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Die Assistenz als Frühwarnsystem der Führungskraft

© Robert Kneschke/Fotolia
Frühwarnsystem Assistenz

Die Assistenz als rechte Hand der Führungskraft zu bezeichnen ist in der Regel ein Understatement. Denn bei der Assistenz laufen alle Fäden zusammen und sie ist für die Koordination und Verfügbarkeit aller Informationen verantwortlich. Sollte es zu Problemen oder Fehlentwicklungen im Unternehmen kommen, spürt das eine gute Assistenz als erstes. Sie ist somit ein Frühwarnsystem der Führungskraft. Neben maximaler Entlastung des Vorgesetzten ist diese Frühwarnfunktion eine der Hauptaufgaben der Assistenz.

Assistenz und Führungskraft – eine Fallstudie in Sachen Kommunikation

Das berühmte Zitat des Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawiack „Man kann nicht nicht kommunizieren“ ist vollkommen korrekt. Aber man kann zu wenig kommunizieren. Das gilt insbesondere für Führungskräfte und ihre Assistenz. Ein solches Gespann kann nur erfolgreich arbeiten, wenn es effizient miteinander kommuniziert.

Das bedeutet einerseits, zu Beginn der gemeinsamen Arbeit die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar zu regeln, und andererseits, im Alltagsgeschäft wichtige Informationen zeitsparend und verständlich zu übermitteln. Anhand der Kommunikation zwischen Assistenz und Führungskraft lässt sich die Funktionalität eines Unternehmens daher sehr gut ablesen.

Denn die Assistenz hat häufig Informationen für die Führungskraft, die von großem Wert sind. Sie ist nämlich eine hilfreiche Datenbank, die Namen, Termine und Aufgaben immer zur Hand hat. Gleichzeitig ist sie die Schnittstelle zwischen allen Unternehmensbereichen. Sie spricht mit den Mitarbeitern, ist Anlaufstelle für Besucher und kommuniziert regelmäßig mit dem Vorgesetzten. Sie kennt also die Anliegen aller für den Betrieb relevanten Gruppen und kann die Führungskraft auf besondere Entwicklungen und Bedürfnisse aufmerksam machen.

Hierbei steht die Assistenz aber vermeintlich im Schatten der Betriebsführung. Sie bleibt immer in der zweiten Reihe, drängt sich nicht auf und überlässt ihr das Rampenlicht. Eine gute Führungskraft wertet das aber nicht als Unterwürfigkeit, sondern als eine hohe soziale Kompetenz. Denn den eigenen Vorgesetzten immer gut dastehen zu lassen und sicherzustellen, dass alle Betriebsabläufe reibungslos funktionieren, ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, die Wertschätzung verdient. Eine gute Führungskraft weiß, was die Assistenz im Einzelnen leistet und macht sich deren Kompetenzen zunutze.

Diese Bereiche managt eine gute Assistenz für ihre Führungskraft

Der Arbeitsalltag einer Führungskraft ist mit vielen lästigen Aufgaben gepflastert, die viel Zeit kosten, aber wenig bringen. Wie gut, dass es da die Assistenz gibt. Diese kümmert sich um genau solche Aufgaben und sorgt dafür, dass Sie sich als Führungskraft auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Eine Hauptaufgabe der Assistenz ist das Zeitmanagement. Sowohl das eigene als auch das der Führungskraft.

Wenn Sie einen Überblick über Termine oder Deadlines brauchen, bekommen Sie diesen von Ihrer Assistenz. Diese ist nämlich die natürliche Intelligenz Ihres Betriebs, mit der kaum eine künstliche Intelligenz (KI) mithalten kann. Sollte es hierbei zu Engpässen oder Schwierigkeiten kommen, warnt Sie Ihre Assistenz direkt.

Eine weitere Aufgabe der Assistenz besteht im Delegieren von Aufgaben. Sie als Führungskraft haben ein klares Konzept, das Sie durch gezielte Anordnungen umzusetzen versuchen. Es ist aber wichtig, dass diese Anordnungen bei den Mitarbeitern ankommen, von diesen verstanden und professionell umgesetzt werden.

Hier unterstützt Sie Ihre Assistenz als Schnittstelle zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Sollte es bei der Delegierung von Aufgaben zu Problemen oder Widerständen kommen, bemerkt das die Assistenz am eigenen Leib. Sie als Führungskraft erhalten dann umgehend Kenntnis von diesen Schwierigkeiten und können entsprechend darauf reagieren.

Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern

Nicht zuletzt ist die Assistenz für die Kommunikation mit Kunden und Partnern verantwortlich. Sie trifft zwar keine eigenen Entscheidungen, setzt aber Ihre Vorgaben exzellent um. Wenn ein Kunde unzufrieden ist oder ein Partnerunternehmen nicht liefern kann, erfährt das Ihre Assistenz als erstes. Fragen zu bestimmten Projekten kann sie je nach Anweisung beantworten oder an die zuständige Führungskraft weiterleiten. Sollte ein Projekt in Schieflage geraten, bekommt Ihre Assistenz das sehr schnell mit. Erneut tritt ihre Funktion als Frühwarnsystem der Führungskraft zutage und Sie erfahren aus erster Hand von den vorliegenden Problemen.

Eine kompetente Assistenz ist in der Lage, Sie als Führungskraft komplett abzuschirmen. Das bedeutet, dass Sie sich nur um Anliegen kümmern müssen, die Ihre Expertise erfordern. Hierdurch repräsentiert die Assistenz das Unternehmen nach innen und außen gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Schaffen Sie unbedingt eine Vertrauensbasis, damit das funktionieren kann.

Ihre Assistenz muss wissen, dass Sie sich an Sie wenden und Sie über aus ihrer Sicht wichtige Dinge informieren darf. Sie muss ihre Kompetenzen kennen und sich auf Unterstützung durch Sie als Führungskraft verlassen können. Nur dann ist sie ein zuverlässiges Aushängeschild und ein effizientes Frühwarnsystem.

Ein guter Rat: Hören sie auf Ihre Assistenz

Wählen Sie eine Assistenz, die ein Ass in Sachen Kommunikation ist. Es kommt maßgeblich darauf an, dass sie sich sowohl mit den Mitarbeitern und Kunden als auch mit Ihnen effizient und klar austauschen kann. Jede eingesparte Minute ist Gold wert und jedes vermiedene Missverständnis trägt zum Unternehmenserfolg bei. Tauschen Sie sich mit Ihrer Assistenz eindeutig über Ihre Erwartungen und Anforderungen aus und legen Sie Kompetenzen und Zuständigkeiten klar fest.

Häufig ist es eine gute Idee, der Assistenz eine Fortbildung zum professionellen Office-Management zu ermöglichen. Hier lernt sie das Handwerkszeug kennen, das für eine optimale Zusammenarbeit mit Ihnen als Führungskraft unverzichtbar ist.

Frühwarnsystem nutzen

Ein solides Hintergrundwissen ist für eine Assistenz Grundvoraussetzung für solides Arbeiten. Sie muss sich mit den Unternehmensabläufen ebenso auskennen wie mit den Kundenwünschen und Ihren Erwartungen als Führungskraft. Gerade bei einer neuen Assistenz muss hierfür Zeit investiert werden. Eine optimale Kommunikation gelingt nicht über Nacht und eine Verbundenheit mit dem Unternehmen muss sich schrittweise aufbauen. Eine solche Verbundenheit der Assistenz mit dem Betrieb und im Idealfall mit Ihnen als Führungskraft ist für erfolgreiches Arbeiten aber unverzichtbar.

Frühwarnsystem Tipp: Gönnen Sie Ihrer Assistenz daher die Zeit, die sie zur Einarbeitung braucht. Effizienz stellt sich mit der Zeit wie von selbst ein.

Zu guter Letzt ein scheinbar banaler Rat: Hören Sie auf Ihre Assistenz. Doch so banal ist dieser Ratschlag gar nicht. Viel zu oft meinen Führungskräfte, die Lage im Betrieb besser einschätzen zu können als ihre Assistenz. Sie ignorieren gut gemeinte Hinweise und lassen das Potenzial ihres ganz persönlichen Frühwarnsystems ungenutzt liegen. Die Folge ist, dass Probleme und Schwierigkeiten oft zu spät erkannt werden und Probleme behoben werden müssen, statt dass man sie präventiv vermeidet. Machen Sie sich immer wieder bewusst, dass Ihre Assistenz eine hohe soziale Kompetenz hat und sich in nahezu allen Unternehmensbereichen hervorragend auskennt.

Wenn Sie das akzeptieren und wertschätzen, ist das kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von einer hohen Führungskompetenz.


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