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Präzise und effizient kommunizieren – So machen Sie es richtig!

© Patrizia Tilly/Fotolia
Erfolgreich kommunizieren

Von einer präzisen Kommunikation hängt im Unternehmen vieles ab. Mitarbeiter wissen bei einer klaren sprachlichen oder schriftlichen Anweisung, was sie zu tun haben und erledigen ihre Aufgaben effizient und erfolgsorientiert. Eine präzise Kommunikation räumt Missverständnisse aus und unterstützt dabei, den Arbeitsalltag zielorientiert gemeinsam zu bewältigen. Der folgende Artikel zeigt, wie Sie im Unternehmen kommunizieren und worauf es dabei ankommt.

Warum es uns so schwerfällt, effizient zu kommunizieren

Die Kommunikation in einem Unternehmen bezieht sich einerseits auf den Kontakt mit dem Kunden. Ebenso ist sie aber von zentraler Bedeutung, wenn zwischen den einzelnen Mitarbeitern respektive den unterschiedlichen Abteilungen Informationen auszutauschen sind. Jeder Mitarbeiter ist dabei stets bestrebt, sein Bestes zu geben.

Zu kommunikativen Schwierigkeiten kommt es im Unternehmen häufig aufgrund falscher Bescheidenheit. So möchte man einen anderen Mitarbeiter oder gar den Vorgesetzten nicht enttäuschen, verärgern oder verletzen.

Deshalb neigt man mitunter dazu, die eigenen Wünsche hinten anzustellen und kehrt Probleme sogar unter den Tisch. Die Konsequenzen, die daraus resultieren können, betreffen jedoch nicht nur denjenigen Mitarbeiter, sondern manchmal auch das ganze Unternehmen. Daher ist es von zentraler Bedeutung, dass immer klar kommuniziert wird, was einem auf dem Herzen liegt. Das gilt vor allem für unangenehme Dinge oder eventuelle Probleme.

Vielleicht macht man seinem Kollegen oder Chef dann nicht immer unbedingt eine Freude. Man sorgt jedoch dafür, dass Probleme auf den Tisch kommen und das nach Lösungen gesucht wird. Diese können dann in die weitere Arbeit einfließen. Mitarbeiter sollten also ruhig ansprechen, wenn sie mit irgendeiner Aufgabe ein Problem haben oder wenn sie sich überfordert fühlen.

Eine klare Zielsetzung erleichtert das Kommunizieren

Wer in einem Unternehmen damit betraut ist, Projekte zu organisieren, für reibungslose Abläufe zu sorgen oder Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, der muss die präzise Kommunikation unbedingt beherrschen.

Ein Vorgesetzter muss beispielsweise in der Lage sein, in klaren Worten zu formulieren, was er vom einzelnen Mitarbeiter möchte. Damit keine Missverständnisse entstehen können, sollte man sich vorher genau überlegen, was man erreichen möchte, und diese Ziele möglichst präzise ausdrücken.

Definieren Sie diese Zielvorgaben vorab sehr genau. Wer sich vor der Aufgabenverteilung, vor dem Gespräch mit den Mitarbeitern bewusst macht, welches Ziel erreicht werden soll, kann sich auch deutlicher ausdrücken. Auch lohnt es sich, zwischendurch die Perspektive zu wechseln.

Man sollte sich als Projektleiter oder Vorgesetzter in die Mitarbeiter hineinversetzen. Dabei kann man dann feststellen, ob man die geforderte Aufgabe selbst richtig verstehen würde. Wenn man sich ab und an in seine Mitarbeiter hineinversetzt, lernt man ihre Perspektive und ihre Position besser kennen. Man kann sich so eine Kommunikationsstrategie zurechtlegen und eventuelle Probleme feststellen.

Beim Kommunizieren nicht um den heißen Brei herumreden

Vorgesetzte und Projektmanager sollten sich immer darüber bewusst sein, dass zu lange Reden nur zu einem Abfall der Aufmerksamkeit führen. Mitarbeiter hören anfangs zu, werden dann aber unruhig. Sie warten im Grunde auf klare und unmißverständliche Ansagen. Ein Projektleiter sollte es unbedingt vermeiden, um den heißen Brei herumzureden. Er sollte seine Forderung gleich stellen und sagen, was er möchte. Dabei kommt es auch immer auf die richtige Formulierung an.

