• 0228 955 0220

Konfliktmanagement in Projekten: Drei Anwendungsbeispiele

© Jeanette Dietl/Fotolia
Konfliktmanagement in Projekten

Konflikte gibt es in allen zwischenmenschlichen Beziehungen, überwiegend aber am Arbeitsplatz, wo wir mehr Zeit verbringen als Zuhause mit unseren Lieben. Konfliktmanagement in Projekten ist Programm.

Immer wenn mindestens zwei Kollegen oder zwei Parteien beteiligt sind, die unterschiedlichen Interessen innerhalb eines gemeinsamen Umfeldes vertreten, hauptsächlich innerhalb eines Teams, das gut funktionieren sollte, damit Betriebsprozesse eingehalten werden können, kann es zum großen Knall kommen.

Konfliktmanagement in Projekten – gehen wir es an

Die Geschäftsleitung kann oft vorbeugen oder eingreifen, um die Personen in unterschiedliche Teams oder andere Büros zu setzen oder auch eine inhaltliche Trennung der Aufgabengebiete vornehmen.

Schwieriger wird es jedoch, wenn Projektteams im Zaum zu halten sind, die oft abteilungsübergreifend zusammengesetzt werden und notwendigerweise zusammenarbeiten müssen, sei es aufgrund ihrer speziellen Kompetenz oder Stellung oder Ihres Wissens. Dann ist die Führungsetage darauf angewiesen, das Projektteam konfliktfrei am Laufen zu halten. Nur wie? Die Lösung lautet: richtiges Konfliktmanagement in Projekten. Doch der Reihe nach.

Wieso kommt es überhaupt gerade in Projekten häufig zu Konflikten?

Wie wir oben bereits gesehen haben, gibt es überall Konflikte, ein konfliktfreies Projekt durchzuführen, wäre utopisch. Hier begegnen sich häufig mehrere Einzelkämpfer am runden Tisch, die unter Umständen eine Front gegen den Projektleiter bilden – oder jeder für sich eine eigene Ansicht gegen die vielen anderen Anwesenden und Abteilungen durchboxen will. Was extrem schwierig ist, denn innerhalb von Projekten geht es – je nach Organisationsstruktur – um Macht und verschiedene Zuständigkeiten, also eher weniger um persönliche Konflikte zwischen den Beteiligten, was aber durchaus zusätzlich zum Tragen kommen kann. 

Mit welchen Problemen ist das Konfliktmanagement in Projekten konfrontiert?

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten, weswegen die Beteiligten während eines Projektes in den Kampf gegeneinander ziehen könnten, aber einige der häufigsten Ursachen können wir uns nachfolgend anschauen. Die Liste ist nicht abschließend:

Ein grundsätzliches Problem, das bei jedem Konflikt vorkommt, ist das Kommunikationsproblem zwischen allen Beteiligten. Dinge werden schlecht, falsch oder gar nicht angesprochen oder von den Zuhörern falsch aufgefasst und schon ist der Streit eröffnet. Klare Kommunikation ist daher das A und O in jeder brenzligen Situation. Doch dazu später bei den Lösungen.

Damit eng verbunden sind auch die technischen Entscheidungen der Leitung, die eventuell nicht gut kommuniziert wurden. Die Betroffenen wissen also nicht genau, worum es geht und durch diesen Spielraum entstehen falsche Beurteilungen, Meinungen und Einschätzungen, die in der Folge ebenso falsch weitergegeben werden und für Zündstoff sorgen können.

Konfliktmanagement kann man lernen

Wenn das Projekt startet, sollten außerdem auch alle notwendigen Beteiligten (die man auch „Ressourcen“ nennt), teilnehmen können, um sich fachlich einbringen zu können. Werden die dringend benötigten Mitarbeiter jedoch nicht von ihrem jeweiligen Abteilungsleiter für die Projektarbeiten freigestellt, muss auf wichtige Informationen verzichtet werden, was das gesamte Projekt nachteilig beeinflussen kann. Das nennt man Ressourcenkonflikt.

Nicht nur mangelnde Beteiligung und Kommunikation sind vom Konfliktmanagement in Projekten zu lösen, sondern auch die Kostenfrage. Man möchte mit dem Projekt viel erreichen und für große Qualität beim Ergebnis sorgen. In vielen Fällen hat dafür jedoch zu wenig Mitarbeiter oder zu wenig Geld. Die Ressource „Kapital“ muss daher genauso dringend bereitgestellt werden wie die Mitarbeiter.

Wenn nun alle Kosten geklärt sind und alle Beteiligten erfolgreich am runden Tisch sitzen, kommen noch weitere Probleme ins Spiel. Allen voran der Zielkonflikt: Warum sind die Mitarbeiter überhaupt hier? Worum geht es bei dem Projekt? Was soll am Ende dabei herauskommen? Welche Punkte müssen geklärt werden? Solche Zielkonflikte können das komplette Projekt scheitern lassen, weil den Mitarbeitern die Vorgabe fehlt, was sie überhaupt zu tun haben.

