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Projektbesprechungen vorbereiten, leiten und protokollieren

© Patrizia Tilly/Fotolia
Projektbesprechungen

Projektbesprechungen sind für die erfolgreiche Teamarbeit besonders wichtig. Wenn die Ideen nur so sprudeln und sich außerdem alle einig sind, ist der Erfolg vorprogrammiert. Wenig später, wenn es darum geht, das Protokoll für die Projektbesprechung zu schreiben, fällt es vielen dann wieder schwer herauszustellen, was außerdem eigentlich beschlossen wurde und wer für etwas verantwortlich ist. Diese Unzufriedenheit nach Projektbesprechungen ist keine Seltenheit. Wir wollen abermals zeigen, wie wichtig es ist, Projektbesprechungen vorzubereiten, zu leiten und überdies zu protokollieren, um die Ergebnisse und die Planung erfolgreich zu präsentieren.

Warum gelingen Projektbesprechungen oft nicht?

Überdies gibt es viele, die Projektbesprechungen als Zeitverschwendung ansehen. Darüber hinaus starten die Mitglieder mit unterschiedlichen Voraussetzungen und Erwartungen in die Besprechung. Das liegt oftmals an einer ungenauen Tagesordnung oder einem zusätzlichen Abschweifen einzelner Mitglieder.

Hat das Meeting überhaupt kein Ende, verlieren die meisten Teilnehmer die Lust an der Projektbesprechung und die einzelnen Ziele verlaufen im Sand. Darüber hinaus gibt es immer wieder Kollegen, die notorisch nur Monologe halten und dadurch niemals die richtigen Entscheidungen treffen.

So funktioniert jede Projektbesprechung

Eigentlich ist eine erfolgreiche Projektbesprechung keine Zauberei. Sie basiert auf einer ordentlichen Planung und Vorbereitung, die auf keinen Fall zu unterschätzen ist. In der Vorbereitung wollen wir also Schritt für Schritt die Besprechung gemeinsam planen, um zum Erfolg zu gelangen.

Einstieg: In dieser Phase geht es um die Teilnehmervorstellung. Grundlegend ist die Nennung der Ziele des heutigen Tages. Danach ist allen Teilnehmern klar, auf welche Besprechungsziele sie sich einzulassen haben, um das Ganze nicht immer wieder abschweifen zu lassen.

Maßnahmenplanung: Nun geht es daran, die einzelnen Tagesordnungspunkte abzuarbeiten. Es macht auf jeden Fall Sinn, einen Moderator einzusetzen, der die Verantwortlichkeiten aufteilt und konkrete Entscheidungen fällt. Für jedes Arbeitspaket gibt es einen Termin und eine Verantwortung. Ein Werkzeug und eine Basis bildet die To-do-Liste, die als eines der wichtigsten Ergebnisse aus der Projektbesprechung hervorgeht. Wir sollten also im Rahmen der Projektbesprechung jedes Arbeitspaket und seine Verantwortung mit Terminen auf die einzelnen Mitarbeiter festlegen. Andernfalls ist es später nur schwer nachzuvollziehen, was Sie überhaupt in der Besprechung festgelegt und erreicht haben.

Abschluss: In der Abschlussphase geht es um die Reflexion der Besprechung. Jeder Teilnehmer ist dazu angehalten, Änderungswünsche zu äußern. Was war eigentlich gut an der Projektbesprechung? Was wollen wir bei der nächsten Besprechung umsetzen? Diese Fragen sollten im Mittelpunkt stehen und deren Klärung sollte auch die zukünftigen Meetings verbessern.

Die Tagesordnungspunkte in der Projektbesprechung

Eine der wichtigsten Schritte in der Projektbesprechung ist die Vorbereitung der Tagesordnungspunkte. Die jeweilige Moderation übernimmt zumeist der Projektleiter. Er geht auf den aktuellen Status ein, in dem sich das Projekt befindet, äußert überdies spezielle Änderungen und Korrekturmaßnahmen und kommt zudem, auf Probleme zu sprechen. Nur so lassen sich eben genau diese Problembereiche herausfinden, die den Projektfortschritt maßgeblich behindern. Darüber hinaus geht es um die zukünftigen Projektaktivitäten, deren Bearbeitung Gegenstand der Besprechung ist.

