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Geschäftsreisen professionell organisieren

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Geschäftsreise organisieren

Nicht alle Geschäfte lassen sich über das Internet tätigen. Um beispielsweise schwierige Verhandlungen effizient führen zu können, ist es besser, vor Ort zu sein. Denn heikle Punkte lassen sich einfach besser in einem persönlichen Gespräch klären. Wenn Sie als Assistenz der Geschäftsführung tätig sind, werden Sie vermutlich oft mit der Organisation einer Geschäftsreise betraut. Wie Sie am besten eine Geschäftsreise professionell organisieren, können Sie hier lesen.

Reiseübersicht – Grundlage bei der Organisation jeder Geschäftsreise

Um eine Geschäftsreise professionell organisieren zu können, ist es vor allem notwendig, dass Sie sich eine möglichst detaillierte Übersicht über alles verschaffen, was die geplante Reise betrifft. Dies funktioniert am besten, indem Sie zunächst die folgenden Fragen beantworten:

  • Wohin führt die Geschäftsreise (Reiseziel, ein Ort oder mehrere)?
  • Welche Art von Hotelzimmer wird benötigt (zu klären sind Kosten, freie Kapazitäten, Anfahrtswege)?
  • Wie lange soll die Reise dauern (exakte Reisedaten sind wichtig für die Buchung von Flügen)?
  • Welche Gesprächspartner gibt es vor Ort (mit wem gibt es wann Termine, Dauer der Gespräche)?
  • Werden Transportmittel benötigt (Mietwagen, Tickets für Inlandsflüge, Zugtickets)?

Erstellen einer Checkliste

Eine Geschäftsreise professionell zu organisieren heißt, alles im Blick zu behalten und vor allem nichts zu vergessen. Damit dies nicht geschieht, erstellen Sie eine detaillierte Checkliste, auf der Sie sämtliche Dinge notieren, die erledigt werden müssen. Auf einer solchen Liste müssen Dinge auftauchen wie:

  • Reisedokumente auf Gültigkeit überprüfen (Visum beantragen, falls notwendig)
  • Dokumente kopieren und als Nachweis mitnehmen (falls die Originale verloren gehen)
  • Terminkalender, Visitenkarten bereitlegen
  • Informationen zu Ein- und Ausfuhrbestimmungen zusammenstellen
  • Zusammenstellung von wichtigen Adressen, Telefonnummern (Botschaft, Konsulat, Klinik, Hotels, Geschäftspartner)
  • Flüge und andere Transportmittel buchen (also Flug- und Zugtickets, Mietwagen, Fahrdienst)
  • Hotels suchen und reservieren (besondere Wünschen klären, falls vorhanden)
  • Finanzmittel in Landeswährung besorgen (unter Umständen Kreditkarte des Unternehmens bereitlegen)
  • Versicherungen abschließen (Krankenversicherung, Gepäckversicherung, Reiserücktrittsversicherung)
  • Medikamente mitnehmen (falls notwendig)
  • Terminklärung mit Gesprächspartnern vor Ort
  • Abschluss von speziellen Tarifen für Handy oder Internet

Die einzelnen Punkte auf einer solchen Checkliste versehen Sie am besten mit einer Deadline. So vermeiden Sie, dass Sie sie zu spät in Angriff nehmen und dadurch vielleicht in zeitliche Bedrängnis geraten. Erledigen Sie die Punkte Schritt für Schritt und haken Sie sie auf der Liste ab, wenn sie abgearbeitet sind.

Informationen zum Reiseziel

Die Reise in ein fremdes Land ist immer mit Unwägbarkeiten verbunden, weil das Reiseziel eventuell in einem anderen Kulturkreis beheimatet ist und dort andere Verhaltensweisen im Umgang miteinander verlangt werden. In asiatischen Ländern gilt es beispielsweise als Zeichen guten Benehmens, nach dem Essen laut aufzustoßen oder am Tisch zu rauchen. Aber auch grundlegende Kenntnisse zur Landeswährung, der verwendeten Landessprache oder bezüglich besonderer Regeln im Straßenverkehr (zum Beispiel Linksfahrgebot) sollten vor Antritt der Geschäftsreise eruiert werden. Zudem sollten Sie sich informieren, ob es spezielle Ess- oder auch Trinkgewohnheiten gibt. So verhindern Sie, dass Sie zum Beispiel durch das Ablehnen von Ihnen nicht bekanntem Essen den Gastgeber beleidigen. Bekanntermaßen besiegelt man etwa in Russland Geschäftsabschlüsse nicht selten mit ein paar Gläsern Wodka.

