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Von der Einführung bis zur Zertifizierung der ISO 9001:2015

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ISO 9001:2015

Unternehmen oder Organisationen, die sich für die Verwendung eines Qualitätsmanagement-Systems auf Grundlage der ISO 9001:2015 entscheiden, müssen mehrere Schritte durchlaufen, um von der Einführung bis zur Zertifizierung der ISO 9001:2015 zu gelangen. Was es alles für Sie und Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu tun gibt, erfahren Sie hier.

Entscheidung für ein Qualitätsmanagement

Der erste und wichtigste Schritt hin zu einer Zertifizierung nach der ISO 9001:2015 ist Ihre grundsätzliche Entscheidung, mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation an einem solchen Zertifizierungsverfahren teilzunehmen. Damit treffen Sie gleichzeitig die Entscheidung, im Unternehmen ein Qualitätsmanagement einzuführen. Dieses hilft Ihnen dabei, alle Bereiche genauer zu verstehen, zu analysieren und Maßnahmen zu ergreifen, die der Optimierung sämtlicher Prozesse und Abläufe dienen. Die ISO 9001:2015 wurde auf folgende Ziele hin erstellt und vor nicht allzu langer Zeit erneuert:

  • Anpassung an die Weltmärkte
  • Beachtung komplexer werdender Produkte/Dienstleistungen
  • Reaktion auf stärkere Vernetzungen

Neben diesen grundlegenden Zielen soll die Beachtung der in der ISO 9001:2015 enthaltenen Normen dazu beitragen, Ihre Prozesse zu optimieren, den Korrekturbedarf zu reduzieren, Chancen früher zu erkennen, Risiken zu minimieren und Geld einzusparen.

Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015 braucht Steuerung

Wenn Sie sich entschieden haben, mit der ISO 9001:2015 zu arbeiten, benötigen Sie entsprechend kompetentes Personal in Gestalt eines Beauftragten für das Qualitätsmanagement. Er erhält von Ihnen den Auftrag, ein solches Qualitätsmanagement-System nicht nur einzuführen, sondern ist zudem dafür verantwortlich, dass es nach seiner Implementierung auch „in Betrieb“ bleibt beziehungsweise konsequent und dauerhaft umgesetzt wird. Damit er eine solch verantwortungsvolle Aufgabe effizient bewältigen kann, muss er von Ihnen mit entsprechenden Rechten und Pflichten ausgestattet werden.

Falls Sie selbst mit dieser Aufgabe betraut werden, lassen Sie sich mit möglichst weitreichenden Vollmachten ausstatten. Dies ist deshalb sinnvoll, weil die Implementierung eines Qualitätsmanagement-Systems in nahezu jeden Bereich eines Unternehmens oder einer Organisation eingreift. Umfassende Vollmachten ersparen Ihnen ständige Rechtfertigungen vor Mitarbeitern oder Kollegen, die mit Ihren Maßnahmen vielleicht nicht ganz einverstanden sind.

Zwar verlangt die ISO 9001:2015 nicht mehr explizit, dass ein solcher Beauftragter aus der höchsten Führungsebene stammt. Allerdings ist es sinnvoll, die große Verantwortung für die Einführung und Zertifizierung nach ISO 9001:2015 im obersten Leitungsbereich anzusiedeln. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass genau diese Führungsebene in den Zertifizierungsprozess miteinbezogen wird. Letztlich sind auch Sie als Eigentümer, Ihr Geschäftsführer oder Ihr Finanzchef gemäß der Norm eine nicht zu vernachlässigende, für das Qualitätsmanagement interessante Personengruppe.

Implementierung der ISO 9001:2015 in die Geschäftsprozesse

Sind Sie als Beauftragter für das Qualitätsmanagement ernannt worden, beginnen Sie damit, eine sogenannte Qualitätsmanagement-Dokumentation zu erstellen. Diese Aufgabe können Sie am effizientesten erledigen, wenn Sie alle Unternehmensprozesse in dreifacher Hinsicht bearbeiten:

  • Identifikation
  • Dokumentation
  • Anpassung

Das bedeutet, Sie müssen zunächst den Ist-Zustand erkennen und erfassen. Sehen Sie suboptimal funktionierende Prozesse, passen Sie sie auf Basis der ISO 9001:2015 an. Bei einer solchen Analyse der vorhandenen Qualitätsmanagement-Elemente fällt Ihnen sehr schnell auf, wenn eventuell Prozesse, die für die Zertifizierung vorgeschrieben sind, fehlen. Ihre Aufgabe besteht dann darin, diese Prozesse nachträglich in das Qualitätsmanagement-System einzubauen.

