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Ordnerstruktur: Logik in der Ablage im Office

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Ablage im Office, Ordnerstruktur

Haben Sie schon einmal Urlaub in einem Ferienhaus gemacht oder einer Ferienwohnung? Ist Ihnen dabei aufgefallen, dass es Ihnen gar nicht schwergefallen ist, sich in der fremden Küche zurechtzufinden. Das Besteck ist in der Schublade, das Geschirr im Schrank darüber. Aufgrund der logischen Zuordnung gab es keine lange Suche, sondern Sie fühlten sich gleich wie zu Hause. Warum also nicht diese Logik für das eigene Office übernehmen, um Daten abzulegen? Herrscht eine einheitliche digitale Ordnerstruktur vor, dann erleichtert das allen Mitarbeitern das Auffinden von Daten. Dieses ist umso wichtiger, da die Tendenz des papierlosen Büros weiter steigt. Die folgenden fünf Schritte sorgen für Logik in der Ablage im Office.

Wo liegt das Problem?

Wir kennen es alle: In vielen Unternehmen herrscht keine einheitliche digitale Ordnerstruktur vor, vielmehr regiert hier eine gegenteilige Antimethodik. Ein jeder legt die Daten ganz nach seinen eigenen Vorstellungen ab. Kollege Meier findet es logisch, dass die Rechnungen grundsätzlich im Ordner des jeweiligen Kunden zu finden sind, während Kollegin Bauer einen extra Ordner für Rechnungen anlegt. Das kann funktionieren, doch spätestens wenn es zur Vertretung kommt, ist das Chaos perfekt und das große Suchen beginnt.

Sicherlich können auch digitale Ordnungssysteme, die gemeinsam festgelegt wurden, kollabieren, doch das ist zumeist dann der Fall, wenn sie zu kleinteilig oder zu grobmaschig sind. Bei beiden Varianten fehlt einfach die Logik in der Ablage im Office. Das heißt, dass es nicht ausreichend ist, die Unterlagen systematisch abzulegen. Sondern erst eine geordnete Ordnerstruktur sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht im Untergrund verschwinden.

Im Übrigen: Verlassen Sie sich keinesfalls auf die Schlagwortsuche, da diese in der Regel lediglich 3 % der Daten abdeckt.

Ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem schaffen

Wichtig ist, dass an der Schaffung einer neuen Ordnerstruktur unbedingt alle Mitarbeiter gemeinsam arbeiten, zusammen mit der EDV-Abteilung. Denken alle mit, dann ist es möglich, Logik in der Ablage im Office zu schaffen – also ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem zu generieren. Dazu kommt, dass alle motiviert sind, um die Ordnung letztendlich auch umzusetzen.

Schritt 1: Sich einen Überblick verschaffen

Es existiert keinerlei Ordnerstruktur, die man einfach übernehmen kann. Soll eine Dateiablage hilfreich und effizient sein, dann ist es wichtig, dass sie den Anforderungen und Abläufen des Unternehmens entspricht. Daher ist vorab eine Bestandsaufnahme vorzunehmen. Dafür ist ein Blick auf die alte Ordnerstruktur hilfreich. Im Anschluss ist aufzulisten, welche übergreifenden Themen relevant sind:

  • Buchhaltung
  • Finanzen
  • Personal
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Kunden

Ist das geschehen, sollte der Blick darauf fallen, welche Daten überhaupt anfallen: Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Schriftverkehr etc. Zudem gilt es, sich die Frage zu beantworten, welche Mitarbeiter auf die Daten zugreifen und wie oft man diese benötigt.

Schritt 2: Sinnvolle Gruppierungen finden

Jetzt wird es ein wenig kniffliger, da die Überlegung ansteht, nach welchen Regeln die einzelnen Dokumente zu ordnen sind. Sinnvoll kann es sein, einzelne Themen wie beispielsweise Lieferscheine und Rechnungen zu bündeln, anstatt diese dem einzelnen Kunden zuzuordnen. Allerdings gibt es hier kein Richtig oder Falsch. Besser ist es, wenn das Team entscheidet, welche Lösung optimal ist, da diese die täglichen Anforderungen an die Arbeit erfüllt und zugleich den besten Überblick garantiert.

