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Aufgaben kompetent verteilen, gezielt koordinieren und Ergebnisse termingerecht einfordern

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Aufgaben kompetent verteilen

Jeder Führungsperson – also auch Ihnen – kommen bestimmte Aufgaben zu. Diese gliedern sich in verschiedene Bereiche und wer verantwortungsvoll arbeitet, sollte sich mit sämtlichen Themenkomplexen seiner Führungsposition befassen. Hier heißt es: Aufgaben kompetent verteilen, gezielt koordinieren und Ergebnisse termingerecht einfordern. Wie das möglich ist und worauf zu achten ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Aufgaben kompetent verteilen

Es ist sicherlich der schwierigste Teil in der Führung. Sind viele Personen am Unternehmen beteiligt, braucht jeder eine zu seinem Berufsbild passende Aufgabe. Diese ist durch Sie planerisch zu verteilen. Das bedeutet: Vor der Verteilung der Aufgaben sind diese in Form einer Mindmap oder listenartig anzuführen. Die zur Bewältigung der Aufgaben in Frage kommenden Personen sind bestimmten Kategorien der Liste zuzuordnen.

Jetzt geht es um das Wesen des Mitarbeiters. Ein Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung kann beispielsweise Aufgaben lösen, die mit der Realisierung einer Internetpräsenz zu tun haben. Diese jeweilige Aufgabe bewältigt er bevorzugt allein, denn in der Teamarbeit geht er unter. Ein solcher Mitarbeiter sollte genau dort eingesetzt werden, wo er sich völlig entfaltet und nicht mit den eigenen, inneren Widerständen zu kämpfen hat.

Auf das Wissen kommt es an! Nicht jeder Angestellte aus dem gleichen Bereich kann ähnliche Arbeiten verrichten. Alle Mitarbeiter sind Individuen. Sie haben ihre Vorlieben, ihre Stärken und ihre Schwächen. Diese persönlichen Eigenschaften, das Know-how des Mitarbeiters sowie seine Bedürfnisse sind zwingend einzubeziehen, um als Führungsperson kompetent zu handeln. Diese Verfahrensweise spart Zeit ein, verringert Ärgernisse und unterstützt Sie beim Erhalt der Struktur.

Die 80/20-Regel immer anwenden

Jeder Chef hat nur eines im Sinn. Er will das Unternehmen nicht nur halten, sondern auch nach vorne bringen. Dabei gibt er sich stets motiviert, geht die Aufgaben gleichsam rational wie enthusiastisch an, versucht, neue Wege zu gehen, übernimmt die Kooperation mit fremden Firmen und die Akquise und setzt sich weiterhin für die Mitarbeiter ein. Ein solch vielseitiges Aufgabengebiet kann eine Last bedeuten. Die Chefs puschen sich, entwickeln sich selbst in eine ungesunde Richtung.

Einerseits haben Sie den Wunsch, das Unternehmen gut zu führen, andererseits müssen Sie jedoch immer wieder mit Ihren Kräften haushalten. Ab einem bestimmten Punkt bedeutet das, dass Sie die Mitarbeiter verstärkt einspannen und ihnen Aufgaben zuteilen, die nicht zu deren Bereichen gehören und gleichsam eine hohe Leistung erwarten. Assistenten und andere Mitarbeiter fühlen sich dadurch nicht selten überfordert.

Eine Lösungsmöglichkeit, um weiterhin Aufgaben kompetent verteilen zu können, bietet die Einhaltung der 80/20-Regel an. Diese Regel besagt, dass mit einem Einsatz von 20 % ein Umsatz von 80 % erreicht wird. Um die restlichen 20 % Umsatz sicherzustellen, sind wiederum 80 % Leistung notwendig. Streichen Sie die zeitraubenden Aufgaben, die keinen Ertrag bringen. So bleiben die Mitarbeiter gesund, erfreuen sich an der Arbeit und bringen eine gute Leistung.

Aufgaben kompetent verteilen durch die richtige Koordination

Die Koordination gehört gerade bei größeren Unternehmen zu den essenziellen Aufgabenbereichen von Führungskräften. Sie können nur dann Aufgaben kompetent verteilen, wenn Sie gut koordinieren. Zunächst ist es für Sie wichtig, sich einen Überblick über die zu verrichtenden Schritte zu schaffen. In schriftlicher Form digitalisiert, können sie nach der Zuteilung von Aufgaben an die beteiligten Mitarbeiter verschickt werden. Auf diese Weise hat jeder Zugriff darauf und sieht sofort, wenn es verändernde Maßnahmen gibt.