In diesen Bereich der Implementierung gehört auch die Erstellung von allen notwendigen Dokumenten. Dazu gehören beispielsweise eine Unternehmensmatrix (grafische Abbildung der Unternehmensstrukturen), die sogenannte Prozesslandkarte (also eine grafische Darstellung des gesamten Qualitätsmanagement-Prozesses) oder auch eine Vorlage für das Ernennungsschreiben für den Qualitätsmanagement-Beauftragten.

Internes Audit und Managementbewertung

Ist die Dokumentation zum Qualitätsmanagement fertiggestellt, müssen Sie zunächst ein internes Audit durchführen. Hier gilt es festzustellen, dass Qualitätsmanagement nicht nur eingeführt wurde, sondern auch fortgeführt wird. Hierfür ernennen Sie ein Audit-Team, das kontrolliert, ob die Forderungen der ISO 9001:2015 erfüllt sind, die eingeführten Qualitätsstandards greifen und dadurch die Möglichkeit eröffnen, die gesteckten Ziele zu erreichen. Eine vorher durchgeführte Überprüfung der Dokumentation bezüglich des Qualitätsmanagements dient als wichtigste Voraussetzung dafür, dass ein Audit stattfinden kann. Zusätzlich zum Audit findet eine Managementbewertung statt.

Externe Zertifizierungsgesellschaft

Sind diese Schritte abgeschlossen und ein internes Audit erfolgreich durchgeführt, wird eine vorher bestimmte, externe Zertifizierungsinstitution mithilfe der an sie weitergeleiteten Qualitätsmanegement-Dokumentation und eigener Audits kontrollieren, ob alle Anforderungen für eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 erfüllt sind. Dabei geht die Zertifizierungsgesellschaft meist in zwei Schritten vor:

  • Überprüfung der Normkonformität des eingeführten Qualitätsmanagement-Systems
  • Prüfung des Qualitätsmanagement-Systems vor Ort im Unternehmen

Erst nach Abschluss dieser Überprüfungen entscheidet sich, ob Ihr Unternehmen alle Bedingungen für eine Zertifizierung mitbringt.

Zertifizierung des Unternehmens oder der Organisation

Haben Sie sorgfältig gearbeitet und ein Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation implementiert, das auch auf lange Sicht weitergeführt werden kann, wird Ihnen die Zertifizierungsgesellschaft offiziell die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 erteilen. Diese hat normalerweise eine Gültigkeit von maximal drei Jahren. In diesem Zeitraum finden jedes Jahr sogenannte Kontroll- oder Überwachungsaudits statt. Bei diesen werden zumindest die wichtigsten Teile des Qualitätsmanagement-Systems einer erneuten Kontrolle unterzogen. Nach Ablauf der drei Jahre gibt es dann ein Rezertifizierungsaudit, welches nochmals das gesamte Qualitätsmanagement-System überprüft.

Zertifizierung als Bedingung für Kooperationen

Die Durchführung einer Zertifizierung nach dem ISO 9001:2015 kann für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation besonders wichtig sein. Vor allem dann, wenn es um die Neuaufnahme oder Beibehaltung von Geschäftsbeziehungen geht. Immer mehr Unternehmen legen großen Wert darauf, dass ihre Kooperationspartner eine Zertifizierung im Bereich Qualitätsmanagement besitzen. Im schlimmsten Fall kann eine nicht vorhandene Zertifizierung dazu führen, dass ein bisheriger Geschäftspartner Sie nicht länger als Zulieferer oder Vertriebspartner in seiner Liste führen möchte.

Schon aus diesem Grund ist es ratsam, einen solchen Zertifizierungsprozess zu durchlaufen. Aber auch die Aussicht auf optimierte Prozessabläufe und dadurch reduzierte Ausgaben macht die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 für viele Unternehmen zu einem lohnenden Unterfangen.


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