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Aufgaben als Vorstandsassistent – das kommt auf Sie zu

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Aufgaben als Vorstandsassistent, Vorstandsassistent

Wer auf der Karriereleiter irgendwann man ganz oben stehen möchte, der kommt an Praktika und einer Anstellung als Vorstandsassistent nicht vorbei. Man wird nicht plötzlich einfach Chef, es sei denn, man erbt ein Unternehmen. Spaß beiseite! Denn im folgenden Artikel haben wir Ihnen die grundlegenden Aufgaben als Vorstandsassistent zusammengetragen.

Der Job als Vorstandsassistent ist gespickt von viel Verantwortung, Projektmanagement und Zeit. Der wichtigste Teil des Berufsbilds Vorstandsassistent ist jedoch, dem Chef in allen Bereichen und Tätigkeiten beiseitezustehen. Loyalität dem Chef und dem Unternehmen gegenüber ist eines der wichtigsten Aspekte überhaupt.

Aufgaben als Vorstandsassistent – vielfältig und aufregend

Die Aufgaben als Vorstandsassistent sind sehr umfangreich und so ähnelt kaum ein Tag dem anderen. Je nach Unternehmen und Ihren Qualifikationen werden Ihnen die unterschiedlichsten Aufgaben zugeteilt. In erster Linie dienen Sie als Ansprechpartner zwischen dem Vorstand und den Arbeitnehmern. Weiterhin dienen Sie als Sprachrohr zwischen Ihrem Unternehmen und Kunden sowie Lieferanten, wenn es um die Erstellung und Verhandlung von Verträgen geht. Weiterhin sind Sie der Koordinator zwischen Vorstand, Geschäftsführung und anderen Führungskräften im Unternehmen. Quasi dienen Sie als Schnittstelle.

Sie unterstützen den Vorstand beim Tagesgeschäft. Dazu gehören auch konzeptionelle und strategische Aufgaben. Sie erstellen Vorlagen zu den Konzepten der strategischen und operativen Entscheidungen, die in Vorstandssitzungen besprochen wurden. Sitzungen sind ein sehr großer Bestandteil im Aufgabenfeld eines Vorstandsassistenten. Sie planen und organisieren Sitzungen und Meetings. Für Tagungen, Meetings und Sitzungen werden Präsentationsunterlagen benötigt. Diese wichtige Aufgabe wird dem Vorstandsassistent auferlegt. Eine entsprechende Zusammenfassung für den Vorstand mit Ergebnissen, Analysen, Statistiken und folgenden Reportings unterliegt Ihren Aufgaben als Vorstandsassistent.

Ihre täglichen Aufgaben als Vorstandsassistent sind Terminkoordination, Reiseplanung und Reisebuchung für den Vorstand. Dieser Aufgabenbereich ist nicht zu vergleichen mit einer Terminorganisation, die eine Sekretärin übernimmt. Hier bedarf es weitaus mehr Hintergrundwissen. Auch die Postbearbeitung und die Dokumentenablage gehört zu Ihren Aufgaben als Vorstandsassistent.

Mit der Zeit gehört es zu Ihren Aufgaben als Vorstandsassistent Projekte zu planen, umzusetzen und zu führen. Auch kann es durchaus sein, dass Sie Sonderprojekte übernehmen. Mit der Zeit entwickeln Sie Ihre eigenen Projekte und tragen dafür auch die Verantwortung. Für diese Projekte gehört es zu den Aufgaben als Vorstandsassistent regelmäßige Meetings einzuberufen. Sie müssen dem Vorstand einen Bericht vorlegen, wie es um das Projekt steht, wie erfolgreich es ist, was Sie für mehr Erfolg benötigen oder ob es Aussichten auf Erfolg hat. Gerade bei der Führung von eigenen Projekten lernen Sie Verantwortung zu übernehmen. Das benötigen Sie, um später eventuell selber im Vorstand zu sitzen und erfolgreich zu sein.

Weitere mögliche Aufgaben als Vorstandsassistent:
  • Erstellung von Aufträge, Angebote und Reportings für die Buchhaltung
  • Entscheidungsvorlagen erarbeiten für Budgetpläne und Kostenanalyse
  • Kontrolle und Zusammenfassung von Marktanalysen
  • Erstellen von Statistiken im Bereich Marktentwicklung
  • Recherche allerhand geforderten Themen
  • Projekte steuern, koordinieren und überwachen
  • Aufbau von Kontakten in bekannten Netzwerken, zum Beispiel XING, LinkedIn und Facebook

Anforderungen an den zukünftigen Vorstandsassistent

Welche Anforderungen an den zukünftigen Vorstandsassistenten gestellt werden, liegt am Unternehmen. Allerdings gibt es einige Anforderungen, die bei jedem Unternehmen gleichwertig sind. Ein abgeschlossenes Studium wird tendenziell erwartet. Entweder verfügen Sie über ein Bachelorstudium, Hochschulstudium oder haben einen Studienabschluss als Diplom oder Master. In einigen Unternehmen reicht ein Studium nicht aus. So müssen Sie vor oder nach dem Studium schon eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen haben. 