Vor dem Absenden der Arbeitsschritte und der Festlegung der Zuständigkeitsbereiche ist die Erfassung der Kosten von Bedeutung. Immer wieder gilt es, Kosten einzusparen, um das jeweilige Projekt möglichst lukrativ werden zu lassen. Nach der Berechnung von Ausgaben und Einnahmen lassen sich die Aufgaben durch Sie kompetent verteilen. Jeder kennt seine Position, seinen Zuständigkeitsbereich und kann die bereits erreichten Schritte öffentlich beispielsweise per Google Docs an die anderen Mitarbeiter schicken.

Sofern das Team jung ist und sich bestimmte Abläufe bislang nicht eingespielt haben, ist ein weiterer Schritt möglich. Man braucht eine Absprache, die von Ihnen initiiert wird. Das Projekt ist mit dem Team zu besprechen. Alle Beteiligten machen sich darüber Gedanken, für welche Aufgaben sie in Frage kommen und was lieber einem Kollegen zu überlassen ist. Auf diese Weise haben auch die Mitarbeiter die Möglichkeit, Aufgaben kompetent zu verteilen und lösen zu können.

Aufgaben kompetent verteilen und der Linie treu bleiben

Bei größeren Projekten ist eine gute Organisation alles. Ihrer Planung kommt eine besondere Bedeutung zu. Eine gute Planung führt zu einer besseren Struktur und die Struktur macht den zielgerichteten Ablauf der Tätigkeiten. Doch Planung braucht Zeit. Wer ungeduldig ist und seine Zeit lieber in die Verrichtung der Arbeit steckt, sieht sich schnell vor einer schier unüberwindbaren Herausforderung stehen. Plötzlich treten Situationen ein, mit denen aufgrund der fehlenden Planung bislang nicht zu rechnen war.

Die Planung ist demzufolge ein absolutes Muss! Allerdings: Was bringt die Planung, wenn der Plan keine Umsetzung findet und alles im Chaos versinkt? Deshalb: Immer dem Plan treu bleiben! Sicher gibt es immer wieder Situationen, in denen zu improvisieren oder der Plan zu erweitern ist. Schließlich lassen sich nicht alle Eventualitäten vorab festlegen. Ruhe bewahren und rational weiterarbeiten!

Folgen Sie zudem immer der von Ihnen definierten Linie. Gerade umfangreiche Projekte verlieren schnell an Übersichtlichkeit. Dann ist es wichtig, sich nicht zu verzetteln. Es gilt, die Arbeiten weiterhin nach Plan umzusetzen und sich nicht mit Aufgaben zu befassen, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben.

Ergebnisse termingerecht abliefern

Der richtige Plan ist das erste Indiz für die erfolgreiche Arbeit des Teams. Sofern die einzelnen Schritte eingehalten werden, steht dem termingerechten Ergebnis nichts im Weg. Für Kunden ist das Einhalten der Deadline von absoluter Wichtigkeit. Sofern die Zeiten nicht beachtet werden und das Projekt weitaus mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant, kann der Kunde auf einen Rabatt hoffen. Dabei geht dem Unternehmen ein Teil des Gewinns verloren. Das wirft kein gutes Licht auf Sie als Führungskraft.

Das Bestreben ist jedoch nicht termingerecht abzuliefern, sondern dem Plan stets voraus zu sein. Viele Firmen arbeiten nicht auf diese Weise. Kommt es dann jedoch zu unerwarteten Komplikationen – wie etwa Krankheiten – dann gerät das gesamte Projekt ins Wanken. Also sollten Sie besser zeitlich vorsorgen. Das bedeutet nicht, dass alle schneller arbeiten müssen.

Im Gegenteil: Der Plan sollte eine solche Stichfestigkeit aufweisen, dass er auch bei Zwischenfällen funktioniert und der Kunde sein Endergebnis zur abgemachten Zeit erhält. Dadurch greift er auch bei folgenden Aufträgen auf das Unternehmen zurück, da er ihm vertraut.

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