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Chef abwesend? So agieren Sie in seinem Namen

© Gerhard Seybert/Fotolia
Chef abwesend

Die Unterlagen stapeln sich auf dem Schreibtisch und niemand arbeitet mehr richtig? Genau das passiert in manchen Unternehmen, wenn der Chef abwesend ist! Es gibt Gründe für die Abwesenheit wie Urlaub, Krankheiten oder Geschäftsreisen. Damit kein Chaos ausbricht, sollte die Sekretärin oder Office Managerin im Namen vom Chef agieren.

Was ist die Weisungbefugnis?

Es kommt viel zu oft in Unternehmen zum regelrechten Chaos, sobald der Chef abwesend ist. Das ist aber mit der entsprechenden Vorbereitung zu vermeiden. Sie allein können solche Dinge aber nicht ohne Rücksprache mit dem Chef organisieren. Es gibt eine sogenannte Weisungsbefugnis, die frühzeitig auszusprechen ist. Doch eine solche Weisungsbefugnis muss verschiedene Faktoren umfassen und sollte auch greifen, wenn der Chef länger im Urlaub ist. Ein Urlaub ist dann besser zu planen und es gibt viele Optionen, wie Sie im Namen Ihres Chefs agieren können. Im besten Fall können Sie so Briefe für den Chef unterschreiben, Aufgaben delegieren und das Büro weiterhin leiten. Da jeder Chef mal abwesend ist, muss eine Sekretärin genau diese Dinge dürfen und im Namen ihres Chefs problemlos agieren können.

Wichtige Voraussetzungen für eine Weisungsbefugnis

Ist der Chef abwesend, gilt es, früh genug mit dem Delegieren von Aufgaben zu beginnen. Andernfalls bleiben sehr viele Dinge liegen und der Chef freut sich nach der Rückkehr sicherlich nicht über den großen Berg an Arbeit. Im klassischen Fall erteilt der Chef vor der Abwesenheit oder zumindest während der Abwesenheit eine Weisungsbefugnis. Mit einer solchen Weisungsbefugnis agieren Sie problemlos, wenn Ihr Chef abwesend ist. Ohne die Weisungsbefugnis kommt es immer ein wenig auf die Kollegen und die bisherige Vorgehensweise an. Denn dann kann es passieren, dass die Mitarbeiter die Anweisungen nicht annehmen, wenn sie nicht vom Chef persönlich stammen.

Die Weisungsbefugnis im Unternehmen

Während der Abwesenheit des Chefs ist es immer wichtig, dass eine andere Person in dessen Namen handeln darf. Das beinhaltet auch die Delegation von Arbeiten, die Teilnahme an Geschäftsterminen sowie die Unterschrift beim Schriftverkehr. Eine Weisungsbefugnis oder das Direktionsrecht hilft in solchen Fällen. Dabei handelt es sich um das Recht, anderen Personen im Unternehmen Anweisungen zu geben und Aufgaben einzufordern. Dieses Direktionsrecht hat der Chef stets inne und darf es im Rahmen seiner Arbeit auf angemessene Weise ausüben. Das Direktionsrecht oder die Weisungsbefugnis ist an vertrauenswürdige Mitarbeiter übertragbar. Dabei handelt es sich um die einfachste Regelung für die Abwesenheit des Chefs.

Eine solche Weisungsbefugnis kann kurz und knapp gehalten sein und beinhaltet, wer den Chef bei der Abwesenheit vertritt. Neben dem entsprechenden Vertrauen und der Weisungsbefugnis in schriftlicher Form vom Chef sind dafür keine weiteren Voraussetzungen zu erfüllen. Die Befugnis kann somit auch per E-Mail übermittelt werden. Das ist auch noch bei einer bereits bestehenden Abwesenheit möglich. Selbst im Falle einer Krankheit ist es sicherlich möglich, die Vollmacht für die Erledigung der Aufgaben noch auszustellen. Kann der Chef dies nicht und gibt es auch keine höhere Stelle, müssen Sie wohl die Aufgaben so gut wie möglich verteilen und erfüllen.

