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E-Mail-Flut im Griff: Optimale Bearbeitung des Posteingangs

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E-Mail-Flut im Griff

Egal ob privat oder im Unternehmen oder auch als Selbstständiger: auf jedem E-Mail-Konto laufen tagsüber mehrere Hundert E-Mails auf, die Sie kaum noch bewältigen können. Oder haben Sie Ihre E-Mail-Flut im Griff?

Wie sich in verschiedenen Studien herausgestellt hat, ist das Problem keinesfalls die Menge an Nachrichten, sondern der falsche Umgang damit. Wenn man effizient arbeitet, hat man also seine E-Mail-Flut im Griff! Und welche Tipps Sie dabei berücksichtigen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

E-Mail-Management bringt Effizienz

Jeder Deutsche verbringt einen Großteil seiner Zeit damit, auf allen Geräten (PC, Smartphone, Tablet), die ihm zur Verfügung stehen, seine Nachrichten abzurufen.

Das ist ein großer Stress, vor allem, weil das Meiste, was man zu lesen bekommt, nicht wirklich wichtig ist und nur von der eigentlichen Arbeit abhält. Das richtige E-Mail-Management kann Abhilfe schaffen. Denn es hilft dabei, Zeit zu sparen, sich auf aktuell wichtige Aufgaben und Arbeitsabläufe zu konzentrieren und das Stresslevel zu senken.

Mit diesen 5 Tipps haben Sie ganz schnell Ihre E-Mail-Flut im Griff:

Tipp 1: Alle unnötigen Nachrichten abschalten

Während der Arbeit sollten Sie auf allen Geräten Ihre Benachrichtigungen abschalten. Keine Erinnerungen, keine Meldungen vom Facebook-Messenger, nur weil jemand ein Urlaubsfoto mit Ihnen teilen möchte oder berichtet, dass er gerade im Stau steht.

Deaktivieren Sie alle Newsletter, die Sie nicht unbedingt brauchen.

Blockieren Sie ungefragte Werbemeldungen und anderen Spam – möglichst so, dass er gleich automatisch gelöscht wird und Sie diese Nachrichten nicht später nochmals manuell aus einem Ordner entfernen müssen.

Tipp 2: Bearbeitungs-Routine einführen

Sie werfen in jeder kleinen Pause einen Blick auf Ihr Smartphone oder in Ihren Posteingang am PC? Sogar wenn sich dort jetzt nur noch wichtige Nachrichten befinden, unterbrechen Sie mit diesem Verhalten andauernd Ihre Aufmerksamkeit, die Sie wichtigeren Dingen widmen könnten. Sie verlieren nicht nur den gedanklichen Faden bei der Arbeit, sondern verpassen sogar Ihre Freizeit!

Viele Menschen starten bereits so in den Tag, dass Sie während des Aufstehens oder beim Frühstück die ersten Nachrichten lesen und gedanklich schon bei der Arbeit sind. Und am Arbeitsplatz eingetroffen, werden zuerst der PC hochgefahren und die E-Mails gelesen.

Diese Verhaltensweisen müssen Sie abstellen zugunsten einer Routine, die Ihnen sowohl Freizeit als auch Konzentration auf die Arbeit ermöglicht. Planen Sie daher am besten feste Zeiten ein, zu denen Sie Ihre Nachrichten lesen.

Viele Ratgeber schlagen vor, dass Sie nur zweimal täglich Ihre Nachrichten lesen sollen, andere gehen davon aus, sie nicht mehr kurz vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend anzuschauen.

Wie Sie das persönlich regeln – auch anhand Ihres Arbeitsaufkommens und der Art Ihrer Tätigkeit, die eine häufigere Erreichbarkeit womöglich notwendig macht – bleibt Ihnen überlassen.

Tipp 3: Organisation und Übersichtlichkeit durch Ordnersysteme

Es gibt Menschen, die einfach alle Nachrichten im Posteingang und Postausgang sammeln, um stets alles parat zu haben. Dies ist unübersichtlich und chaotisch und auch ein im Vertretungsfall völlig unbrauchbares System.

Sie sollten sich daher angewöhnen, ein Ordnersystem einzuführen. Wie viele Ordner das sind und mit welchem Namen sie versehen sein sollten, daran scheiden sich die Geister. Sie sollten sich danach richten, welche Methode für Sie persönlich am passendsten ist.

Es empfiehlt sich beispielsweise, Ordner für jeden Kunden anzulegen. Haben Sie übergreifende Tätigkeiten (Einkauf, Buchhaltung) zu erfüllen, so wäre es vielleicht sinnvoll, die Ordnerthemen danach zu trennen. Diese Struktur muss sich aber nach Ihrer Branche, Ihrem persönlichen Arbeitsplatz und Ihren Bedürfnissen richten.

