• 0228 955 0220

Was ist ein Kondolenzbrief und wie verfasst man ihn?

© Pixelot/Fotolia
Kondolenzbrief

Nicht nur im privaten Umfeld können wir mit dem Tod eines Menschen konfrontiert werden, auch im beruflichen Alltag kommt es vor, dass beispielsweise aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten sterben. In solchen Fällen muss ein Kondolenzbrief verfasst werden. Wie Sie einen solchen Kondolenzbrief verfassen, erfahren Sie hier.

Verifizierung ist alles – wichtige Informationen sammeln

Nichts ist schlimmer, als wenn man den Familienangehörigen kondoliert, obwohl der Betreffende gar nicht verstorben ist. Deshalb vergewissern Sie sich, ob die Meldung vom Tod der betreffenden Person auch wirklich zutreffend ist. Hierzu können Sie verschiedene Quellen nutzen:

  • Pressemeldungen
  • Todesanzeigen in lokalen Medien
  • Kontaktpersonen im Umfeld der Person
  • Internet beziehungsweise soziale Netzwerke

Konnten Sie verifizieren, dass eine Person tatsächlich verstorben ist, dann können Sie einen Kondolenzbrief verfassen.

Das Erscheinungsbild beim Kondolenzbrief

Falls es notwendig ist, einen solchen Brief zu schreiben, dann beginnen Sie am besten mit der „Verpackung“. Damit ist vor allem das Briefpapier oder die Art der Karte gemeint, auf denen Sie den Text schreiben. Zudem ist zu überlegen, ob Sie einen neutralen Briefumschlag verwenden, falls das normalerweise verwendete Corporate Design sehr auffällig ist. Die Beibehaltung der sonst verwendeten Briefblätter und Umschläge hat allerdings den Vorteil, dass die Adressaten sofort wissen, von wem der Kondolenzbrief stammt. Hier gilt es, einen zurückhaltenden Eindruck zu vermitteln.

Anrede beim Kondolenzbrief

Beim Verfassen eines Kondolenzbriefes ist es wichtig, von Beginn an Fingerspitzengefühl zu zeigen. Das gilt bereits für die Anrede, die Sie verwenden. Orientieren Sie sich hierbei am besten an dem Verhältnis, in welchem Sie, Ihr Chef und das Unternehmen zu dem Verstorbenen standen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten der Anrede (die hier genannten Namen stellen lediglich Beispiele dar):

  • „Liebe Ursula“ oder „Lieber Max“ (für Hinterbliebene von Kollegen bei einem engen, persönlichen Verhältnis)
  • „Liebe Frau Müller“ oder „Lieber Herr Maier“ (für Angehörige ehemaliger Mitarbeiter bei nicht so enger Bindung)
  • „Sehr geehrte Frau Grau“ oder „Sehr geehrter Herr Rot“ (für Angehörige von Geschäftspartnern)

Ausschlaggebend ist tatsächlich, wie eng die Beziehung zum Verstorbenen selbst beziehungsweise zu seinen engsten Angehörigen war. Wichtig ist, dass die Anrede das herrschende Verhältnis authentisch wiedergibt. Eine zu persönlich oder zu distanzierte Anrede sorgt mindestens für Verwirrung und im schlimmsten Fall für Verärgerung.

Welchen Inhalt sollte ein Kondolenzbrief haben?

Für das Verfassen eines guten Kondolenzschreibens ist der Inhalt von immenser Bedeutung. Sie wissen nicht, was Sie schreiben sollen? Vor allem eines sollte aus dem Kondolenzbrief herausgelesen werden können, nämlich die Betroffenheit, die der Tod ausgelöst hat. Lassen Sie niemals zu, dass es eine lästige Routine wird, einen Kondolenzbrief zu verfassen. Verwenden Sie Formulierungen, die nicht übertrieben sind und dennoch deutlich machen, wie betroffen Sie, Ihr Chef und das Unternehmen sind. Schreiben Sie zum Beispiel:

  1. Wir haben mit großer Betroffenheit vom Tod Ihrer Frau erfahren.
  2. Der so plötzliche Tod Ihres Mannes macht uns fassungslos.
  3. Die Nachricht vom Tod unseres ehemaligen Mitarbeiters Herr Schulz betrübt uns sehr.

Diese beispielhaften Formulierungen wirken einerseits angenehm zurückhaltend, drücken aber trotzdem ganz deutlich aus, dass der Tod Sie nicht kalt lässt, sondern Betroffenheit in Ihnen ausgelöst hat.

