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E-Mail-Kultur im Unternehmen etablieren und die Zahl der E-Mails langfristig reduzieren

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E-Mails langfristig reduzieren

Im Geschäftsalltag sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Rundmails, Einladungen, Termine, die nur noch per Mausklick bestätigt werden müssen … Und auch der Kunde sucht den persönlichen Kontakt häufig aus Zeitgründen ebenfalls rasch per E-Mail. Damit Sie im Unternehmen nicht die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter an die Bearbeitung von E-Mails binden, müssen Sie die Zahl der E-Mails langfristig reduzieren.

1. Was kann jeder Mitarbeiter tun?

Der Mitarbeiter, der vor dem PC sitzt und die E-Mails entgegennimmt, kann von sich aus bereits auf einige Punkte achten, um die Flut der Nachrichten einzudämmen. Denn er kann kurze Anfragen schnell beantworten und die E-Mail bereits ablegen oder löschen, unwichtigere Dinge für später abspeichern oder sich eine zeitliche Bearbeitungs-Routine angewöhnen.

2. Was muss das Management tun?

Doch der Mitarbeiter allein kann die Flut von Nachrichten im Unternehmen nicht begrenzen. Es müssen daher Regeln und Richtlinien von der Geschäftsführung erstellt werden, die dazu führen sollen, die Anzahl der E-Mails langfristig zu reduzieren. Somit ist nicht jeder Mitarbeiter darauf angewiesen, sich im Alleingang ein System anzueignen, welches möglicherweise sogar seine Kompetenzen überschreitet, sondern die Geschäftsleitung kann Regeln für das gesamte Unternehmen aufstellen.

Grundsätzlich bieten sich immer folgende Möglichkeiten, die „von oben“ angeordnet werden müssen:

 E-Mails…

  • löschen
  • kurzzeitig blockieren/ausschalten
  • intern vorsortieren lassen

Löschen während des Urlaubs

Für jede Firma bieten sich andere, individuelle Lösungen an, um die Flut an E-Mails langfristig zu reduzieren. Besonders viele E-Mails häufen sich erfahrungsgemäß in der Urlaubszeit an. Einige Firmen sind dazu übergegangen, alle E-Mails, die während der Urlaubszeit eingehen, löschen zu lassen, damit der gut erholte Mitarbeiter bei seiner Rückkehr quasi bei null anfangen kann.

Für den Empfänger einer solchen Nachricht – nämlich, dass seine Nachricht gelöscht wurde – ist dies vielleicht weniger serviceorientiert. Sie sollten also bei so einem Vorgehen darauf achten, dass Sie nicht nur auf eine Löschung hinweisen, sondern einen Notfallkontakt benennen. Sie wollen ja Ihre Kunden nicht vergraulen.

Ausschalten zu bestimmten Zeiten

Es gibt auch die Möglichkeit, die E-Mail-Funktionen während wichtiger Meetings oder während eines Audits oder Umzugs der Firma einfach auszuschalten. Auch hier müssen Sie aber auf Notfallkontakte verweisen.

Vorsortieren

Mittels verschiedener Software ist es möglich, die E-Mails vorsortieren zu lassen, damit Sie den verschiedenen Abteilungen zugewiesen werden können. Es gibt auch Firmen, die nur teambezogen E-Mails erhalten. Jede Person sucht sich dann die E-Mails aus, die für Sie bestimmt sind. Diese Möglichkeiten sind aber aufgrund der Fehlerquote und des Zeitaufwandes eher suboptimal.

Dennoch hilft sie, pro Sachbearbeiter die E-Mails langfristig reduzieren zu können. Sie können auch pro Abteilung eine Person mit der manuellen Sortierung und Verteilung der E-Mails betrauen. In der Managementebene wird häufig ohnehin die Sekretärin bzw. Assistentin der Geschäftsleitung vorgeschaltet, die nur die gefilterten und wichtigen E-Mails an den Chef weiterleitet. Organisatorisch ist dies wohl die bessere Lösung, es kommt aber auch darauf an, welche Ressourcen Sie an Geld (Gehalt, Software) und Zeit (die Person ist dann vermutlich nur mit dieser Aufgabe betraut) aufwenden wollen.

