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DIN-5008: Geschäftsbrief erstellen nach DIN-Norm

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DIN-5008 Regeln

Im Bereich der Textverarbeitung gibt es viele Richtlinien, die als Schreib- und Gestaltungsregeln festgelegt sind. Zur Erstellung eines Geschäftsbriefs gehören bestimmte Grundsätze, die ein professionelles Schriftstück ausmachen und so für positiven Eindruck beim Empfänger sorgen. Diese Richtlinien sind in der DIN-5008 festgehalten. Was sagt die DIN-5008 nun eigentlich genau aus?

Normen und Richtlinien nach DIN-5008

Wie für so vieles in Deutschland haben wir auch Normen und Richtlinien, was die Erstellung von Geschäftsbriefen betrifft. Ist das denn unbedingt notwendig? Im Prinzip schon, denn so ist einheitlich geregelt, was wohin gehört. Briefe schreiben kann jeder, ob handschriftlich oder mit dem Computer. Aber viele Menschen vergessen dabei grundlegende Dinge. Im geschäftlichen Bereich darf nichts vergessen werden, da die Angaben, welche in einem Brief vorhanden sein müssen, sehr wichtig sind. Bedenken Sie auch, dass ein richtig aufgebauter Geschäftsbrief das Aushängeschild Ihres Unternehmens ist. Halten Sie internationale Korrespondenz, so werden Sie bei sorgfältiger Korrespondenz als professionelles Unternehmen angesehen.

Ausschlaggebende Regeln nach DIN-5008

In einem Geschäftsbrief werden nicht die Inhalte vorgegeben, sondern der Aufbau. Fokus wird auf das Anschriftenfeld, Schreibweise von Telefonnummern, Betreffzeile, Datum, Informationsblock und dem Anlagenvermerk gelegt. Weiterhin ist es wichtig, die korrekten Abstände zwischen den einzelnen Bausteinen zu setzen. Die Abstände sind wichtig, um einen guten Überblick zu behalten und den Geschäftsbrief für den Empfänger lesbarer zu machen. Im Folgenden beschäftigt sich der Artikel mit dem korrekten Aufbau eines Geschäftsbriefs.

Anpassungen und Seitenränder nach DIN-5008 einstellen

Stellen Sie zuerst die Absatzmarke. Dieses dokumentiert einen Entertastendruck. Wenn Sie ein Leerzeichen setzen, wird ein Punkt gesetzt. Heißt: Wenn Sie ein Leerzeichen zu viel haben, sehen Sie das anhand der Punkte, die sich zwischen den Wörtern befinden. Weiterhin können Sie im unteren Teil des Dokuments die Anpassungsmöglichkeiten einstellen. Klicken Sie auf „Statusleiste anpassen“ und setzen Sie einen Haken bei „Zeilennummer“. So wird am unteren Bildschirmrand dokumentiert, in welcher Zeile Sie sich derzeit befinden. An der Zeilennummer können Sie sich wunderbar orientieren, da ein Brief nach DIN-5008 genormt und vorgeschrieben ist, was in welcher Zeile zu stehen hat.

Über die Registerkarte gehen Sie zum Reiter Seitenlayout. In der Gruppierung „Seite einrichten“ öffnen Sie das Hauptmenü. Zu erkennen ist dies als kleines Fenster mit einem innen liegenden Pfeil. Sie befinden sich im Bereich „Seite einrichten“. Definieren Sie die Seitenränder wie folgt, um nach der DIN-5008 einen Geschäftsbrief zu erstellen.

  • Seitenränder oben – 2 cm (1,69 cm nach DIN-5008) wird allerdings aufgerundet
  • Seiten-Ränder unten – 2 cm (1,69 cm nach DIN-5008) wird allerdings aufgerundet
  • Seitenränder links – 2,5 cm (2,41 cm nach DIN-5008) wird allerdings aufgerundet
  • Seiten-Ränder rechts – 2 cm (0,81 cm nach DIN-5008) in der Praxis wird allerdings auf das erste Maß aufgerundet

Achten Sie darauf, dass die Einstellung des Dokuments auf Hochformat eingestellt ist. Unter dem Reiter Papier, kontrollieren Sie das Papierformat. In der Regel ist DIN A4 voreingestellt. Bestätigen Sie die voreingestellten Anpassungen mit einem Klick auf OK.

