• 0228 955 0220

So versenden Sie Ihre E-Mail-Newsletter datenschutzkonform

© Ainoa/Fotolia
E-Mail-Newsletter

Social Media Netzwerke, allen voran Facebook, und auch Videosequenzen online haben die Werbemöglichkeiten geradezu revolutioniert. Dennoch zählt der Newsletter nach wie vor zu den erfolgreichsten Werbeformen. Wie der E-Mail-Newsletter datenschutzkonform zu gestalten ist, ist jedoch nicht jedem klar. Hier lauert sogar in erheblichem Maße die Gefahr, dass der Absender des Newsletters abgemahnt wird.

Wie das möglich ist? Ganz einfach, weil er nicht berücksichtigt hat, dass ein E-Mail-Newsletter datenschutzkonform abgeschickt werden muss. Um dieser Gefahr aus dem Weg zu gehen, sollten Sie einige Grundregeln beachten. Diese bilden die Voraussetzungen für einen nicht anfechtbaren Datenschutz.

Einwilligung per Double-Opt-In beim E-Mail-Newsletter

In Deutschland wird ein E-Mail-Newsletter datenschutzkonform, wenn man das von der Rechtssprechung geforderte, sogenannte Double-Opt-In-Verfahren anwendet. Im Klartext bedeutet das; bereits für einen einmaligen Newsletter-Versand braucht der Versender die Einwilligung des Empfängers. Das allein reicht jedoch nicht aus. Schließlich wird vom Double-Opt-In-Verfahren verlangt, dass die Einwilligung vom Empfänger noch einmal extra bestätigt werden muss. Damit wird verhindert, dass Dritte das erste Einwilligungssignal manipuliert haben.

Bekannt sind auch Fälle, wo Gerichte zusätzlich eine Protokollierung vom Versender fordern. Diese ist bei Bedarf vorzulegen. Besser ist es also von vornherein dafür zu sorgen, dass die Einwilligung auch später noch nachweisbar ist.

Eine Einwilligung kann man auch automatisch löschen

Bei der Frage, ob man einen E-Mail-Newsletter datenschutzkonform versendet, spielt auch das Löschen von Einwilligungen eine Rolle. Klar ist, der Empfänger kann seiner Einwilligung jederzeit widersprechen und den Newsletter abmelden. Seine Einwilligung kann man allerdings auch automatisch löschen. Das ist dann der Fall, wenn die Zeitspanne zwischen Einwilligung und dem Erhalt der ersten Mail immens groß ist. So zumindest sehen es einige Gerichte.

So wird der Einwilligungsnachweis rechtssicher

Die Einwilligung des Empfängers in das Versenden eines Newsletters ist die eine Seite. Der Nachweis dafür, der auch vor einem Gericht bei einer etwaigen Abmahnung vorgelegt werden muss, die andere. Hier ist eine Protokollierung der Einwilligung der richtige Weg. Allerdings ist es hier erforderlich, den Mausklick auf den Link in der Bestätigungsmail des Empfängers eindeutig und rechtssicher zu beweisen. Leider ist es in der Praxis nicht selten, dass die Details dieses Double-Opt-In-Verfahrens den Mail-Versendern zumindest bis zur ersten Abmahnung entweder nicht bekannt sind oder sie diese nicht ernst genug nehmen.

Wie genau dieses Protokollierung von der Form aussehen soll, da gibt es von den Gerichten allerdings noch keine konkreten Aussagen.

So anonym wie möglich bleiben

Einen E-Mail-Newsletter datenschutzkonform zu versenden, bedeutet auch äußerste Sparsamkeit im Umgang und in der Erhebung von Empfängerdaten walten zu lassen. So muss man dem Empfänger aus Datenschutzsicht auf Wunsch sogar einräumen, dass er den Newsletter auch erhält, wenn er lediglich eine E-Mail-Adresse dem Versender mitteilt.

Eine Online-Abbestellung jederzeit ermöglichen

Eine weitere Pflicht, um dem gesetzlichen Datenschutz zu entsprechen, besteht darin, dem Empfänger jederzeit die Gelegenheit zu geben, den Newsletter auch wieder abbestellen zu können. Dabei reicht es aus, wenn am Ende jeder verschickten Mail ein Link eingebaut wird, der beim Anklicken das Abbestellen auslöst. Das erfolgreiche Abbestellen ist dann auch nach dem Aktivieren des Links dem Empfänger deutlich sichtbar zu bestätigen. Aber der Mail-Versender muss dem Empfänger auch die Möglichkeit einräumen, dass er sich auf anderem Weg aus dem Verteiler austragen lassen kann, das kann per Telefon sein oder auch per Post.