Mitarbeiterschulung

Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie – egal für welche Regeln Sie sich entscheiden, um die E-Mails langfristig reduzieren zu können – Ihre Mitarbeiter darin schulen. Abgesehen von den neuen Regeln, müssen Sie auch Inhalte vermitteln, die generell wichtig sind, wie:

  • Welche Datenmengen gehören in die E-Mails?
  • Wer soll die E-Mail erhalten? (Nicht zu viele BK/CC)
  • Wann ist ein Meeting oder ein telefonischer Kontakt vorzuziehen?
  • Welcher Kunde bevorzugt ein Telefonat, wer eine E-Mail? (Kundenfreundlichkeit und Effizienz verknüpfen)

3. Welche Regelungen sollten Sie im Einzelnen einführen?

Businesscoach Ludwig Lingg hat dafür einige Möglichkeiten parat. Denn zunächst hat die Firma die grundsätzlichen Regeln des E-Mail-Verkehrs aufzustellen. Dazu gehört aber nicht nur das Festlegen von Signaturen, standardisierten und gleichlautenden Abwesenheitstexten, sondern auch die Sicherheitslauflagen beim Versand der Nachrichten.

Was Sie alles beachten sollten, wenn Sie E-Mails langfristig reduzieren möchten

  • Beispielsweise werden für die spätere Archivierung, die in vielen Firmen Standard ist, bestimmte Betreff-Codes vorgegeben, die eingehalten werden müssen.
  • Die Mitarbeiter müssen wissen, dass Sie aus Sicherheitsgründen verdächtige E-Mails oder grundsätzlich E-Mails mit Zip-Dateien oder großen Anhängen nicht öffnen dürfen.
  • Den Mitarbeitern muss klar erklärt werden, ob überhaupt und in welchem Rahmen private E-Mails geschrieben und abgerufen werden dürfen.
  • Es muss auch festgelegt werden, ob Vorgesetzte die E-Mails der Mitarbeiter einsehen dürfen und falls ja, in welchen Fällen. Alles, was die Arbeit effizienter macht, hilft dabei, die Flut der E-Mails langfristig reduzieren zu können!
  • Die Führungsebene sollte am besten durch Fachpersonal oder externe Berater ein Coaching, eine Schulung oder auch ganze Workshops durchführen.

Außerdem …

  • Vielen Mitarbeitern, die vielleicht schon älter sind und weniger mit E-Mails zu tun haben (auch privat), sind möglicherweise nicht alle Funktionen bekannt, die sie selbst in den verwendeten Programmen (Outlook etc.) einstellen können, um effektiver zu arbeiten. Eine Schulung sollte also auch die wichtigsten Bedienelemente der Software beinhalten.
  • Daneben ist dem Betroffenen genau zu erklären, welche Informationen man per E-Mail versenden darf und welche nur vertraulich und schriftlich (in Papierform) weiterzugeben sind. Manches eventuell sogar nur mündlich/fernmündlich.
  • Des Weiteren ist zu klären, wen man in Kopie oder Blindkopie setzten MUSS oder DARF. Es sollte immer vermieden werden, dass zu viele Personen eine E-Mail erhalten, weil jeder sich dann damit beschäftigen muss, obwohl er vielleicht gar nichts in dieser Sache zu bearbeiten hat. Feste Regeln sind hier unbedingt erforderlich.
  • Falls es von der Geschäftsleitung als praktisch erachtet und gewünscht wird, sollten feste Lesezeiten der E-Mails eingeführt werden, sodass die Mitarbeiter sich in den E-Mail-freien Zeiten um ihre anderen Aufgaben kümmern können. Die Notwendigkeit der Zeiten und welche diese sind ist festzulegen und den Mitarbeitern in der Schulung zu vermitteln.
  • Bestimmten Sie auch, ob und wer Newsletter abonnieren darf. Sind diese grundsätzlich unerwünscht? Oder sind bestimmte Newsletter wichtig und werden von der Geschäftsleitung befürwortet? Dann müssen Regeln beachtet werden für die Abonnierung neuer Newsletter und die Löschung alter.
  • Vermitteln Sie den Mitarbeitern auch einen gewissen „Knigge“ im Umgang mit den E-Mails. Kein Telegrammstil, der unhöflich wirken könnte, keine Smileys etc. Wichtig ist es, kurz, prägnant und höflich zu bleiben.

Fazit:

Es ist wichtig, dass das Unternehmen seine Mitarbeiter dabei unterstützt, einen effektiven Umgang mit den Nachrichten zu erlernen. Vieles kann der Mitarbeiter nicht allein entscheiden. Und so tragen SIE als Chef maßgeblich dazu bei, die Anzahl der E-Mails langfristig reduzieren zu können.


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