Abwesenheit gut vorbereiten

Sie können Ihrem Chef sehr gut dabei helfen, die Abwesenheit vorzubereiten. Es gibt einige wichtige Fragen, die früh genug zu beantworten sind. Dazu gehört die Frage nach einem Vertreter in der Zeit, in der ein Chef abwesend ist. Im besten Fall ist der Office Manager auch der Vertreter. Diese Tatsache ist den anderen Mitarbeitern unbedingt mitzuteilen. Denn sonst passiert es viel zu schnell, dass die Vertretung nicht akzeptiert wird. Eine Abwesenheitsnotiz bei den E-Mails ist einzurichten und die Termine sind entsprechend neu zu koordinieren. Als Vertreter des Chefs verfügen Sie über zahlreiche Rechte: Sie dürfen Aufgaben an andere Mitarbeiter delegieren oder die Briefe Ihres Chefs mit dem Kürzel i. A., also im Auftrag, unterzeichnen. Solche Dinge erleichtern die Arbeit enorm, wenn der Chef abwesend ist und die Arbeit weitergehen muss. Durch eine solche Vorbereitung ist es viel einfacher, im Namen des Chefs zu agieren, wenn dieser abwesend ist.

Chef abwesend – Wann müssen Sie handeln?

Eigentlich ist ein sofortiges Handeln bei der Abwesenheit des Chef erforderlich. Natürlich ist noch zu unterscheiden, ob er nur einen oder zwei Tage oder drei Wochen lang abwesend ist. Es gibt immer einige Dinge, die in der Abwesenheit liegen bleiben und für den Chef bestimmt sind. Doch es gibt auch viele Aufgaben, die zeitnah umsetzbar sind und Ihrem Chef die Rückkehr zusätzlich erleichtern. Einige Probleme können Sie erledigen, wenn Ihr Chef abwesend ist. Dazu gehören:

  • Termingerechte Vorbereitung von Formularen und Angelegenheiten, die direkt nach der Rückkehr anstehen
  • Möglichst umfassende Bearbeitung aller Schriftstücke bei entsprechender Vollmacht bei den Unterschriften
  • Den ersten Arbeitstag von Ihrem Chef vorbereiten: Welche Post und welche Termine stehen zuerst an?
  • Aufgaben wie üblich delegieren und die wichtigsten Dinge rechtzeitig erledigen
  • Frühzeitig abklären, was bis nach dem Urlaub liegen bleibt und wer sonst noch eine Vertretung übernimmt

Die Kommunikation ist entscheidend

Damit Sie während der Abwesenheit Ihres Chefs richtig agieren können und Aufgaben erfüllt werden, muss vor allem die Kommunikation stimmen. Hier ist nicht nur die Kommunikation mit dem abwesendem Chef und den Kunden gemeint, sondern auch mit den Mitarbeitern. Die Koordination von Aufgaben und Projekten kann ein Office Manager auch sonst durchführen. Zumindest ist das der Fall, wenn die Zuständigkeiten früh genug getroffen werden. Es existieren bei Ihnen in dem besprochenen Themenkomplex noch keine entsprechenden Regelungen? Sprechen Sie diese Dinge unbedingt in der Anwesenheit Ihres Chefs an. Gerade das Thema der Unterschriftenregelung und der Vertretung ist dabei sehr wichtig.

Ohne entsprechende Regelungen geht es einfach nicht, da sonst im Ernstfall kaum oder zu wenig erledigt wird. Sie können Ihrem Chef auch diejenige Person vorschlagen, die die Vertretung übernehmen kann, oder sollten diese Punkte zumindest gemeinsam besprechen. Es ist außerdem wichtig, sich früh genug Gedanken über delegierbare Aufgaben zu machen. Dann ist die Chance größer, dass im Falle der Abwesenheit alles ohne Probleme läuft.


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