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Mitarbeiter im Datenschutz richtig schulen

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Datenschutz

Das Thema Datenschutz ist aktueller denn je. Daher rückt die Frage in den Mittelpunkt, wie es gelingt, die Mitarbeiter eines Unternehmens zu dieser Thematik richtig zu schulen. Verantwortung übernimmt hier der Datenschutzbeauftragte.

Seine Aufgabe ist es, den Mitarbeitern nicht nur die dazu erforderlichen Informationen zu vermitteln. Das würde nicht ausreichen, dass dieses Thema zu einer Selbstverständlichkeit im Tun und Handeln der Menschen in einem Unternehmen wird. Die besonderen Erfordernisse brauchen eine Basis der Vertrautheit. So kann sie auch jeder Mitarbeiter verstehen und verinnerlichen. Daraus ergibt sich, dass alle Beteiligten diese stets den individuellen Gegebenheiten anpassen können.

Es nützt nichts, wenn der Datenschutzbeauftragte sein ganzes Wissen in Vortrags-Form zum Besten gibt. Dadurch sind die Zuhörer oftmals überfordert. Zum anderen wird es so nahezu unmöglich, daraus Konsequenzen für die eigene Arbeit zu ziehen und die Thematik praktisch an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Beachtung und Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz der Bundesrepublik Deutschland definiert in den Nummern 1 bis 8 des Absatzes in § 4 die Schwerpunkte, die dem Datenschutzbeauftragten in seinen Schulungen als richtungsweisende Inhalte zur Verfügung stehen. Dabei macht der Gesetzgeber ausdrücklich darauf aufmerksam, dass eine Beratung und Kontrollen nicht genügen. Der Gradmesser ist die effektive Umsetzung der Kriterien des Datenschutzes im Unternehmen. Das ist nur möglich, wenn die Mitarbeiter auch die rechtlichen Anforderungen dazu kennen und verstehen. Die Schulung ist deshalb auch vom Datenschutzbeauftragten genau darauf hin auszurichten.

Schulung auf den Personenkreis abstimmen

Die gesetzlichen Anforderungen zu dieser Thematik sind von Allgemeingültigkeit, deshalb wird hier auch sehr weit ausgeholt. So sind ausnahmslos alle Mitarbeiter zu schulen, deren jeweilige Aufgaben im Unternehmen in irgendeiner Art und Weise mit dem Nutzen von personenbezogenen Daten verknüpft sind. Dieser allgemeingültigen Formulierung des Gesetzes kann man nicht entnehmen, welche Auswirkung die unterschiedlichen Zeitumfänge auf die Schulung beziehungsweise Fortbildung haben, denn jeder Mitarbeiter und jede Abteilung sind in der Praxis nicht gleichermaßen intensiv in die Datennutzung involviert.

Es obliegt nun dem Datenschutzbeauftragten, die Schulung so durchzuführen, dass dieser Aspekt von ihm selber berücksichtigt wird. Das jedenfalls fordert das Gesetz von dem Verantwortlichen. In der praktischen Umsetzung wird er die Mitarbeiter einer Personalabteilung deshalb in einem anderen Maß schulen als die Arbeiter, die unmittelbar im Produktionsprozess tätig sind und für die eine Nutzung von Personendaten in der Regel nur in einem sehr kleinen Rahmen stattfindet.

Den Umfang legt der Datenschutzbeauftragte fest

Den Zeitpunkt und den Umfang einer Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter legt nicht das Gesetz, sondern der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens fest. Hier hilft ein mittel- bis langfristiger Fortbildungsplan, der mit dem Unternehmen abgestimmt ist und im dem neben den allgemein gültigen Anforderungen eben auch die spezifischen Erfordernisse des Unternehmens integriert sind, welche die firmeninterne Situation am Arbeitsplatz berücksichtigen und so in den Schulungen behandelt werden, dass sie von den Mitarbeitern verstanden werden und in den täglichen Arbeitsprozess einfließen können.

Eine Abstimmung mit der Geschäftsleitung ist auf jeden Fall erforderlich

Zur Vorbereitung eines Datenschutzbeauftragten zur Durchführung von Schulungen zum Datenschutz ist es zwingend notwendig, die Inhalte mit der Geschäftsleitung abzustimmen. Auch mit der Arbeitnehmervertretung ist die Schulung abzusprechen. Denn die Personalräte besitzen innerhalb eines Unternehmens nach wie vor ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um Maßnahmen der Fortbildung geht.

