sie konkretisieren und nach den Idee des Auftraggebers umsetzen.

Häufig wird das durch den Begriff des Projektziels erschwert. Viele wissen nicht, was ein Projektziel überhaupt ist und sind als Auftraggeber nicht in der Lage, realistische Projektziele zu definieren, und die Projektmanager in den Unternehmen sind überfordert. Damit es nicht dazu kommt und das Projekt einen effektiven Start und ein klar formuliertes und ein gewünschtes Ziel hat, ist die Kenntnis über die Bedeutung des Projektziels unabdingbar und gleichsam für Auftraggeber, Projektmanager und Teilnehmer von oberster Priorität.

SMART – so sehen gute Projektziele aus

Wer sein Projekt nicht so recht zu definieren weiß, sollte sich dem SMART-Modell annehmen. Das Wort SMART besteht aus vier Buchstaben. Jeder dieser Buchstaben verkörpert einen Begriff, der für die Projektziele von außenordentlicher Bedeutung ist. Das „S“ steht als Anfangsbuchstabe im Wort SMART für spezifisch. Hier gilt es, das Ziel zu konkretisieren.

Umso präziser das Ziel definiert ist, desto klarer ist die Planung zur Umsetzung. Hinter dem Buchstaben „M“ steht der Begriff „messbar“. Bei umfangreicheren Projektzielen spielt die Messbarkeit eine tragende Rolle. Sie meint beispielsweise, wann das Ziel erreicht sein soll und woran zu erkennen ist, ob das Ziel erreicht wurde. Auch der Umfang muss messbar sein. „A“ steht für „Attraktiv“ und in einigen Fällen für „Abgestimmt“. Dieser Bereich meint, dass das Erreichen des Ziels mit gewissen Fähigkeiten einhergehen muss. Wer als Projekt die Gewichtsreduktion hat, der stimmt seinen Ernährungsplan mit der persönlichen Situation ab – daraus ergibt sich ein auf seine Lage konzentriertes Ziel, das sich umsetzen lässt.

„R“ ist der Stellvertreter für „realistisch“. Immer wieder definieren Auftraggeber ein Ziel, welches in sich unrealistisch ist oder mit den gegebenen Mitteln an finanziellem Spielraum oder auch Zeit keinesfalls zu verwirklichen ist. Daher gilt es, jedes Ziel auf seine Machbarkeit zu überprüfen. „T“ meint die Terminierung. Hierbei legen die Projektmanager den Termin der Fertigstellung des Projektes fest. Alle fünf Bereiche gehen Hand in Hand, weshalb es alle Bereiche zu berücksichtigen gilt.

Überschätzung vs. Realismus – ein häufiges Problem

Neue Auftraggeber zeichnen sich durch viele Ideen aus. Sie arbeiten enthusiastisch und haben ein klares Ziel vor den Augen. Kommt es zur Kooperation, stehen sie sich jedoch nicht selten im Weg. Sie kennen zwar das Ziel genau, doch der Weg dahin scheint ihnen versperrt. Andererseits sind es auch Projektmanager, die motiviert sind und unter hohem Ehrgeiz einige prinzipiell nicht machbare Aufträge realisieren wollen. So heben sie sich von der Konkurrenz ab, schaffen sich ein Alleinstellungsmerkmal.

Die Überschätzung der eigenen Fähigkeiten ist jedoch ein großes Problem, wenngleich Arbeitsfreude und Tatendrang zwei äußerst löbliche und für die Projektausarbeitung wichtige Eigenschaften sind. Wer sich überschätzt, bemerkt bald einen inneren Druck. Die Aufgaben lassen sich nicht wie gewünscht bewältigen, das Projekt droht zu scheitern. Deshalb stehen Projektmanager in der Pflicht, ehrlich zu sein – ehrlich zu sich selbst und zu ihrem Auftraggeber. Hat er ein unrealistisches Ziel, muss er darüber in Kenntnis gesetzt werden.

