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So werden Sie Auditor: Anforderungen und Möglichkeiten

© Michaela Rofeld/Fotolia
Auditor werden

Die Position eines Auditors zu bekleiden verlangt eine Reihe unterschiedlicher Kompetenzen. Außerhalb der fachlichen Kompetenz stehen hier Menschenkenntnis, Einfühlungsvermögen, Empathie und natürlich eine hervorragende Kommunikationsfähigkeit im Vordergrund. All dies miteinander zu vereinen ist schon eine echte Herausforderung, aber hier sollte man sich im Klaren sein, dass dies genau die Anforderungen sind, die an einen Auditor gestellt werden.

Gründe, in Audits und in einen Auditor zu investieren

Einer der Gründe, warum ein Unternehmen sich entscheidet, einen Auditor zu beauftragen, ist die Mitarbeiter- und Führungskräfteentwicklung.

Besonders dann, wenn ein Mitarbeiter als interner Auditor bestimmt ist, hat das für das Unternehmen einen großen Vorteil. Ein solcher Auditor ist für die Audits entweder in fremden Abteilungen oder aber auch abteilungsübergreifend zuständig. Häufig ist in diesem Kontext der Auditor auch gleichzeitig ein Managementsystembeauftragter, der durch seinen Auftrag das Unternehmen tatsächlich aus jeder erdenklichen Perspektive kennenlernt.

An diesem Punkt wird bereits deutlich, dass das Anforderungsprofil einer Schlüsselqualifikation gleichkommt, denn hier spielen vor allem analytisches Verständnis, das Vereinen von Schnittschnellen und das Voranbringen des Knowhows des Unternehmens eine zentrale Rolle.

Ist ein neuer Mitarbeiter mit der Aufgabe des internen Auditors beauftragt, so hat dies den Vorteil, dass sich diesem Mitarbeiter sowohl das Unternehmensnetzwerk als auch die Aufbau- und Ablauforganisation schneller erschließen.

Ein Auditor wiederum, der schon über mehrjährige Erfahrung im Unternehmen verfügt, nutzt die Aufgabe auch immer für sich persönlich, denn hier tun sich natürlich persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten und ein hoher Lerneffekt auf. Außerdem können sowohl das gesamte Wissen und die Erfahrung in die betriebliche Zusammenarbeit eingebracht werden.

Ein interner Auditor kennt jeden erdenklichen Bereich im Unternehmen und ist über alle Hintergründe informiert, in gewisser Weise multipliziert ein solcher Auditor das Betriebswissen. Häufig wächst zudem auch das Verständnis für geleistete Arbeit der Kollegen.

Wege zur Position des internen Auditors

Wenn innerhalb des Unternehmens darüber nachgedacht wird, einen internen Auditor zu bestellen, dann wird häufig zunächst einmal geschaut, ob es Mitarbeiter gibt, die bereits an Audits teilgenommen haben und so bereits die Inhalte und Abläufe eines Audits kennen. Außerdem besteht auch die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter schon einmal als Beobachter bzw. Co-Auditor an einem Audit teilgenommen hat.

Ein Mitarbeiter, der vor der Entscheidung steht, ob er die Position eines Auditors übernehmen möchte, sollte zunächst einmal in dieses Metier hineinschnuppern. Unfreiwillig sollte eine solche verantwortungsvolle Position niemals angetreten werden.

Nur wer sich freiwillig und gut durchdacht dieser Aufgabe stellt, kann seiner Aufgabe und Verantwortung auch gerecht werden. Daher empfiehlt es sich, an möglichst vielen Audits teilzunehmen, eine Schulung als Auditor in Betracht zu ziehen und sich zudem über die internen Auditprozesse zu informieren.

Welche Voraussetzungen benötigt ein Auditor?

Formale Vorgaben gibt es für interne Auditoren nicht, gleichwohl müssen interne Auditoren sowohl mit den Prozessen als auch mit den Kriterien vertraut sein. Grundsätzlich sollte ein interner Auditor, der für ein bestimmtes Regelwerk auditieren soll, unbedingt überprüfen, ob es speziell hierfür bestimmte Kompetenzen gibt, die gefordert sind.

