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Definitionsphase: Von der Initialisierung zum konkreten Projekt

© Gulien Diavel/Fotolia
Definitionsphase

Viele Projekte sind schon vor ihrem Start zum Scheitern verurteilt, da sich die Projektleitung viel zu wenig mit der Definitionsphase auseinandergesetzt hat. Es geht zudem um die Ausarbeitung der Ziele, die Unternehmer mit einem Projekt verbinden und den Erwartungen. In diesem Zusammenhang stellt sich oftmals auch die Realisierbarkeit heraus.

Worum geht es in der Definitionsphase?

Laut DIN 69901-5 2009 beschreiben wir die Definitionsphase als die Gesamtheit aller Tätigkeiten und Prozesse zur Definition eines Projekts. Es geht um den Zeitabschnitt, in dem eine erste grobe Planung erfolgt. Parallel dazu lässt sich das Ganze als Machbarkeit und Umsetzung einer freigegebenen Projektidee bezeichnen.  Mit der Definitionsphase fällt der Startschuss für ein Projekt, ohne in die konkrete Arbeit an der Idee zu verfallen. Es geht darum, eine detaillierte Projektbeschreibung anzufertigen, die eine grundlegende Basis für das spätere Gelingen darstellt. An dieser Stelle lassen sich drohende oder erkannte Risiken analysieren und bewerten.

Die folgenden Komponenten werden in der Definitionsphase grob umrissen und bearbeitet:

  • Ziele
  • Restriktionen in finanzieller und personeller Hinsicht
  • Risiken und Chancen
  • Zeitraum für die Realisierung
  • Finanzieller und personeller Aufwand
  • Organisationsform

Es soll zudem in der Definitionsphase herausgefunden werden, mit welchem zu vertretenden Aufwand man die Projektidee in einem definierten Zeitraum umsetzen kann. Mit anderen Worten: Ist das Projekt überhaupt machbar im Rahmen des Unternehmens? Im Ergebnis steht eine Grobplanung, die wiederum detailliert im Projektantrag zu dokumentieren ist.

Die Phasen im Projektmanagement nach DIN

Die DIN-Vorgaben kennen insgesamt fünf Phasen für das Projektmanagement:

  1. Initialisierungsphase
  2. Definitionsphase
  3. Planungsphase
  4. Steuerungsphase
  5. Abschlussphase

Schwerpunkte und Aufgaben der Initialisierung eines Projekts

In der ICB 3.0 ist eigentlich gar nicht von der Definitionsphase an sich die Rede. Hier geht es vielmehr um die Kompetenzelemente, wie zum Beispiel das Startelement, die Projektziele, das Kompetenzelement und den Leistungsumfang. In Motzels Lexikon ist von der Projektphase die Rede, in der man erste Probleme erkennen kann und diese abgrenzt, um seine spezifischen Projektziele festzulegen. Daraus lassen sich individuelle und leistungsgerechte Lösungsmöglichkeiten entwickeln.

In der Definitionsphase stellen Sie das Projektteam zusammen, planen zudem Ressourcen und das Budget, das Ihnen zur Verfügung steht. In einem Arbeitsplan legen Sie fest, welche Mitarbeiter Sie für das Team auswählen. Daraus ergibt sich der Arbeitsplan mit den Meilensteinen und den Terminen sowie den besten Orientierungspunkten und Messgrößen, die einen etwaigen Projekterfolg bewerten.

Wie Sie die Ziele in der Definitionsphase festlegen

Geht es um die Festlegung der Ziele eines Projektes, hat sich die SMART-Methode als wirksam erwiesen, denn hinter den großen Buchstaben stehen die Eigenschaften spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und termingerecht. Im Ergebnis steht der schriftliche Projektauftrag und ein Lastenheft für den Auftragnehmer. Wer in dieser Zeit sehr viel Akribie und Anstrengung verwendet, minimiert die Risiken deutlich, dass ein Projekt im Endeffekt nicht gelingt.

