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Tipps für Geschäftsreisen ins Ausland – briefen Sie Ihren Chef

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Geschäftsreisen ins Ausland

In einer zunehmend vernetzten und immer globalisierteren Welt unterhalten viele Unternehmen nicht nur Geschäftsbeziehungen im eigenen Land. Sie pflegen auch Kontakte in andere Staaten. Da bleiben Geschäftsreisen ins Ausland nicht aus. Bei einer solchen Reise gibt es, einiges zu beachten, denn nicht alle Staaten bieten die gleichen Sicherheitsstandards für Reisende. Aufgrund kultureller oder religiöser Unterschiede existieren viele Stolperfallen, in die ein Geschäftsreisender geraten kann. Hier können Sie lesen, wie Sie als Assistenz Ihren Chef für eine Geschäftsreise ins Ausland richtig briefen.

Wissen ist alles – Grundinformationen zum Reiseziel

Wenn Ihr Vorgesetzter eine geschäftliche Reise ins Ausland unternehmen möchte, ist er darauf angewiesen, dass Sie ihm alle notwendigen Informationen zukommen lassen. Er ist vermutlich so beschäftigt, dass er sich auf Sie verlässt. Daher ist es wichtig, dass er von Ihnen zunächst einmal alle wichtigen Grundinformationen zum Reiseziel erhält. Im Rahmen der Reiseplanung sollten Sie Ihren Chef in Form einer kurzen Zusammenstellung briefen und so mit den wichtigsten Informationen versorgen. In einer solchen Briefing-Liste sollten vor allem Hinweise zu den folgenden Themen enthalten sein:

  • Zeit beachten (in vielen Ländern muss mit Zeitverschiebungen gerechnet werden)
  • Klimatische Bedingungen (wichtig für die Kleidungswahl)
  • Landessprache (in welcher Sprache bei Meetings gesprochen wird)
  • Verhaltensweisen (z. B. zur Art der Begrüßung oder zu dem Überreichen von Visitenkarten)
  • Religiöse Gegebenheiten (welche Religionen sind verbreitet, daraus resultierende Verhaltensweisen gegenüber Geschäftspartnern)
  • Kulturelle Eigenarten (z. B. angemessenes Verhalten gegenüber verschiedenen Personen, wie etwa Frauen oder alten Menschen)
  • Gesetzeslage (z. B. bezüglich Ein- und Ausfuhr von Waren, erlaubter Geldmenge oder des Genusses von Alkohol)

Das Wissen um diese grundlegenden Dinge ist dazu geeignet, dass Sie Ihren Chef bestmöglich auf seine Geschäftsreisen ins Ausland vorbereiten.

Detailliertes Briefing zu Geschäftsreisen ins Ausland erspart Unannehmlichkeiten

Damit Ihr Chef wirklich umfassend vorbereitet ist, können Sie ihm aber noch weitere, wichtige Tipps mit auf den Weg geben. So gehören auch detaillierte Informationen bezüglich wichtiger Dokumente, der Gesundheitsvorsorge oder Essgewohnheiten zu den Dingen, die für ihn auf Geschäftsreisen ins Ausland interessant sind. Außerdem ist das Thema mobile Internetverbindung von Bedeutung. Des Weiteren ist es von Vorteil, wenn Sie Ihrem Chef Hinweise geben, wie er am unkompliziertesten durch die Sicherheitskontrollen am Flughafen kommt. Hier ein paar Informationen für Sie.

Dokumente sichern schafft Sicherheit

Wer ins Ausland reist, der benötigt normalerweise entsprechende Reisedokumente. Diese gehen gerne mal unterwegs verloren oder werden sogar gestohlen. Deshalb raten Sie Ihrem Chef dazu, dass er alle wichtigen Dokumente von Ihnen kopieren lässt und neben den Originalen auch die Kopien mit auf die Reise nimmt. So kann er bei einem Verlust zumindest seine Identität nachweisen. Zudem werden die kopierten Dokumente die Neubeschaffung deutlich erleichtern.

Gesundheit geht vor – vor Geschäftsreisen ins Ausland Versicherungsschutz klären

Reist Ihr Chef geschäftlich ins Ausland, ist es zunächst ratsam, dass Sie ihm in einem Briefing Informationen geben, ob er eventuell bestimmte Schutzimpfungen benötigt, beispielsweise gegen Malaria. Solche Informationen können Sie über das Auswärtige Amt erhalten, indem Sie einfach auf die Website schauen. Suchen sie nach Reiseinformationen zum Zielland.