Sinnvoll sortiert kann jeder im Krankheitsfall sofort Ihren Platz übernehmen, und wenn Kunde „Müller“ etwas sucht und es einen Ordner seines Namens gibt, wird die Sache für die Vertretung bereits einfacher.

Tipp 4: E-Mails bearbeiten

Um die E-Mail-Flut im Griff zu haben, haben Sie jetzt schon feste Zeiten, eine Routine und verschiedene Ordner. Nun müssen Sie nur noch die Nachrichten effizient abarbeiten.

Manche legen sich extra Ordner für unerledigte und erledigte Nachrichten an. Aber sehr schnell kann dabei mal etwas falsch verschoben werden und untergehen. Besser ist es, wenn Sie die Nachrichten, die noch unbearbeitet sind, im Eingang stehen lassen und nur die erledigten verschieben.

Prüfen Sie die Nachrichten am besten der Reihe nach, damit nicht eine Nachricht zwei Tage lang ungelesen bleibt, weil Sie sich selektiv immer wieder etwas herauspicken. So kommt niemand zu kurz. Unwichtigere Themen können Sie noch einen weiteren Tag stehen lassen, dringendere Nachrichten sofort beantworten.

Respekt und Kundenfreundlichkeit würden es gebieten, dass Sie auf die Nachrichten zumindest kurz antworten, falls es länger geht, damit der Kunde weiß, dass Sie die Nachricht erhalten haben und seine Anfrage bearbeitet wird.

Tipp 5: Richtige Inhalte und richtige Größe der E-Mail sowie der Anlagen

Lange Nachrichten sind eventuell notwendig, wenn Sie um eine Stellungnahme gebeten werden, was komplizierte Verträge oder Projekte angeht. Diese sollten Sie dann aber lieber in einen Anhang verpacken und nicht in den Text der E-Mail schreiben.

Achten Sie stets darauf, dass die Informationen grundsätzlich nicht zu lang sind und beim Empfänger keine Probleme bereiten, weil Sie sein Postfach gesprengt haben. Schicken Sie umfangreiche Details über Systeme wie dropbox oder Wetransfer oder auch per CD oder USB-Stick, aber nicht per E-Mail.

  • Inhalte

Beachten Sie, dass Sie sich in jeder Nachricht nur einem Hauptthema widmen, das auch im Betreff stehen sollte. So weiß der Empfänger sofort, worum es geht. Und wenn er Ihnen antwortet, können Sie die Nachricht ebenfalls gleich zuordnen.

In der Kürze liegt die Würze. Bleiben Sie immer höflich, schreiben Sie nicht im Telegrammstil, aber fassen Sie sich so kurz wie möglich und kommen Sie direkt auf den Punkt.

  • Verteilung

Sie sollten auch daran denken, dass Sie bei einer E-Mail immer nur diejenigen Kollegen oder Personen in CC oder BK setzten sollten, die auch wirklich etwas mit dem Fall zu tun haben, um ihnen das Leben nicht schwer zu machen und um Rückfragen vorzubeugen.

  • Lesebestätigung

Wenn Sie wirklich wichtige Dokumente versenden, können Sie Lesebestätigungen oder E-Mail-Einschreiben versenden. Sie sollten aber darauf verzichten, diese Funktion grundsätzlich einzustellen, weil Sie sonst erschlagen werden von den Lesebestätigungen!

Tipp 6: E-Mail-Flut im Griff in der Urlaubszeit

Sie sollten auf jeden Fall den Urlaub im Vorfeld ankündigen und in Ihrem E-Mail-Programm einen ordentlichen Abwesenheitstext hinterlegen. Damit kommt der Empfänger nicht auf die Idee, während Ihrer Abwesenheit noch weitere E-Mails zu senden.

Tipp: Benennen Sie auf jeden Fall eine Vertretung für Notfälle.

Nach Ihrer Rückkehr können Sie die Nachrichten nach dem Absender sortieren und so kundenbezogen die Fälle nachbearbeiten und direkt in den jeweiligen Ordner verschieben.

Fazit:

Jeder hat seine persönlichen Tipps und Tricks, mit denen er seine E-Mail-Flut im Griff hat. Diese Regeln müssen aber nicht bei allen Menschen gleich gut funktionieren. Daher sollten Sie auch nicht die starre Vorgehensweise von irgend jemandem übernehmen, sondern prüfen, was für Sie und Ihre Situation am besten funktioniert.


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