Eine gute Möglichkeit, die Projektziele zusammenzustellen, entsteht im Rahmen des Brainstormings. Hier geht es erst einmal darum, Ideen zu einem großen Netzwerk zusammenzustellen und aus der Komplexität auf die Elemente zu sprechen zu kommen. Budget, Projektlaufzeit, Anforderungen und Rahmenbedingungen für die Ziele gehören in diese erste Grobplanung. Die schriftliche Dokumentation der Aufgaben erfolgt in einem so genannten Lastenheft, das im Endeffekt an den Auftragnehmer geht. Es bildet die Verbindlichkeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Die Risiken und Gefahren in der Projektarbeit skizzieren

Kein Projekt kann sich vollkommen frei von Risiken und Gefahren machen. Schließlich arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Erwartungen in einem zeitlichen Kontext und in einer sich verändernden Branche. Oftmals müssen Entscheidungen aufgrund des Marktes getätigt werden, die einzelne Mitarbeiter nicht nachvollziehen können. Erst über eine realistische Planung mit Ressourcen, die wirklich zur Verfügung stehen, und in einem Zeitraum, der die Realisierung eines Projekts offenhält, ist es möglich effektiv gemeinsam zu arbeiten.

Über die erste Planung in der Initialisierungsphase können Sie wirkungsvolle Denkansätze für alle Teammitglieder schaffen und sich selbst die entscheidenden Meilensteine setzen. Wenn Sie mit einem vollkommen neuen Projekt oder einer Organisationsform in Berührung kommen und darin keinerlei Erfahrungen haben, ist es empfehlenswert, einen außenstehenden Projektmanager hinzuzuziehen. Er geht mit der Projektleitung gemeinsam die ersten Schritte, um einen reibungslosen Übergang einzuleiten. Unrealistische Erwartungen und Vorstellungen werden bestenfalls im Keim erstickt und bilden nach dieser Definitionsphase kein Problem mehr für ein Projekt.

Zentrale Fragen in der Definitionsphase beantworten

Die Hauptaufgaben dürfte nun deutlich sein: In der Definitionsphase geht es um die Organisation des Projekts, um die Teambildung und die Entwicklung der Projektkultur. In einigen Fällen werden bereits Lösungsvarianten zusammengestellt. Wobei es hier immer bei der groben Orientierung bleibt. Nur wer Projektmanagement als Prozess wahrnimmt, wird strukturiert und systematisch am eigenen Erfolg arbeiten.

Über eine konkrete Problemanalyse anhand der Rahmenbedingungen und der Ressourcen der eigenen Mitarbeiter können Sie frühzeitig Lösungen entwickeln, die im Ernstfall echte Krisen abwiegeln und immer wieder Kompromisse finden. Dabei kommen wir, auf zwei zentrale Fragestellungen zu sprechen:

  1. Wie ist das Projekt organisiert?
  2. Was sind die Projektziele?

Eben genau diese konkreten Rahmenbedingungen und die Antwort darauf steht im Zusammenhang mit dem Erfolg Ihrer Zielsetzung. Die einzelnen Punkte sollten konkret geklärt werden, bevor es in die Konzeptionsphase geht. Verblüffend, aber hier gibt es die meisten Defizite, wenn sich die Projektleitung zu wenig mit den eigenen Motiven und Zielen befasst und anstelle dessen auf einen engen Zeitplan setzt.

Auftragsformular oder Pflichtenheft anfertigen

In der Projektstruktur werden grob die anfallenden Aufgaben skizziert. Sind alle Überlegungen zu potentiellen Teammitgliedern, Risiken, Gefahren und Aufgaben erfolgt, fertigen Sie ein Pflichtenheft oder einen Projektauftrag an. In diesem Zusammenhang lässt sich ein Kostenangebot konkreter formulieren. Handelt es sich eher um ein kleineres Projekt, dürfte es ausreichend sein, ein Auftragsformular anzufertigen. Bei komplexeren Projekten, die vollkommen neu für ein Unternehmen sind, empfiehlt sich das Pflichtenheft.

Es liefert ergänzend zum Auftrag noch einen Leistungskatalog, an dem sich Auftraggeber und zudem auch Auftragnehmer orientieren. Am Ende einer erfolgreichen Definitionsphase sollte der Projektauftrag unterschrieben vorliegen. Er gibt eine klare Richtung vor und formuliert konkret alle Termine, Meilensteine, Aufgaben und zudem Ziele, die maßgeblich für die Umsetzung eines Projekts und deren Qualität ist. Eine wirtschaftlich gesunde Basis ist ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten an dem Projekt. Sind Sie in dieser Phase angekommen, können Sie in die zweite Phase übergehen.


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