Die Würdigung des Verstorbenen im Kondolenzbrief

Neben der Benennung der herrschenden Betroffenheit sollte, wenn Sie einen Kondolenzbrief verfassen, stets auch eine Würdigung des Verstorbenen vorgenommen werden. Dabei geht es nicht darum, ihn in übertriebener Form zu loben, sondern in ehrlicher Weise auf seine Verdienste für das Unternehmen hinzuweisen. Dies sollten Sie wieder in Abhängigkeit davon tun, um wen es sich bei dem Verstorbenen handelt und in welchem Verhältnis er zu Ihnen, Ihrem Chef oder zum Unternehmen stand.

Bei einem Kondolenzbrief für verstorbene Geschäftspartner erinnern Sie doch an sein Engagement bei gemeinsamen Projekten, an sein Verhandlungsgeschick oder an seine sympathische Art bei geschäftlichen Treffen.

Müssen Sie einen Kondolenzbrief für verstorbene Mitarbeiter verfassen, dann stellen Sie ohne Übertreibung seine lange Zugehörigkeit zum Unternehmen und seine Verdienste um den Erfolg heraus. Erwähnen Sie, wie wichtig der Verstorbene für das gute Betriebsklima war und wie groß die Lücke ist, die er hinterlässt.

Besonders schwierig ist es, einen Kondolenzbrief für verstorbene Angehörige von Mitarbeitern zu verfassen. Der Mitarbeiter ist noch im Unternehmen und bedarf deshalb besonderer Aufmerksamkeit Ihrerseits. Lassen Sie ihn wissen, wie beeindruckt Sie beispielsweise von seinem Engagement bei der Pflege der kranken Frau oder des gebrechlichen Vaters waren. Sie können auch an Begegnungen mit dem verstorbenen Familienmitglied erinnern, falls es solche gab.

Angebot der Hilfe im Kondolenzbrief

Haben Sie den Haupttext für den Kondolenzbrief fertig gestellt, können Sie noch ein Hilfsangebot formulieren. Bieten Sie Ihre oder die Unterstützung des Unternehmens an. Tun Sie dies aber immer unter dem Vorbehalt, dass die Hilfe gewünscht wird. Wenn der Adressat auf das Angebot eingeht, ist es gut, tut er es nicht, ist es ebenfalls vollkommen in Ordnung. Als mögliche Formulierungen könnten dienen:

  • Lassen Sie uns wissen, wenn wir Ihnen in irgendeiner Weise behilflich sein können.
  • Falls wir Sie irgendwie unterstützen können, stehen wir gerne an Ihrer Seite.
  • Sollten Sie Hilfe benötigen, sind wir sehr gerne bereit, sie Ihnen zukommen zu lassen.

So oder in ähnlicher Weise zeigen Sie dem Adressaten, dass er auf Sie und das Unternehmen zählen kann, falls es notwendig sein sollte. Dadurch vermitteln Sie den Hinterbliebenen ein Gefühl der Sicherheit in einer Zeit, in der jede Sicherheit verlorengegangen ist.

Die richtige Grußformel für den Kondolenzbrief

Am Ende eines jeden Briefes steht ein angemessener Gruß an den Adressaten. Bei einem Kondolenzschreiben haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, noch einmal Ihren Gefühlen Ausdruck zu verleihen und gute Wünsche zu formulieren. Lassen Sie den Empfänger wissen, dass Sie ihm in schwieriger Zeit Kraft, die Liebe seiner Familie und Trost von vielen Seiten wünschen. Teilen Sie ihm zudem mit, dass Sie an ihn und seine engsten Angehörigen denken und voller Mitgefühl sind. Sind die Hinterbliebenen im Glauben verwurzelt, gehen Sie gerne darauf ein. Ansonsten lassen Sie dieses Thema unerwähnt. Was Sie bei einem Kondolenzschreiben außerdem vermeiden müssen, sind altbekannte Floskeln. Sie wirken abgedroschen und vermitteln den Eindruck, dass der Brief im Schnellverfahren verfasst wurde.


Das könnte Sie auch interessieren: DIN-5008: Geschäftsbrief erstellen nach DIN-Norm

* Selbstverständlich können Sie den 150 Euro Gutschein sowie eBooks und Leitfäden auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 [r]evolution. Impressum | Datenschutz