Dann gilt es, eine attraktive Alternative zu finden und gemeinsam auszuarbeiten. Der Realismus ist demzufolge ein wichtiger Teil, der den Erfolg eines Projekts ausmacht. Realistische Ziele zu definieren, will hingegen gelernt sein. Hier gilt es, eine gewisse Form von Selbstbetrachtung zu betreiben, das trifft auf einzelne Projektbeteiligte zu und schließt letztendlich das gesamte Unternehmen ein. Es geht nicht darum sich zu profilieren, abzuheben, sondern um erfolgsorientiertes Arbeiten zum Erreichen der Projektziele.

Prokrastination vs. Umsetzung – hier scheiden sich die Charaktere

Wie im privaten Leben, so ist der Mensch auch im Berufsleben der Prokrastination unterlegen. Mit Prokrastination meint die Wissenschaft das Aufschiebeverhalten. Diese Eigenschaft ist allen Menschen angeboren. Erfolgreiche Menschen geben ihr jedoch keine Chance und arbeiten aktiv dagegen. Sie stellen nicht nur einen Projektplan auf, definieren nicht nur Ziele. Sie setzen ihre Ideen auch um. Was sie dafür brauchen? Motivation und Realismus.

Ein unrealistischer und zu straffer Projektplan ermüdet alle Teilnehmer und gipfelt in Überforderung. Deshalb ist es wichtig, die Bedürfnisse aller Teilnehmer einfließen zu lassen und sich mit den Teilnehmern aktiv auszutauschen. Das bedeutet auch, ihre Fähigkeiten zu kennen und sie einschätzen zu können. Auf diese Weise entsteht der erste Schritt eines realistischen Projektplans, dem der sinnvolle und gut durchorganisierte Projektablauf folgt.

Vergeht während des Projekts der Tatendrang, die Gruppe der Beteiligten zeigt sich wenig euphorisch und es scheint als läge das Wort Prokrastination im Raum, sind die Gründe dafür explizit zu hinterfragen. Hierzu bieten sich Gruppenkonversationen an, die sich ausschließlich auf das Projekt beziehen. Diese Option sichert den Projekterfolg, da sich Schwierigkeiten und scheinbar unüberwindbare Probleme schnell beheben lassen.

Das Problem der übersteigerten Selbsteinschätzung

Selbstbewusste Projektmanager haben nur eines im Sinn: Sie wollen das Projekt bis zum Ende betreuen, Probleme eigenständig angehen, immer bestens vorbereitet sein und mit dem erworbenen Know-how glänzen. Doch kein Mensch kann alles! Immer wieder sind Projektmanager auf Hilfe angewiesen. Diese anzunehmen bedeutet gleichzeitig auch, selbstbewusst zu sein, zu den eigenen Fehlern zu stehen und das eigene Potenzial entfalten zu wollen.

Die Hilfestellung beteiligter Projektteilnehmer oder anderer Personen erweitert den eigenen Horizont und nicht selten sind derartige Projekte besonders erfolgreich. Viele brillante Köpfe machen sich Gedanken und entwickeln innovative Ideen. Das Projekt erhält einen einzigartigen Charakter, die Wünsche des Auftraggebers sind noch präziser erfüllt.

Warum? Die Analyse der Projektziele des Auftraggebers durch mehrere Projektteilnehmer zeigt Stärken sowie Schwächen auf und macht Umsetzungsvorschläge überhaupt erst denkbar. Also: Egal welche Position der Projektmanager trägt, die anderen Teilnehmer bringen ihre persönlichen Stärken mit und stehen nicht selten unterstützend zur Seite. Das motiviert sie und sie haben Freude an den Projektzielen – Freude ist der Antriebsmotor für alle Aufgaben des Lebens.


Das könnte Sie auch interessieren: So entwickeln Sie den perfekten Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure)

* Selbstverständlich können Sie den 150 Euro Gutschein sowie eBooks und Leitfäden auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 [r]evolution. Impressum | Datenschutz