Außerdem wird dringend dazu geraten, dass sowohl Reisende als auch Geschäftsreisende vor Reiseantritt eine möglichst umfassende Reisekrankenversicherung abschließen, die auch für Auslandsaufenthalte gilt. Die notwendigen Informationen besorgen Sie Ihrem Chef einfach, indem Sie mit seiner Krankenkasse sprechen. Dort erhalten Sie Informationen zu den Versicherungsvarianten und den enthaltenen Leistungen. Ihr Chef sollte eine Auslandskrankenversicherung wählen, in der zumindest die folgenden Leistungen enthalten sind:

  • Ambulante und stationäre ärztliche Behandlung oder Operation
  • Heilbehandlungen und Versorgung mit Hilfs- und Arzneimitteln
  • Zahnbehandlungen und Zahnersatz-Reparatur
  • Transport von der Unterkunft in eine Klinik vor Ort und zurück
  • Rücktransport vom Ausland in eine Klinik in Wohnortnähe

Durch diese Leistungen der Auslandsreisekrankenversicherung wird gewährleistet, dass Ihr Vorgesetzter bei allen Geschäftsreisen ins Ausland jederzeit umfassend medizinisch versorgt ist. Die meisten Krankenkassen legen Wert darauf, dass die von ihnen abgedeckten Leistungen bei Geschäftsreisen ins Ausland jeweils medizinisch notwendig sind, also von einem Mediziner vor Ort verordnet wurden. Die Behandlung in vielen Ländern ist sehr teuer. Daher sollte Ihr Chef beim Abschluss einer Krankenversicherung für Auslandsaufenthalte außerdem darauf achten, dass die Krankenkasse die medizinische Behandlung im Ausland auch wirklich übernimmt.

Landestypisches Essen – Nahrung ist wichtig, aber nicht immer verträglich

Wozu Sie Ihren Chef vor Geschäftsreisen ins Ausland unbedingt briefen sollten, sind die landestypische Essgewohnheiten, die im Zielland auf ihn warten. Gerade in Entwicklungs- oder Schwellenländern landen oftmals für unsere kulinarischen Gewohnheiten eher ungewöhnliche Dinge auf den Tisch. In vielen Ländern der Erde ist es ein Zeichen der Höflichkeit und Gastfreundschaft, wenn der Gastgeber traditionelle Speisen serviert.

Bereiten Sie Ihren Chef darauf möglichst gut vor, indem Sie ihm beispielsweise eine Liste mit möglichen, landestypischen Köstlichkeiten erstellen, die eventuell auf ihn warten könnten. So kann er sich innerlich auf ungewöhnliche Speisen einstellen. Außerdem sinkt dadurch das Risiko, dass er seinen Gastgeber vor lauter Überraschung durch eine ablehnende Haltung vor den Kopf stößt oder gar beleidigt.

Kontakt aufbauen und halten – WLAN-Router und Powerbank

Bei Geschäftsreisen ins Ausland ist es oftmals notwendig, dass sich Ihr Chef mit anderen Führungskräften auch kurzfristig beraten kann. Um aber eine schnelle Verbindung aufzubauen, benötigt er ein stets geladenes Handy beziehungsweise einen Laptop mit vollem Akku. Zudem ist ein Internetzugang nötig. Gute Möglichkeiten, auch auf Reisen immer einen aufgeladenen Akku zu haben, erreichbar zu sein oder Kontakt aufnehmen zu können, sind ein mobiler Router für WLAN und sogenannte Powerbanks zum Aufladen von Handys und Laptops. Weisen Sie Ihren Chef beim Briefing für seine Reise auf solche Hilfsmittel hin und fragen ihn, ob Sie sie für ihn besorgen sollen.

Wenn Ihr Chef solche technischen Hilfsmittel bei sich hat, ist er an fast jedem Ort der Erde in der Lage, Telefon- oder Video-Konferenzen abzuhalten und schnelle Entscheidungen zu treffen. Auf diese Weise werden Geschäftsreisen ins Ausland für das Unternehmen zu einem Erfolg und Sie haben mit Ihrem Briefing dazu beigetragen.


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