Als Schriftgrad empfiehlt sich nach DIN 5008 die Schriftgröße 11. Als Schriftart wird die Schriftform Arial oder TIMES NEW ROMAN empfohlen. Eine weitere wichtige Einstellung muss in der Gruppierung Absatz verändert werden. Klicken Sie auf „Absatz“. Word hat diesbezüglich schon Voreinstellungen unternommen, die Ihnen allerdings beim Aufsetzen eines Geschäftsbriefs nicht hilfreich sind. Verändern Sie im Bereich Abstand Folgendes:

  • Vor: 0 Pt.
  • Nach: 0
  • Zeilenabstand – einfach

Datum und Betreffzeile nach DIN-5008 gestalten

Starten Sie zuallererst mit dem Datum. Klinkt komisch, ist aber die einfachste Methode. Klicken Sie 20-mal auf die Enter-Taste. Denn das Datum gehört in die 21 Zeile. Bevor Sie das Datum eingeben, klicken Sie in der Gruppierung Absatz auf den Bereich rechtsbündig. Der Cursor springt in die korrekte Position. Geben Sie das Datum ein. Aus dieser Position heraus gestalten Sie gleich die Betreffzeile. Drücken Sie 3-mal die Entertaste. Starten Sie direkt aus dieser Position und geben Sie den Betreff an. Markieren Sie anschließend die Betreffzeile und zusätzlich zwei Absatzmarken. Abschließend klicken Sie in der Gruppierung Absatz die Textausrichtung linksbündig an. Durch diesen Schritt haben Sie die korrekte Position der Betreffzeile eingerichtet. Haben Sie alles richtig gemacht, befinden Sie sich mit der Betreffzeile in Zeile 24. Ersichtlich ist dies am unteren Bildschirmrand im Bereich Zeile.

Die Anrede nach DIN-5008

Klicken Sie nun 3-mal die Entertaste. Die Anrede sollte förmlich gestaltet sein. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zusätzlich kommt es darauf an, ob Sie auf einen Ansprechpartner zurückgreifen können.

  • Sehr geehrte Damen und Herren
  • oder, Sehr geehrte Frau …
  • Sehr geehrter Herr …

Nach Eingabe der Anrede klicken Sie 2-mal die Entertaste.

Der Textaufbau

Wie Sie den Text aufbauen, ist erstmal Ihnen überlassen. Um dem Empfänger das Lesen leichter zu machen, sollten Sie auf Absätze achten. Absätze werden nicht einfach so gesetzt. Sie sollten sinnvoll gesetzt werden. Ein Absatz ist eine ganze Leerzeile.

Arbeiten Sie in Ihrem Geschäftsbrief mit Aufzählungen, haben Sie die Möglichkeiten, mit Zahlen oder Bindestrichen zu arbeiten. Zwischen dem Text und dem Beginn der Aufzählung muss ein sichtbarer Absatz eingefügt werden. Auch nach Beendigung der Aufzählung fügen Sie einen sichtbaren Absatz als Leerzeile ein. Achten Sie jedoch darauf, dass zwischen dem Aufzählungszeichen und dem ersten Wort ein Leerzeichen vorhanden ist.

Grußzeile, Unterschrift und Anlagen

Nach Beendigung des Textes, klicken Sie einmal die Entertaste. Schon folgt der Abschluss, also die Grußformel. Auch hier sollten Sie förmlich bleiben. Bekannt sind Grußformeln wie: Mit freundlichen Grüßen, Mit besten Grüßen, Mit herzlichen Grüßen, Viele Grüße oder Hochachtungsvoll.