Schritt 3: Ein übersichtliches Ablagesystem entwerfen

Hinsichtlich der vielen Informationen besteht immer die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Empfehlenswert ist es, die Ordnerstruktur mit einer Mind-Map zu entwerfen. Dafür müssen Sie einfach ein großes Blatt Papier nehmen und die Namen des Unternehmens in die Mitte schreiben. Ordnen Sie die Hauptordner mit den Hauptthemen, wie Buchhaltung, Vertrieb, Personal etc., kreisförmig an. Nun zweigen von jedem Hauptordner die entsprechenden Unterordner ab. Weitere Unterordner werden bei Bedarf erstellt. Allerdings ist es nicht effizient, mehr als drei Ordnerebenen zu erschaffen, da jedes Dokument mit maximal 3 Klicks erreicht werden sollte.

Schritt 4: Den digitalen Ablageverlauf erstellen

Übertragen Sie entsprechend der Mind-Map die neue Struktur in ein Unterverzeichnis auf dem PC. Der erste Schritt besteht aus der Auflistung der Hauptordner, für die klare Benennungen wichtig sind, damit alle Beteiligten sich hier problemlos zurechtfinden können. Auf Ebene 2 legen Sie nun die entsprechenden Unterordner an und eventuell auf ebene 3. Empfehlenswert ist es auch, die Ordner zusätzlich mit den Zahlen von 01 bis 10 zu benennen. Aufgrund der Übersichtlichkeit sollten keinesfalls mehr Ordner bestehen. Durch die Zahlen ist es möglich, die bestehende Ordnung beizubehalten, da es niemanden gelingt, einen neuen Ordner einzureihen. Zudem ist es so möglich, die alphabetische Reihung zu umgehen und die Ordner so nach den eigenen Vorstellungen anzuordnen. Gleich an erster Stelle gehören die Ablageregeln, damit sich ein jeder Mitarbeiter immer wieder informieren kann.

Ein Beispiel für eine Ablagestruktur der ersten Ebene:

00_Ablagespielregeln
01_Personal
02_Kunden
03_Vertrieb
04_IT
05_Marketing

Tipp: Es ist sinnvoll, dass die Dateien auf der dritten Ebene ein Datum aufweisen. Als Erstes sollte das Jahr stehen, dann der Monat und der Tag sowie ein aussagekräftiger Name. Dabei ist darauf zu achten, dass grundsätzlich die gleiche Schreibweise genutzt wird.

Schritt 5: Sicherung der alten Daten

Bevor die neue Ordnerstruktur zum Einsatz kommt, sollte von der IT-Abteilung zuerst ein Backup des alten Datenbestandes erstellt werden. Geben die Techniker ihr Okay, dann kommt ausschließlich das neue System zum Einsatz. Alle Mitarbeiter haben innerhalb eines vereinbarten Zeitraums Zeit, die alten Daten in das neue System zu verschieben. Der Zeitraum sollte rund eine Woche betragen, denn so schiebt niemand diese Arbeit auf die lange Bank. Im Anschluss wird die alte Struktur gelöscht, damit niemand aus Versehen darauf wieder zurückgreift und sie nutzt. So wird letztendlich Logik in der Ablage im Office geschaffen.

Warum eine einheitliche Ordnerstruktur sinnvoll ist

Spätestens bei der ersten Vertretung, die ohne Übergabe erfolgt, beispielsweise bei einer Krankheitsvertretung, zeigt sich der Nutzen einer solchen einheitlichen Ordnerstruktur. Ein jeder findet sich sofort zurecht und weiß genau, wo die jeweiligen Dokumente zu finden sind. Damit sinkt die Zeit der Einarbeitung, und ein Qualitätsverlust bleibt aus.

Doch es gibt auch noch andere Effekte, die eine solche einheitliche Ordnerstruktur mit sich bringt:

Die Struktur kann als eine Art Checkliste genutzt werden, um so zu überprüfen, ob eventuell ein wichtiges Dokument fehlt. Ein wichtiger Bereich enthält keine Dokumente? In dem Fall müssen diese dann erstellt oder angefordert werden.
Bei der Entwicklung der neuen Ordnerstruktur ist es zudem möglich zu überprüfen, ob alle benötigten Dokumentenvorlagen vorhanden, einheitlich und mit dem Unternehmenslogo versehen sind.


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