Daran schließt sich direkt der nächste Konflikt an: Bei vielen Zielen und Aufgaben innerhalb des Projekts muss unbedingt feststehen, welche Aufgaben Priorität haben. Auch die Zuständigkeiten für die Aufgaben müssen als weiterer Konfliktpunkt geregelt sein. Jeder muss genau wissen, worum es geht und was er zu tun hat.

Aufgaben des Projektleiters beim Konfliktmanagement in Projekten

Aufgrund der vorgenannten Vielzahl der vorhandenen möglichen Konflikte ergeben sich für den Projektleiter wesentlich mehr als drei zentrale Punkte. In diesen zieht er alle Register des Konfliktmanagements die in Projekten zu ziehen sein müssen. Er hat dafür zu sorgen, dass durch klare Absprachen und Vorgaben und eine gewisse Voraussicht Konflikte bereits im Voraus unterbunden werden, bestehende Konflikte, die möglicherweise bereits zwischen den Beteiligten existieren, sollten rechtzeitig deeskaliert und noch besser aus der Welt geschafft werden.

Er hat also tatsächlich zusammengefasst drei Hauptaufgaben, denen er sich dabei stellen muss:

  1. Beim Konfliktmanagement in Projekten geht es darum, dass der Projektleiter Konfliktpotenziale von vornherein reduziert.
  2. Durch vorausschauendes Handeln und aufmerksames Beobachten muss er versuchen, erste Anzeichen für Konflikte rechtzeitig zu erkennen.
  3. Wenn Prävention und Erkennung erfolgt sind, muss er bei auftauchenden oder sich ankündigenden Konflikten sofort mit den beteiligten Personen das Gespräch suchen. Dabei sollte er ihnen aufdecken, was ihm bereits aufgefallen ist und unter Einbeziehung der Beteiligten gemeinsam nach Lösungen suchen.

Konfliktmanagement in Projekten – Beispiele

  1. Konfliktreduzierung

Das vorausschauende Handeln und aufmerksame Beobachten des Projektleiters setzt beispielsweise voraus, dass er sich vorab erkundigt, zwischen welchen Beteiligten innerhalb des Projektteams bereits Unstimmigkeiten bestehen. Eventuell liegen Informationen über formal eingereichte Beschwerden oder andere Probleme vor, auf die er reagieren kann.

  1. Konfliktvermeidung

Wenn die Gruppe sich bereits konfliktfrei trifft, sind mögliche Schwachstellen auszuschalten, die einen Konflikt auslösen könnten. Um dies zu vermeiden, muss der Projektleiter Ziele klar definieren, alle Befugnisse und Zuständigkeiten jedes Mitarbeiters klären, wichtige Entscheidungen deutlich und verständlich kommunizieren, rechtzeitig Änderungen bekannt geben und die Aufgaben so interessant gestalten, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit oder ihren Teilbereich als wichtig und sinnvoll empfinden. Das hält sie auch motiviert.

  1. Konfliktlösung

Wenn trotz Punkt 1 und 2 Konflikte auftreten, ist es wichtig, dass der Projektleiter diese anspricht und mit den Beteiligten gemeinsam in einem Gespräch löst. Er tritt dabei als Mediator zwischen den verschiedenen Personen oder Gruppen auf und lässt sie jeweils ihre Sicht der Dinge darstellen, wobei er darauf achten muss, dass das Gespräch sachlich bleibt. Dann unterstützt er die Beteiligten dabei, gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten. Die gemeinsam gefundene Lösung muss dann umgesetzt und zu einem späteren Zeitpunkt oder am besten in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Solange, bis der Konflikt beseitigt ist. Wenn die Lösung nicht funktionieren sollte, muss das Gespräch erneut stattfinden und die Lösung entsprechend angepasst werden. Warum hat sie nicht funktioniert? Wo haben sich neue Probleme aufgetan? Wie kann man diese nachbessern und ausschalten?

Wichtige Glieder in der Projektkette

Das wichtigste Glied in der Projektkette ist also der Projektleiter. Dieser verfügt über gewisse Kommunikationsfähigkeiten, nicht nur für das Projekt selbst. Sollte in Projekten ein Konfliktmanagement nötig sein, kommuniziert er dieses.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich bereits bei der Erstellung des Projektteams darauf zu achten, einen fähigen und möglichst beliebten Projektleiter zu bestimmen. Er sollten nicht bereits in seiner Person selbst ein vorhandenes Konfliktpotenzial mit einem oder mehreren Beteiligten herumtragen.


Das könnte Sie auch interessieren: Konfliktlösung im Team: So lösen Sie Konflikte dauerhaft

* Selbstverständlich können Sie den 150 Euro Gutschein sowie eBooks und Leitfäden auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 [r]evolution. Impressum | Datenschutz