Das kommt vor allem dann zum Tragen, wenn es sich bei einem Audit um die Überprüfung der Einhaltung von ISO 9001 handelt. Hier muss natürlich der gesamte Inhalt der Norm bekannt sein, um sie auf die Unternehmenspraxis übertragen zu können. Unternehmen, die bereits nach ISO 9001 zertifiziert sind, verfügen in aller Regel über einen Qualitätsmanagementbeauftragten. Dieser stellt die Erfüllung der Anforderungen der Norm auf. Über genau dieses Fachwissen muss ein er verfügen, wenn er ein Managementsystemaudit nach ISO 9001 durchführt.

Obwohl es eigentlich keine formalen Vorgaben für einen internen Auditor gibt, sollten professionelle Schulungen, die die erforderlichen Kompetenzen vermitteln, unbedingt absolviert werden.

Bisher ging es ausschließlich um interne Auditoren, im Folgenden sind die Voraussetzungen für die Position des Auditors, des leitenden Auditors und des Experten zu reflektieren.

Die Voraussetzung, um Auditor zu werden:

Auditor:

Voraussetzung:

  • Eine höhere Schulbildung, die über die Elementarstufe hinausgeht, das bedeutet ein Realschulabschluss oder ein gleichwertiger Abschluss.
  • Zudem bedarf es mindestens einer 4-jährigen Berufserfahrung in Vollzeit, von der mindestens 2 Jahre im Bereich des Qualitätsmanagements absolviert wurden.

Auditoren Ausbildung:

  • Innerhalb der Auditoren Ausbildung sind mindesten 3 Audits, zu denen auch interne Audits gehören, zu absolvieren – zudem eine Hospitation bei einem externen Audit einer 3rd Party.

Aufrechterhaltung der Qualifikation im Berufungszeitraum von 3 Jahren:

  • Innerhalb von 3 Jahren muss an 2 externen Audits teilgenommen worden sein, und eine jährliche Teilnahme am Erfahrungsaustausch ist obligatorisch.

Teilnahme an mindestens 2 externen Audits innerhalb von 3 Jahren. Zudem findet alle 3 Jahre eine Bewertung durch die Zertifizierungsstelle einschließlich Monitoring-Verfahren statt.

Leitender Auditor:

Voraussetzung: (hier gelten die gleichen Voraussetzungen wie beim Auditor)

  • Eine höhere Schulbildung, die über die Elementarstufe hinausgeht, das bedeutet Realschulabschluss oder ein gleichwertiger Abschluss.
  • Zudem bedarf es mindestens einer 4-jährigen Berufserfahrung in Vollzeit, von der mindestens 2 Jahre im Bereich des Qualitätsmanagements absolviert wurden.

Auditoren Ausbildung:

  • innerhalb der Auditoren Ausbildung sind mindestens 3 Audits, zu denen auch interne Audits gehören, zu absolvieren. Zu dieser gehört auch eine Hospitation bei einem externen Audit einer 3rd Party. Nach der Hospitation folgen 4 Audits mit mindestens 20 Tagen, davon 11 Tage vor Ort als unabhängiger externer Auditor (3rd Party).

Aufrechterhaltung der Qualifikation im Berufungszeitraum von 3 Jahren:   

  • innerhalb von 3 Jahren muss an 2 externen Audits teilgenommen worden sein, eine jährliche Teilnahme am Erfahrungsaustausch ist obligatorisch.

Teilnahme an mindestens 2 externen Audits innerhalb von 3 Jahren. Zudem findet alle 3 Jahre eine Bewertung durch die Zertifizierungsstelle einschließlich Monitoring-Verfahren statt.

Experte:

Vor dem Einsatz ist die Qualifikation zu überprüfen.

Weitere Voraussetzungen:

  • Mindestvoraussetzung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung in speziellen Fachbereichen. Und eine mindestens 4-jährige Berufserfahrung in Vollzeit auf diesem Gebiet ist notwendig.

Fazit

Ein festes Fundament ist unerlässlich, wenn ein Audit erfolgreich umgesetzt werden soll. Hier spielt der Auditor mit seinen Fähigkeiten eine entscheidende Rolle.

Es ist nicht von Bedeutung, ob hier ein Auditor, leitender Auditor oder ein QM-Experte tätig ist; es muss jeder genau wissen, welche Voraussetzungen für die Arbeit zu erfüllen sind.


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