Nicht selten werden Praktika gefordert. In den meisten Fällen ist es von Vorteil, wenn Sie diese Praktika in verschiedenen Unternehmen und in verschiedenen Bereichen absolviert haben.

Was Sie auf jeden Fall mitbringen müssen, ist das Beherrschen der englischen Sprache in Wort und Schrift. Hier reicht Schulenglisch nicht aus. Verfügen Sie über weitere Fremdsprachen oder sind bereit weitere Fremdsprachen zu erlernen, so wirkt sich das positiv auf Ihre Bewerbung aus. Zudem sollten Sie mathematische Kenntnisse mitbringen. Schließlich gehören Statistiken und Co. zu Ihren täglichen Aufgaben als Vorstandsassistent. Programmierkenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Datenbanksystemen werden sehr gern gesehen.

Da zu Ihren Aufgaben als Vorstandsassistent die Erstellung von Präsentationen gehört, ist es unabdingbar, über Kenntnisse mit allen MS-Office-Programmen zu verfügen.

Persönliche Eigenschaften, die Sie als Vorstandsassistent mitbringen sollten

Der Alltag eines Vorstandsassistenten ist lang und fordert viel. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Persönlichkeit sehr ausgeprägt ist. Schließlich stehen Sie immer im Mittelpunkt zwischen allen Beteiligten Personen im und um das Unternehmen herum. Ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Selbstständigkeit, Leistungsbereitschaft sowie Belastbarkeit und enormes Durchsetzungsvermögen ist unabdingbar. Zudem müssen Sie über eine schnelle Auffassungsgabe verfügen. Das Leben als Vorstandsassistent ist schnelllebig. Organisatorisches Handeln, analytisches und strategisches Denken und unternehmerisches Denken und Handeln sind Grundvoraussetzungen eines Vorstandsassistenten.

Der wichtigste Aspekt liegt in der Loyalität. Schließlich sind Sie der rechte und der linke Arm des Vorstands. Stellen Sie Fragen, aber stellen Sie nicht die Handlungsweise des Vorstands infrage. Nach der Loyalität kommt natürlich eine hohe Flexibilität und Einsatzbereitschaft. Alles in allen müssen Sie über eine starke und belastbare Persönlichkeit verfügen.

Wie sieht ein Arbeitstag bei einem Vorstandsassistenten aus?

Wie Sie bereits wissen, ist der Arbeitstag bei einem Vorstandsassistenten sehr lang. Bis zu 60 Stunden pro Woche sind keine Seltenheit. Das wären pro Tag eben mal 12 Stunden. Mal mehr mal weniger an dem einen oder anderen Tag. Die Tage eines Vorstandsassistenten sind niemals gleich. Sicherlich habe Sie immer wiederkehrende Aufgaben. Nichtsdestotrotz gleicht kein Tag dem anderen. Wir haben Ihnen einen möglichen Arbeitstag zur Anschau vorbereitet, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können, wie ein Tag aussehen kann.

Nachdem Sie sich Ihren Arbeitsplatz hergerichtet haben, starten Sie gegen halb neun mit einer Besprechung. Relevante Personen, wie Vorstand und die jeweiligen Sekretärinnen sind vor Ort. Inhalt des Gesprächs kann unter anderem liegen gebliebenen Aufgaben des Vortags sein. Weiterhin wird der Tagesablauf besprochen. Danach fertigen Sie bis zum Mittagessen Unterlagen für die Vorstandssitzung an. Als Vorstandsassistent essen Sie selten allein. In der Regel findet das Mittagessen mit Fachbereichsleitern statt. Gesprächsthema? Natürlich die Arbeit!

Nach dem Essen geht es zum Beispiel mit einem Projektmeeting weiter. Vielleicht führen Sie zu der Zeit schon Ihr eigenes Projekt an und führen das Meeting. Dieser Aufgabenzweig kommt darauf an, wie lange Sie schon im Unternehmen tätig sind und ob Ihr Arbeitgeber Ihnen diese vertrauensvolle Aufgabe schon übergeben hat. So ein Meeting kann einen Zeitraum von zwei bis drei Stunden in Anspruch nehmen.

Wo andere bereits an den Feierabend denken, da geht Ihr Arbeitstag weiter. Jetzt ist ein guter Zeitraum, um sich für ein bis zwei Stunden Ihrer persönlichen Entwicklung zu widmen und sich diesbezüglich weiterzubilden. Gespräche mit einem Karriereberater sind keine Seltenheit. Weiter geht es mit einer Präsentation. Die Unterlagen dafür haben Sie bereits über den Tag verteilt erstellt.

Je nach Unternehmen kommt es vor, dass Sie Ihr Abendessen nicht im Kreise der Familie zu sich nehmen. Eher sieht es so aus, dass Sie zusammen mit anderen Vorstandsassistenten zu Abend essen. Natürlich wird auch hier wieder über die Arbeit gesprochen.


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