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Kassenbuch führen: So geht’s richtig!

© Eisenhans/Fotolia
Kassenbuch

Als Unternehmer ist es gang und gäbe, Geld in die Kasse zu legen und/oder zu entnehmen. An sich keine große Sache, aber nur, wenn der Unternehmer die Vorgänge entsprechend verbucht beziehungsweise diese mit entsprechenden Belegen nachweisen kann. Notfalls kann er diese auch selbst erstellen – die sogenannten Eigenbelege. Auf den Eigenbelegen muss mindestens das Datum stehen, ob es sich um eine Entnahme oder Einlage handelt, die Höhe des Betrags sowie der Name und die Unterschrift des Unternehmers. Umsatzsteuer muss hier nicht berechnet werden. Was das Führen vom Kassenbuch damit grundlegend zu tun hat, lesen Sie in diesem Artikel!

Achtung: Seien Sie äußerst penibel bei der Erstellung der Eigenbelege, denn hier schaut das Finanzamt besonders genau hin!

Eigenbelege: Das sollten Sie wissen!

Vor der Erstellung von Eigenbelegen sollten Sie wissen, dass diese vom Finanzamt nicht so gerne gesehen werden. Auch für den Unternehmer können Sie äußerst unangenehm werden, da er bei Eigenbelegen immer unter einem gewissen Rechtfertigungsdruck gegenüber dem Finanzamt steht. Genau deswegen sollten Sie auf die Erstellung von Eigenbelegen nur im äußersten Notfall zurückgreifen; etwa wenn Sie private Einlagen oder Einnahmen in Ihrer Firma tätigen! Dasselbe gilt, wenn Sie Eigenbelege verwenden, um beschädigte oder verloren gegangene Fremdbeläge zu ersetzen.

Eigenbelege erstellen: Das sollten Sie beachten!

  • Erstellen Sie sofort nach der Einlage oder der Entnahme einen Eigenbeleg. In diesem Moment haben Sie nämlich noch alle Fakten im Kopf, was nach Wochen oder Monaten nicht mehr der Fall ist.
  • Achten Sie darauf, dass der auf dem Eigenbeleg notierte Betrag zu 100 % korrekt ist.
  • Umsatzsteuer muss genau in Summe und Prozent auf dem Eigenbeleg ausgewiesen werden.
  • Auf dem Eigenbeleg muss unbedingt der Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers auftauchen.
  • Begründen Sie genau, warum diese Ausgabe notwendig war. Darum sollten Sie den genauen Zweck der Ausgabe auf den Eigenbeleg notieren.
  • Natürlich dürfen auf Eigenbelegen das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Firmeninhabers nicht fehlen.

Tipp: Um zu verhindern, dass Belege verloren gehen, sollten Sie diese gleich einscannen oder mit dem Smartphone abfotografieren. Damit kommen Sie erst gar nicht in Verlegenheit, einen Eigenbeleg ausstellen zu müssen.

Was passiert, wenn das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird?

Lange Zeit mag es gut gehen, doch irgendwann trifft es jeden Freiberufler, jeden Selbstständigen und Unternehmer – die Betriebsprüfung durch einen Finanzbeamten. Dieser wird sich natürlich auch das Kassenbuch ganz genau ansehen. Dabei prüft er das Kassenbuch nicht nur auf eine ordnungsgemäße Führung, sondern auch, ob alle Änderungen der Software und/oder Eingaben umfassend dokumentiert wurden.

Formelle Fehler sind immer problematisch, denn dadurch kann das Finanzamt Ihre komplette Buchführung verwerfen. In so einem Fall wird es verdammt teuer, denn dann schätzt das Finanzamt einfach Ihre Einnahmen! Solche Schätzungen sind in der Regel immer höher als die tatsächlichen Einnahmen!

Wissenswert: Für jede Buchhaltung sind Belege von maßgeblicher Bedeutung. Darüber hinaus muss die im Kassenbuch angegebene Summe immer mit dem tatsächlichen Kassenbeleg übereinstimmen.

Achtung: Da es sich bei dem Kassenbuch um ein Nebenbuch der Buchhaltung handelt, sind hier entsprechende Gesetze einzuhalten! Das wären:

  • das Handelsgesetzbuch
  • die Abgabenverordnung
  • das Umsatzsteuergesetz
  • das GOBD

Welche Vorgaben und Anforderungen muss man beim Führen des Kassenbuchs erfüllen?

  • Alle Einlagen und Entnahmen der Kasse müssen täglich festgehalten werden. Die rechtliche Grundlage ist im § 146 abs. 1 AO nachzulesen.
  • Die Nachvollziehbarkeit muss immer gegeben sein. Das bedeutet, dass keine Buchung ohne Belege durchgeführt werden dürfen. (§ 238 Abs. 1 und 2 HGB).
  • § 239 Abs. 2 HGB schreibt vor, dass alle Einträge ins Kassenbuch richtig, vollständig, geordnet und zeitgerecht sein müssen.
  • Genau wie Rechnungen müssen Kassenbücher für zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Die Verwendung elektronischer Kassenbücher wird im § 146 a AO GOBD geregelt. Hierbei muss sichergestellt sein, dass die benutzte Software alle Geschäftsvorfälle zeitgerecht, geordnet, richtig und vollständig aufzeichnet. Daneben muss die Software über entsprechende Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um die getätigten Geschäftsvorfälle nachschauen und/oder überprüfen zu können.
  • Laut § 22 Abs. 2 UstG gibt es auch beim Kassenbuch eine Aufzeichnungspflicht für die Umsatzsteuer.

Achtung: Kassennachschau!

Die Mitarbeiter Ihres Finanzamtes können jederzeit während Ihrer üblichen Öffnungszeiten auftauchen und eine sogenannte Kassennachschau durchführen. Dabei prüft das Finanzamt alle Sachverhalte, die für die Besteuerung notwendig sein können (§ 1466 AO).

Welche Anforderungen müssen Registrierkassen erfüllen?

Seit dem 01.01.2017 gelten neue Kassenrichtlinien. Nachfolgend erfahren Sie, welche Anforderungen Registrierkassen erfüllen müssen:

Alle Streckenzähler, Registrierkassen, Taxameter und Waagen mit Registrierkassenfunktion müssen alle für das Finanzamt relevanten Daten vollständig und unverändert aufzeichnen und speichern.

Achtung: Es ist nicht erlaubt, dass man nur Rechnungsendsummen speichert!

Kassenbuch: So führen Sie es gesetzeskonform

Jeder Eintrag ins Kassenbuch enthält eine Vielzahl an Angaben und Informationen, was es in großen Unternehmen schwieriger macht, das Kassenbuch handschriftlich zu führen. Es ist aber allerdings auch nicht unmöglich, vor allem wenn es in der Firma nur sehr wenig Bargeldverkehr gibt.

Für das Anlegen und Verwalten eines Kassenbuchs empfehlen sich vor allem digitale Hilfsmittel. Mithilfe der Software ist es leicht, Kassenbücher rechtssicher zu erstellen und zu führen.

Tipp: Wollen Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen, sollten Sie am besten ein bereits fertig gebundenes Buch im Handel kaufen.

Achtung: Finanzbehörden setzen eine Unveränderbarkeit der Buchführung voraus! Aus eben diesem Grund dürfen Sie Ihr Kassenbuch nicht einfach per Excel führen.


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