Newsletter bei bestehendem geschäftlichen Kontakt

Wie man einen E-Mail-Newsletter datenschutzkonform an Empfänger auch ohne Einwilligung versendet, mit denen bereits ein Geschäftskontakt besteht, das regelt der § 7, Absatz 3 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb.

Eine solche E-Mail kann demnach versendet werden, ohne Gefahr eine Abmahnung zu kassieren, wenn der Versender Waren oder Dienstleistungen verkauft und er vom Empfänger, der hier als Bestandskunde auftritt, die elektronische Postadresse bekommen sowie einer Verwendung dieser Adresse zur Direktwerbung des Versenders nicht widersprochen hat. Wichtig ist hier, dass der Versender den Bestandskunden bei jeder Verwendung dieser Adresse explizit darauf aufmerksam macht, dass er jederzeit die Möglichkeit hat, einen Verwendungs-Widerspruch zu erklären.

Idealerweise holt man sich die Einwilligung für den E-Mail-Versand zu Werbezwecken am Anfang des geschäftlichen Kontakts ein.

Jedes Bild ist an das Urheberrechtsgesetz gebunden

Ergänzt der Versender seinen E-Mail-Newsletter mit Fotos, sollte er im Rahmen des Datenschutzes darauf achten, dass er sich vom Urheber der Bilder ein entsprechendes Nutzungsrecht eingeholt hat. Wie das geschieht, regelt der § 31 des Urheberrechtsgesetzes. Dabei ist die Art der Fotos nicht von Bedeutung, auch Produktfotos der eigenen Waren, sofern sie nicht vom Versender selbst aufgenommen wurden, unterliegen diesem Gesetz.

Doch auch beim Nutzungsrecht gibt es Unterschiede, denn hier wird von einer privaten und einer gewerblichen Nutzung unterschieden. Mit nicht selber aufgenommenen Fotos den E-Mail-Newsletter datenschutzkonform zu versenden bedeutet, dass man unbedingt beachtet, dass sich das Veröffentlichungsrecht auf die gewerbliche Nutzung bezieht und dies auch deutlich zum Ausdruck kommt.

Genaue Angabe der Preisgestaltung

Betreibt der Versender von einem E-Mail-Newsletter einen Onlineshop, sind die Preise der Artikel sowohl auf dem Webportal wie auch im Newsletter so klar und deutlich zu kommunizieren, wie es der § 1, Absatz 2 der Preisangabenverordnung vorschreibt. Mit den Angaben zusätzlicher Liefer- und Versandkosten und dem Hinweis der gesetzlichen Mehrwertsteuer bekommt der Empfänger des Newsletter die Möglichkeit, Preise verschiedener Anbieter effektiv zu vergleichen, ohne befürchten zu müssen, dass irgendwo versteckte Kosten verborgen sind und erst später nach dem Kauf der Ware offensichtlich werden.

Das Impressum muss stets dabei sein

Der Versender von einem E-Mail-Newsletter muss sich datenschutzgerecht auch mit dem Telemediengesetz beschäftigen. Denn dort regelt der § 5 die rechtliche Frage nach dem Impressum. So ist der Versender verpflichtet, dem E-Mail-Versand ein solches Impressum hinzuzufügen, das mindestens den Namen, die Anschrift und eine gültige E-Mail-Adresse enthält. So ermöglicht das Gesetz eine zügige Kontaktaufnahme.

In der Praxis ist es ausreichend, wenn man den Empfänger der E-Mail über einen Link zum Impressum führt, der auf der Webseite des betreffenden Unternehmens platziert ist, das diesen Newsletter verschickt. Zumindest ist nicht bekannt, das diese Vorgehensweise sich nicht mit dem Datenschutz vereinbaren lässt.


Das könnte Sie auch interessieren: Website und Social Media: diese Inhalte könnten Mitbewerber nutzen

* Selbstverständlich können Sie den 150 Euro Gutschein sowie eBooks und Leitfäden auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 [r]evolution. Impressum | Datenschutz