Setzen Sie dann vier Abstandsmarken, indem Sie 4-mal die Entertaste drücken. Schreiben Sie in diese Position Ihren vollständigen Namen. Der Abstand zwischen der Grußformel und Ihrem Namen dient als Platzhalter. Ist der Brief ausgedruckt, setzen Sie in diesem Bereich später die handschriftliche Unterschrift.

Möchten Sie Ihrem Geschäftsbrief Anlagen beifügen, finden sie durch einen Leerzeilenabstand ihren Platz. Beginnen Sie die Auflistung mit dem Wort „Anlagen“. Achten Sie darauf, dass nach dem Wort „AnlagenÅ keinen Doppelpunkt setzen. Als Ersatz kann die Formatierung Fettschrift dienen. Darunter listen Sie alle beigefügten Dokumente auf. Diese sollten den Namen der beigefügten Unterlagen tragen.

Möchten Sie den Brief nur einseitig aufsetzen, aber der Bereich Anlagen würde auf eine zweite Seiten fallen, können Sie diesen Bereich auch anders im Geschäftsbrief anlegen. Setzen Sie dazu den Cursor direkt neben der Grußformel. Klicken Sie einmal die Tab-Taste, bekommen Sie einen sinnvollen Abstand zur Grußformel. Schreiben Sie nun das Wort Anlagen und listen Sie alle Dokumente darunter auf.

Kopfzeile nach DIN-5008

Der schwierigste Teil des Geschäftsbriefs ist fertig aufgesetzt. Fehlt natürlich noch ein entscheidender Faktor: die Kopfzeile. Inhalt der Kopfzeile ist der Absender und der Empfänger. Für die Eingabe des Absenders klicken Sie direkt vor die erste Absatzmarke. Tragen Sie in die erste Zeile Ihren Vornamen und Nachnamen ein. In der zweiten Zeile fügen Sie Ihre Anschrift ein. Diese besteht aus Straße und Hausnummer. In dritter Zeile folgt die Postleitzahl und der Wohnort beziehungsweise Ortssitz des Unternehmens. Möchten Sie weitere Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Webseite auflisten, findet sich der Platz rechtsseitig neben der Absenderadresse. Gehen Sie dabei so vor wie bei den Anlagen, die Sie aus Platzmangel rechtsseitig eingefügt haben.

Schicken Sie den Geschäftsbrief in einem Umschlag mit Sichtfenster, geben Sie Ihre Daten nochmals ab Zeile acht ein. Allerdings schreiben Sie diese Daten nicht untereinander, sondern listen sie nebeneinander auf. Beispiel: Max Mustermann – Hausmannstraße 15 – 37891 Bremen. Ändern Sie in diesem Teil die Schriftgröße auf sieben. Diese Größe reicht in diesem Bereich völlig aus. Ist dieser Versand des Umschlags nicht gewünscht, belassen Sie es dabei und widmen Sie sich der Eingabe der Empfängerdaten.

Bevor Sie zur Eingabe der Daten des Empfängers übergehen, begeben Sie sich in Zeile 12. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Empfängerfeld zu füllen. Je nach Angaben und Zustellungswunsch können Sie Folgendes benutzen:

  • Eilzustellung
    Ehepartner plus Familienname
    Name beider Personen
    Straße und Hausnummer
    Postleitzahl und Ort
  • Herrn/Frau
    Dipl.-Kfm. Dr. Name des Empfängers
    Straße und Hausnummer
    Postleitzahl und Ort
  • Einschreiben
    Herrn/Frau
    Name des Empfängers
    wohnhaft bei – Name
    Straße und Hausnummer
    Postleitzahl und Ort
  • Firmenname
    z. Hd. Herrn/Frau Name des Empfängers
    Straße und Hausnummer
    Postleitzahl und Ort

Verschicken Sie Geschäftsbriefe international, ist es zwingend notwendig, unter dem Bereich Postleitzahl und Ort eine weitere Zeile für das Land zu setzen.


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