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Projektmanagement: So bringen Sie Ihr Projektteam zu Höchstleistungen

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Projektteam

Als Projektleiter hat man nicht nur die Verantwortung für das Projekt, sondern für das gesamte Projektteam. Zusammen möchte man ein erfolgreiches Projekt auf die Beine stellen. Allerdings kann es zu Schwierigkeiten kommen, die offen kommuniziert werden müssen. Und nicht nur das. Es wird Tage geben, da müssen Sie als Projektleiter ihr Team zu Höchstleistungen antreiben. Um genau dieses zu schaffen, bedarf es einiger Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Zudem sollten Sie als Projektleiter bestimmte Faktoren ausspielen, die Ihrem Projektteam zeigt, dass sie auch wirklich zum Team dazugehören.

Ein Projekt erfolgreich machen

Um ein Projekt erfolgreich voranzubringen, bedarf es bestimmter Erfolgsfaktoren. Die Zusammenarbeit im Projektteam bringt Vorteile und Nachteile mit sich. Die Vorteile liegen natürlich auf der Hand. Sie kommen viel schneller ans Ziel, wenn Sie in einem Projektteam arbeiten. Außerdem kommen einem Projektteam viel mehr Ideen, als wenn Sie sich allein darüber Gedanken machen würden, wie Sie das Projekt erfolgreich beenden. Ein weiterer Vorteil liegt an den Personen im Team, denn Sie haben für jede Aufgabe einen Experten mit im Boot. Sie müssen sich also nicht um Technik kümmern, wenn dies nicht ihr bevorzugter Bereich ist. Wo Vorteile in der Projektarbeit im Team sind, ergeben sich auch Nachteile. Schließlich arbeiten unterschiedliche Charaktere an einem Projekt. Das kann durchaus kompliziert werden.

# 1. Erfolgsfaktor im Projektmanagement – Spielregeln

Spielregeln im Projektteam gemeinsam festlegen – Sie als Projektleiter haben die Aufgabe, Ihr Projektteam zu führen, zu koordinieren und zu delegieren. Auch sind Sie maßgeblich an der Auswahl der Mitglieder beteiligt. Steht das Projektteam fest, wird es Zeit, bestimmte Spielregeln aufzustellen.

Warum bedarf es Spielregeln? Die Antwort darauf ist ganz einfach. Schauen Sie sich Ihre Teammitglieder mal genauer an. Jeder von Ihnen hat eine Persönlichkeit, jeder von Ihnen ist Experte auf seinem Gebiet. Und jeder von Ihnen hat seine eigene Meinung und möchte alles besser wissen. Es kann schnell zu Unstimmigkeiten führen, wenn keine festen Regeln herrschen. Ausreden lassen, seine Meinung vertreten und Ideen mit einbringen sollte jeder von ihnen dürfen, ohne dass ein anderes Mitglied abwertende Worte ausspricht. Das kann eine der Spielregeln sein. Fragen Sie im Projektteam, was sich jeder Einzelne wünscht oder wie er/sie sich die Zusammenarbeit im Team vorstellt. Aus all den Informationen entwickeln Sie gemeinsam die Spielregeln im Projekt.

# 2. Entscheidungen entwickeln und treffen

Entscheidungen im Team treffen – Die Idee zum bevorstehenden Projekt steht bereits und die Auswahl der Teammitglieder wurde aufgrund von Experten getroffen. Jetzt heißt es, gemeinsam Entscheidungen zu treffen, um einen Projektplan auf die Beine zu stellen. Jeder darf seine Ideen in den Raum werfen. All diese Ideen aus dem Brainstorming werden erstmal zusammengetragen. Eventuell fertigen Sie auf einem Whiteboard verschiedene Listen an. Schließlich haben Sie Experten an Board. Mit den verschiedenen Listen aus jedem speziellen Bereich verlieren Sie nicht die Übersicht. Stehen Ideen auf dem Whiteboard heißt es gemeinsam, als Projektteam die richtigen Entscheidungen für ein erfolgsbasiertes Projekt zu treffen. Vergessen Sie aber im Laufe der Projektarbeit nicht, dass vorab getroffene Entscheidungen sich auch ändern können. Deshalb ist es wichtig, diese Entscheidungen immer wieder erneut in Meetings zu besprechen und gegebenenfalls zu verbessern.

# 3. Verantwortung übertragen

Team-Verantwortung – Ein weiterer wichtiger Punkt in der Arbeit mit einem Projektteam ist die Verantwortung. Natürlich muss Vertrauen sich erst entwickeln. In erster Linie tragen natürlich Sie als Projektleiter die Verantwortung für alle getroffenen Entscheidungen. Wären Sie nicht in der Lage sind, gute von schlechten Entscheidungen zu trennen, würde man Ihnen ein Projekt nicht übertragen. Sie als Projektleiter müssen aber auch lernen, Verantwortung abzugeben. Denn Sie können nicht in jedem Bereich ein Profi sein. Dafür haben Sie in Ihrem Projektteam Experten im Boot. Nichtsdestotrotz hat jedes Mitglied doppelt Verantwortung zu tragen.