Dokumente – Visum, Flugtickets und Hotelreservierung

Wenn Sie eine Geschäftsreise professionell organisieren möchten, kümmern Sie sich frühzeitig darum, dass alle notwendigen Dokumente vorhanden sind. Informieren Sie sich über die Notwendigkeit eines Visums bei der Einreise. Die Beantragung eines solchen kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Zudem ist es wichtig, dass alle notwendigen Reiseunterlagen griffbereit sind. Wenn Sie die passenden Flüge oder Zugtickets rechtzeitig buchen, kann es später nicht zu Missverständnissen kommen.

Bezüglich der Reisedaten sollten Sie allerdings immer berücksichtigen, dass sich die Abreise- oder Ankunftszeiten von Flügen immer wieder kurzfristig ändern können. Lassen Sie sich die Reisedaten immer vom Anbieter schriftlich bestätigen und vergewissern Sie sich auch, ob das Abflug-Terminal das gleiche bleibt, sonst stehen Sie oder Ihr Chef möglicherweise am falschen Gate.

Behalten Sie daher die gebuchten Flüge oder Zugreisen immer im Auge und lassen sich von den Anbietern über jede noch so kleine Terminänderung informieren. Wird dann beispielsweise ein Abflug nach vorne verschoben oder findet das Boarding an einem anderen Gate statt, bleibt Ihnen ausreichend Zeit, um als Reisender zum Airport zu gelangen beziehungsweise Ihren Chef rechtzeitig über die Änderung in Kenntnis zu setzen.

Versicherungsschutz sicherstellen

Zur professionellen Organisation einer Geschäftsreise gehört es auch, sich um einen adäquaten Auslandsversicherungsschutz zu kümmern. Suchen Sie verschiedene Angebote heraus und vergleichen Sie die Leistungen miteinander. Bei Erkrankungen sollte die reibungslose Versorgung in einer Praxis oder Klinik sichergestellt sein. Außerdem kann es sinnvoll sein, wenn die Versicherung die Rückführung eines Patienten gewährleistet. Ebenso wichtig ist es, dass die Übernahme aller Kosten für notwendige Behandlungen im Leistungsumfang der Reiseversicherung enthalten ist. In vielen Ländern ist die Behandlung sehr teuer und wird nur durchgeführt, wenn eine Kostenübernahme garantiert ist. Je mehr Leistungen die Versicherung anbietet, desto besser sind Sie oder Ihr Chef während der Geschäftsreise versorgt.

Verbindung halten – Internet-Telefonie oder Auslands-Tarif

Für Geschäftsreisende, die ins Ausland fliegen, ist es wichtig, auch von unterwegs aus mit dem eigenen Unternehmen kommunizieren zu können. Gerade bei komplexen Verhandlungen werden häufig Rückfragen notwendig, beispielsweise an die Produktion oder den Vertrieb. Nicht selten sind weitere Absprachen mit der eigenen Unternehmensführung notwendig. Wollen Sie für sich oder Ihren Chef eine Geschäftsreise professionell organisieren, kümmern Sie sich um dieses Thema und buchen zum Beispiel einen zusätzlichen Auslandstarif oder auch ein Paket mit Internet-Telefonie bei Ihrem Handy-Anbieter. So ist die kontinuierliche Verbindung zu wichtigen Gesprächspartnern in der Heimat sichergestellt.

Wenn Sie für sich selbst eine Geschäftsreise professionell organisieren, vergessen Sie nicht, in Ihrem Büro für Ordnung zu sorgen. Leiten Sie Ihren Telefonanschluss zu Ihrer Vertretung oder auf Ihr Handy um. Außerdem stellen Sie Ihren Mail-Account so um, dass eingehende Nachrichten auf Ihren Laptop umgeleitet werden. Möchten Sie den Absender einer E-Mail über Ihre Abwesenheit informieren, erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz. Diese sieht dann jeder, der Ihnen eine Nachricht schickt. Mit diesen kleinen aber wichtigen Umstellungen im technischen Bereich gehen Sie sicher, dass in Ihrer Abwesenheit keine wichtigen Nachrichten verloren gehen.


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