Wenn man zum Beispiel möchte, dass ein Mitarbeiter bestimmte Unterlagen für ein Meeting vorbereitet, sollte man ihm klare Anweisungen geben. Auf Formulierungen, wie „zeitnah“ oder „schnellstmöglich“ sollte dabei verzichtet werden. Ein Mitarbeiter kann mehr damit anfangen, wenn ihm ein genauer zeitlicher Rahmen gesteckt wird.

Weiterhin empfiehlt es sich, kurz zu begründen, warum diese Aufgabe in diesem Zeitraum erfüllt werden muss. So kann der Projektmanager etwa sagen, dass er die Unterlagen bis 14.00 Uhr auf seinem Schreibtisch haben möchte, damit er sie noch durchsehen kann.

Präzise zu kommunizieren heißt auch, zuhören zu können

Nachdem man seine Anweisungen an die Mitarbeiter weitergegeben hat, sollte man nicht auf dem Absatz kehrtmachen. Vielmehr sollte man dem Mitarbeiter die Chance geben, zu der soeben erteilten Anweisung Stellung zu beziehen. Es kann schließlich immer sein, dass Fragestellungen auftauchen oder dass sich der Mitarbeiter noch unsicher ist.

Wer seinen Mitarbeitern nicht nur Anweisungen erteilt, sondern auch bereit ist, ihm anschließend zuzuhören, trägt zu einem guten Betriebsklima bei. Ebenso ist es wichtig, die Wünschen, Bedenken und Bedürfnisse jedes Mitarbeiters ernst zu nehmen.

Sollten auch nach einer klar kommunizierten Anweisung Probleme auftreten, dann ist gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten. So sollte man es seinem Mitarbeiter nicht übel nehmen, wenn er feststellt, dass er die Aufgabe nicht allein oder nicht im zeitlich gewünschten Rahmen erledigen kann.

Kritisieren Sie diesen Mitarbeiter dann nicht und strafen Sie ihn auch nicht mit einem unfreundlichen Blick. Überlegen Sie besser gemeinsam, wie die Aufgabe trotzdem noch zu aller Zufriedenheit zu erfüllen ist. Mitarbeiter arbeiten motivierter, wenn man ihnen durch eine klare Kommunikation das Gefühl gibt, dass man sie ernst nimmt.

Beim Kommunizieren macht der Ton die Musik

Fungiert man als Vorgesetzter oder Projektleiter in einem Unternehmen, dann übt man unweigerlich eine Autoritätsposition aus. Dennoch ist es wichtig, dass man sich nicht künstlich als Chef aufspielt. Ein Unternehmen kann nur erfolgreich arbeiten, wenn alle Teammitglieder am gleichen Strang ziehen.

Ganz gleich, ob Vorgesetzter oder Abteilungsmitarbeiter. Eine klare Kommunikation kann der Belegschaft das Gefühl vermitteln, dass alle zusammengehören und dass die Arbeit des einen nur erfolgreich ist, wenn der andere ebenso mitarbeitet. Vorgesetzte sollten also bestimmt, aber dennoch freundlich mit ihrer Belegschaft reden.

Klarer wird die Kommunikation auch, wenn sie nicht ausschließlich digital erfolgt; denn auch in Zeiten der Digitalisierung schätzen viele Mitarbeiter immer noch das persönliche Gespräch.

Wenn es dann um das Zuhören geht, sollte immer ein persönlicher Blickkontakt erfolgen. Der Mitarbeiter erhält so das Gefühl, dass man ihm wirklich aufmerksam zuhört und dass seine Anmerkungen nicht ungehört verklingen, sondern man diese tatsächlich ernst nimmt.

Dennoch sollte man bei all den freundlichen Worten das eigentliche Ziel nie aus den Augen verlieren. Es ist äußerst wichtig, dass Anweisungen klar und mit so wenigen Worten wie möglich, jedoch mit so vielen wie nötig ausgesprochen werden.

Wenn man für die präzise Kommunikation im Unternehmen eine Faustregel formulieren möchte, dann könnte man sagen: Erst das Ziel definieren, dann klare und unmissverständliche Anweisungen aussprechen und schließlich dem Gegenüber die Möglichkeit bieten, dazu Stellung zu beziehen.


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