Das Protokoll für die Projektbesprechung

Am Ende steht ein Protokoll. Dieses Protokoll ist zeitnah anzufertigen und geht an jeden Projektteilnehmer, um die Transparenz entscheidend zu erhöhen. Außerdem sollten Projektbesprechungen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Am besten in einem regelmäßigen Zyklus von sechs Wochen. Denn so basieren letztlich die Erfolge auf dem Statusbericht. Aber auch den damit in Verbindung stehenden Besprechungspunkten.

In diesem Zusammenhang ist das Ziel der Lenkungsausschusssitzung der formelle Abschluss des Projekts. Damit wird der Projektleiter vertraut. Über regelmäßige Besprechungen lassen sich unnötige Zeitverluste vermeiden, die als ein wichtiger Punkt in der Tagesordnung erscheinen. So ist das Zeitfenster nur in Ausnahmesituationen überzustrapazieren.

Wie lange sollte eine Projektbesprechung dauern?

  • Der Statusbericht nimmt ca. 10 Minuten in Anspruch,
  • der Statusbericht der Projekt-Mitarbeiter erfordert nochmals 5 Minuten je Arbeiter und
  • die Diskussion über Änderungen, Konflikte und Probleme beansprucht ca. 15 Minuten.

In Gänze sollte eine Projektbesprechung nicht länger als 60 Minuten dauern. Danach würde sie keinerlei produktiven Ergebnisse mehr liefern. Stundenlange Sitzungen, an deren Ende sich kaum noch jemand erinnern kann, worum es ging, kosten ein Team wertvolle Motivation und Zeit.

Einladung und Vorbereitung auf eine Projektbesprechung

Der Erfolg einer Projektbesprechung steht und fällt bereits mit der Einladung. Sie sollten immer nur die Personen wirklich einladen, die Sie brauchen und die überdies die notwendigen Qualifikationen mitbringen. Stellvertreter sollten Sie demnach nur akzeptieren, wenn sie die nötige Kompetenz für Entscheidungen und außerdem fachliches Know-how aufweisen.

Ferner sollten Sie jeden Teilnehmer darüber informieren, wie er sich bestmöglich auf die Besprechung vorbereiten kann. Wir gehen also auf die Unternehmenskultur zurück, erst dann wird sich herausstellen, ob sich ein Mitarbeiter ausgeschlossen fühlt, wenn er nicht zur Besprechung eingeladen wurde. Mit unseren Entscheidungen wollen wir immer ein Ziel der Effizienzsteigerungen verbinden.

Moderation und Durchführung der Projektbesprechung

Sie sollten die Aufgabe der Moderation übernehmen. In den meisten Fällen verzichtet man bei Projekt-Meetings auf einen Moderator. Dieser ist eigentlich nur bei Großprojekten gefragt. Vermutlich werden Sie selbst als Projektleiter die Moderation führen, zudem die Tagungsordnung vorstellen, überdies die einzelnen Punkte abhandeln und außerdem die Wortbeiträge strukturieren. Als wichtigstes Ergebnis sollten Sie am Ende der Agenda-Punkte Termine und Zuständigkeiten zusammenfassen.

Legen Sie von Anfang an einen Startpunkt und einen Endpunkt für eine Besprechung fest. Dokumentieren Sie außerdem die abgearbeiteten Punkte am besten über ein Flipchart, denn so können selbst Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt die einzelnen Punkte der Besprechung nachvollziehen. Wer pünktlich beginnt, sollte außerdem auch pünktlich enden. Haben Sie die Agenda nicht vollständig abgearbeitet, sollten Sie die letzten 5 Minuten der Projektbesprechung dazu nutzen, wie Sie mit den offenen Tagesordnungspunkten zukünftig umgehen. Sind Sie jedoch früher als gedacht fertig, können Sie das Meeting zudem auch frühzeitiger beenden.

Pausen und Regelmäßigkeiten der Projektbesprechung

Dauert eine Besprechung in Ausnahmefällen länger als 90 Minuten, sollten Sie unbedingt eine Pause einbauen. Die Pausenzeiten sollten von Beginn an festgelegt werden. Geben Sie vorher noch das Pausenende bekannt, damit alle Teilnehmer rechtzeitig zurück zum Meeting erscheinen. In der Pause sollten sich die Teilnehmer unbedingt erholen und nicht schnell zurück zum Arbeitsplatz eilen, um noch ein paar Aufgaben zu erledigen. Nur wer die Produktbesprechung wirklich ernst nimmt und diese regelmäßig in die Projektphase einführt, kann von einem maximalen Erfolg der Projektziele ausgehen.

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