  • Jedes Mitglied ist dafür verantwortlich, dass seine Aufgaben korrekt und rechtzeitig fertig sind.
  • Jedes Mitglied trägt allerdings auch die Verantwortung für das Gesamtergebnis des Projekts.

# 4. Vertrauen ans Projektteam übergeben

Vertrauensbasis schaffen – Verantwortung übertragen heißt, zeitgleich auch zu vertrauen. In jedem Projekt wird deshalb ein Vertrauensvorschuss gegeben. Schließlich haben Sie das Projektteam nicht nach Nasenfaktor, sondern nach Experten ausgesucht. Trotzdem ist Vertrauen im Projektteam immer wieder ein Problem. Was versteht man unter Vertrauen im Team? Zum einen ist es natürlich das Einhalten von Deadlines. Alle Aufgaben sind zeitlich aufeinander abgestimmt. Kommt nur eine Deadline in Verzögerung, kippt das gesamte Projektmanagement. Vertrauen heißt auch, sich dem Projektteam anzuvertrauen, sollte man als Experte bemerken, dass Zeitverzögerung ansteht. Teilen Sie dies sofort und ohne Umwege dem Team mit. Vielleicht hat jemand eine Idee, wie die Verzögerung gestoppt werden kann. Vertrauen heißt auch, dass jedes Mitglied nur die Aufgaben übernimmt, von denen er auch wirklich Ahnung hat. Jede Aufgabe an sich zu reißen und dann nicht zu können schafft Nichtvertrauen im gesamten Team.

# 5. Kommunikation im Projektteam ist ein MUSS

Jederzeit Kommunikationsbereit – Damit all diese wichtigen Punkte im Projektmanagement greifen können, ist es unabdingbar, die Kommunikation untereinander zu beherrschen. Kommunikation muss immer klar und verständlich für alle Mitglieder des Teams sein. Hier kommen die Spielregeln wieder zum Tragen. Bei der Kommunikation im Projektmanagement wird festgelegt, wie häufig zum Beispiel ein Meeting stattfindet. Außerdem wird festgelegt, wie die Kommunikation außerhalb der Meetings stattfinden soll. Welche Mittel stehen zur Verfügung – Telefon, Projektmanagement Tools usw. Kommunikation im Projektmanagement muss jederzeit stattfinden. Erkennen Sie ein Problem, kommunizieren Sie dieses sofort. Es ist niemandem geholfen, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist. Finden Sie etwas, was wertvoll für das Projekt sein könnte, informieren Sie alle Teammitglieder darüber.

# 6. Konflikte in Teams aus der Welt schaffen

Konflikte lösen – Konflikte kommen vor, da dies einfach menschlich ist. Ziel ist es allerdings, sich mit Konflikten auseinanderzusetzen und diese im Team zu klären. Konflikte lösen kann man lernen. Reden Sie im Projektteam niemals hinter dem Rücken anderer. Es entsteht eine sich abwärtsdrehende Spirale, die zu Misstrauen führt und somit das ganze Projekt zum Scheitern bringen kann. Sie als Projektleiter haben die Aufgabe, im Projektmanagement Konflikte zu erkennen und zu lösen. Genauso gehört es zu Ihren Aufgaben, mit den richtigen Worten diese Konflikte aus der Welt zu schaffen. Denn mit dem Vorschlaghammer und Vorhaltungen den anderen Teammitgliedern gegenüber schaffen Sie Konflikte nicht aus dem Weg.

# 7. Fehler in der Projektarbeit: Was können Sie dagegen unternehmen?

Alle genannten Punkte haben eines gemeinsam – nicht beachtet können diese zu Fehlern führen. Ein Projektteam besteht aus mehreren Mitgliedern. Das heißt aber nicht, dass jeder nur für sich und seine Aufgaben zuständig ist. Vielmehr ist es so, dass ein Projektteam wie ein Zahnrad arbeitet. Jedes Mitglied und jede Aufgabe ist übergreifend auf das nächste Mitglied und die folgende Aufgabe. Deshalb müssen all die genannten Punkte unbedingt beachtet werden. Spielregeln festlegen und Kommunikation sind die ersten wichtigen Punkte, die es im Projektteam zu beachten gilt.

Auf der anderen Seite sind Fehler nicht nur im gesamten Projektteam zu finden. Fehler beziehen sich in der Regel auch auf Entscheidungen in dem Projekt. Es wurden zu Beginn gemeinsam Entscheidungen getroffen. Wie bereits erwähnt, sollten diese Entscheidungen Bestandteil eines jeden Meetings sein. So kann man feststellen, ob die getroffenen Entscheidungen immer noch richtig sind oder ob sie überdacht werden sollten. Fehler können immer passieren und sind teilweise sogar notwendig. Gerade wenn ein neues Projekt ansteht und zum Erfolg getrieben werden soll. Entscheidend hierbei ist, dass Fehler sofort mitgeteilt und notiert werden. So ist es eher unwahrscheinlich, dass diese Fehler ein zweites Mal passieren.


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