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Eisenhower-Matrix: Optimieren Sie Ihren Tagesablauf

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Eisenhower Prinzip

Zeit kann der Unternehmer niemals genug haben. Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Fakten rund um die Eisenhower-Methode zusammengefasst.

Als Unternehmer müssen Sie täglich eine lange Liste mit Aufgaben bewältigen. Vieles bleibt dabei unerledigt. Ihr Schreibtisch läuft schon über vor unerledigten Aufgaben? Sie sind langsam am Ende Ihrer Kräfte und wissen nicht, was sie zuerst erledigen sollen? Haben Sie sich schon einmal mit dem Zeit- und Selbstmanagement auseinandergesetzt? Die Eisenhower-Methode ist eine Technik aus diesem Bereich, die Ihnen dabei hilft, Ihren Tagesablauf besser zu strukturieren.

Der Ursprung des Eisenhower-Prinzips

Bereits der amerikanische Präsident Eisenhower schätzte diese Methode und nutzte sie zum Zeit- und Projektmanagement, also um seine Aufgaben effizienter bewältigen zu können.

Die Charakteristika der Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Matrix basiert auf einem System, das es dem Anwender einfach macht, seine Aufgaben entsprechend zu priorisieren. Ein angenehmer Nebeneffekt der Anwendung dieser Technik ist, dass der Anwender noch einmal seinen zu erledigenden Aufgaben Aufmerksamkeit schenken muss.

Was macht die Eisenhower-Matrix aus?

Das Eisenhower-Prinzip basiert darauf, dass als unwichtig bewertete Aufgaben entweder an andere zu delegieren oder ignorieren sind. Damit die Stärken der Eisenhower-Matrix aber zum Tragen kommen können, ist die Grundvoraussetzung, dass der Anwender über eine entsprechende Weisungsbefugnis verfügt und die Erlaubnis hat, seinen Tagesablauf entsprechend selbst zu planen. Gleichzeitig muss er natürlich über eine gewisse Disziplin verfügen.

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Beim Eisenhower-Prinzip beurteilt man Aufgaben nach zwei Faktoren. Nach der Dringlichkeit und der Wichtigkeit. Dadurch entstehen 4 Bereiche, in die die Aufgaben einzusortieren sind. Diese vier Bereiche sehen Sie in der Folgenden Aufstellung:

  • wichtig und dringlich
  • dringlich, aber weniger wichtig
  • wichtig, aber nicht dringlich
  • weder wichtig noch dringlich

So werden die angeordneten Aufgaben bewertet

  • Aufgaben, die unter die Kategorie wichtig und dringlich eingeordnet sind, sollten sofort abgearbeitet werden – vor allem aus dem Grund, da es sich hierbei um Aufgaben handelt, die für das Erreichen des Projektziels von maßgeblicher Relevanz sind.

Was sind wichtige und dringliche Aufgaben?

Unter die Kategorie wichtig und dringlich fallen z. B. Kundenbeschwerden, Mahnungen, Abmahnungen usw.

  • Die Aufgaben, die Sie als wichtig, aber nicht dringlich bewerten, können Sie etwas veschieben. Sie sollten aber mit der Erledigung nicht zu lange warten, da diese Aufgaben für die Abwicklung des Bereichs relevant sind. Darum ist es sinnvoll, für derartig wichtige Aufgaben feste Termine zu bestimmen.
  • Werden Aufgaben als dringlich, aber nicht wirklich wichtig beurteilt, sollten Sie zeitnah erledigt werden. Fehlen Ihnen hierfür aktuell Kapazitäten, können Sie diese Aufgaben bedenkenlos an Untergebene abgeben.

Was sind dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben?

Unter die Kategorie dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben fällt z. B. das Einholen von Angeboten, das Prüfen von Rechnungen usw.

  • Gelten Aufgaben als weder wichtig noch dringlich, können Sie diese an Untergebene abgeben bzw. deren Erledigung erst einmal aufschieben.

Fazit

Das Eisenhower-Prinzip ist eigentlich eine relativ einfache Methode, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Durch die UND-Verknüpfung der beiden Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ können Sie alle zu erledigenden Aufgaben sehr schnell priorisieren. Von Vorteil ist, dass diese Technik auch ohne Hilfsmittel umgesetzt werden kann.

Sobald aber sehr viele Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip beurteilt werden sollen, kann ganz schnell die Übersicht verloren gehen. Zudem findet das Eisenhower-Prinzip seine Grenzen bei der individuellen Wahrnehmung von Problemen: Während eine Person eine bestimmte Aufgabe als äußerst wichtig und dringlich empfindet, ist eine andere der Meinung, dass diese Aufgabe vielleicht wichtig, aber nicht dringlich ist.

Weitere Methoden, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren, wären das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse, die Pomodoro-Technik und die Alpen-Methode.


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