Normalerweise braucht der Datenschutzbeauftragte gar nicht erst die rechtliche Handhabung für solche Ansprachen und Abstimmungen. Denn eine gute Kommunikation mit dem betreffenden Personenkreis sollte für ihn eine Selbstverständlichkeit sein, schließlich bildet diese die Basis für eine erfolgreiche Schulung im Datenschutz. Unabhängig davon bleiben die Initiative und das Engagement stets beim Datenschutzbeauftragten. Die Abstimmung dient dazu, besondere Schwerpunkte zu setzen, die den spezifischen betrieblichen Anforderungen gerecht werden und auch personenbezogene Aspekte berücksichtigen.

Kreativität des Datenschutzbeauftragten verbietet das Gesetz nicht

Sind die Rahmenbedingungen, wie die Durchführung der Schulung zum Datenschutz während der Arbeitszeit und die damit verbundene Arbeitsfreistellung innerhalb dieser Zeit sowie die Unternehmensschwerpunkte, auf den Weg gebracht, liegt es am Datenschutzbeauftragten selbst, wie er die Schulung vorbereitet und durchführt. Eigene Kreativität und Entscheidungsfreude sind gefragt, sie verbietet das Gesetz natürlich nicht. So bestimmt er eigenverantwortlich, auf welche Hilfsmittel er zugreift. Ob er Merkblätter für die Mitarbeiter im Vorfeld anfertigt oder digitale Schulungshilfen einsetzt.

Der Datenschutzbeauftragte bekommt vom Gesetzgeber das Wort Vertrautheit mit auf den Weg. Richtig schulen heißt demzufolge, die Mitarbeiter mit den Erfordernissen des Datenschutzes vertraut zu machen. Das sagt nichts über die Fülle der Informationen aus, die der Verantwortliche den Mitarbeitern vermitteln soll. Der Gesetzgeber geht auch davon aus, dass die Schulung vom Datenschutzverantwortlichen selbst durchgeführt wird. Nicht verboten wird das Heranziehen von externen Experten, was mitunter sehr effektiv sein kann. Aber auch hierfür ist der Gradmesser die Abstimmung mit den Personen der Geschäftsleitung.

Wichtig dabei ist auch, die vom Gesetz geforderten Prioritäten einzuhalten. „Chef“ bleibt stets der Datenschutzbeauftragte, die Fachexperten agieren in dem von ihm festgelegten Rahmen des Inhalts und Umfangs.

Wie kann der Datenschutzbeauftragte Konflikte lösen?

In der Praxis läuft auch die Vorbereitung und Durchführungen von Datenschutz-Schulungen nicht immer reibungslos und zu vollster Zufriedenheit zwischen Mitarbeitern, dem Datenschutzbeauftragten, der Geschäftsleitung und dem Personalrat. Entsprechend sollte der Datenschutzbeauftragte auf mögliche Konflikte vorbereitet sein. So sehen es des Öfteren die Arbeitgeber nicht gern, wenn ihre Mitarbeiter in derartigen Fortbildungen sitzen und ihren betrieblichen Aufgaben in dieser Zeit nicht nachkommen.

Die Gesetzesvorgaben hierzu geben dem Datenschutzbeauftragten nicht die nötige Kompetenz, um die Schulung einzufordern. Wenn die Geschäftsleitung die Mitarbeiter nicht freistellt oder die Anzahl der Schulungen wesentlich verkürzt. Möglich wäre es, den Landesdatenschutzbeauftragten einzuschalten, doch dann würde die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung und dem Datenschutzbeauftragten eher noch mehr geschwächt. Wenn der normale Kommunikationsweg nicht hilft, kann man die dadurch entstehende Wissenslücke der Mitarbeiter in Bezug auf die gesetzlichen Vorschriften in den Jahresbericht einfließen lassen.

Eine Möglichkeit wäre es auch, das gesamte Konzept zu überdenken oder die Wege der Schulung mit der Geschäftsleitung neu und in kreativ attraktiver Form zu kommunizieren. Denn eines ist klar, einen Weg an der Geschäftsleitung und am Personalrat vorbei gibt es nicht. Erfolgreich zu schulen heißt auch bei dieser Thematik, an einem Strang zu ziehen, damit die betrieblichen Belange sich mit den gesetzlichen Vorgaben nicht widersprechen.


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