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Arbeitsorganisation: So priorisierst du deine Aufgaben wie ein Profi

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Wer organisiert und strukturiert arbeitet, wird schneller fertig, erreicht mehr und hat weniger Stress. Doch wie schaffen es manche Menschen, diese gründliche Struktur auch in einer 60-Stunden-Woche zu erreichen, während andere schon in einer 20-Stunden-Woche oft nicht wissen, wo ihnen der Kopf steht? Das Geheimnis liegt in der richtigen Arbeitsorganisation – oder auf Neudeutsch auch im sogenannten „Zeitmanagement“.

Was bedeutet Arbeitsorganisation?

Im Grunde genommen, sollten Sie versuchen, alle für den Tag geplanten Aufgaben effektiv abzuarbeiten. Dazu müssen natürlich auch alle notwendigen Unterlagen und Informationen vorliegen, alle dazu benötigten Mitarbeiter anwesend sein, das komplette Produktionsmaterial vorrätig etc. Doch vorausgesetzt, dass alle diese Dinge vorhanden sind, könnten Sie als Mitarbeiter immer noch nicht mit Ihrer Arbeit vorankommen, wenn Sie unstrukturiert vorgehen und alle möglichen Arbeiten durcheinander erledigen, womöglich noch einige, die nicht einmal besonders wichtig sind. Um diesem Chaos zu entgehen, ist die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich, und das bedeutet im Endeffekt vor allem, dass Sie Ihre täglichen Aufgaben priorisieren, um alle, was dringend und wichtig ist, unbedingt erledigt zu bekommen.

Methoden zur Arbeitsorganisation – richtige Priorisierung von Aufgaben

Aufgaben zu priorisieren – das ist ein altbekannter Rat und eigentlich jedem von uns bekannt, da wir damit nicht nur im Berufsleben, sondern auch im Privatleben ständig konfrontiert sind. Doch oft unterscheiden wir nicht, was wichtig und was unwichtig ist, sondern hetzen drauflos, um so viel wie möglich erledigt zu bekommen. Tatsächlich einmal „Nein“ zu sagen, wenn jemandem neue Aufgaben angetragen werden oder Unwichtiges einfach liegen zu lassen fällt uns immer noch sehr schwer.

Leider ist es so, dass man meist so viel zu tun hat, dass man gar nicht alle Dinge schaffen kann, die man sich vorgenommen hat oder die notwendig wären und es bleibt gar keine andere Möglichkeit, als das Dringlichste zu erledigen. Wir müssen also lernen, zu erkennen, welche Aufgaben dringend sind und welche nicht.

Das kommt manchmal auch darauf an, wo unsere Ziele liegen.  Wenn das oberste Firmenziel ist, ständig eine große Menge Ware am Lager zu haben, muss auch die Priorisierung darauf abzielen, das Produktions-Soll zu erfüllen. Wenn ich hauptsächlich die Kunden glücklich machen will, muss ich in den Service investieren und wirklich alle Rückrufwünsche abarbeiten, auch wenn dabei viel Zeit verloren geht und möglicherweise nicht sofort neue Aufträge daraus resultieren etc.

Es gibt viele Methoden und Vorschläge zur Arbeitsorganisation, zum Zeitmanagement und zur Priorisierung von Aufgaben. Was Sie persönlich als wichtig empfinden, müssen Sie entsprechend Ihrer Zielsetzung festlegen.

4 Methoden zur Prioritätensetzung

Bekannt und beliebt sind To-do-Listen, die das Tages-Soll auflisten und jede Aufgabe nach ihrer Priorität bewerten. Umsetzbar sind diese Listen und ihre Priorisierung nach verschiedenen Methoden, die teilweise aus der Volkswirtschaft (Pareto), aus der Betriebswirtschaft (ABC-Analyse) oder anderen Quellen stammen. Diese seien hier kurz vorgestellt, bevor wir zu weiteren allgemeinen Tipps der Priorisierung kommen:

  1. Die Bullet Journal Methode von Ryder Carroll ist die einfachste Art der Arbeitsorganisation bzw. der Prioritätensetzung. Notieren Sie alle Aufgaben, die Sie an einem bestimmten Tag bewältigen wollen. Markieren Sie die Wichtigsten davon mit einem Symbol Ihrer Wahl. Diese sollten Sie schlussendlich alle abarbeiten.
  2. Die ABC-Methode aus der BWL. Wie in der ABC-Analyse legen Sie fest, welche A-Aufgaben Ihnen am wichtigsten sind. Denn diese sind wichtig und haben den größten Einfluss auf den Erfolg. Diese Aufgaben erledigen Sie alle persönlich. B-Aufgaben sind weniger wichtig, können aber an Mitarbeiter delegiert werden. C-Aufgaben sind im Moment weniger wichtig, dürfen aber nicht gestrichen werden, sie können nur abgegeben oder verschoben werden.
  3. Das Pareto-Prinzip des Italieners Vilfredo Pareto besagt, dass 20 % der Kunden etwa 80 % des Umsatzes bringen, anders ausgedrückt, formulierte er später daraus, dass man 80 % des Ergebnisses mit 20 % des Aufwandes erreichen kann. Sie müssen nur entscheiden, welche Aufgaben zu diesen wichtigen 20 % gehören und sich dann auf diese konzentrieren.
  4. Die Eisenhower-Matrix ist die bekannteste Methode der Unterscheidung von wichtigen und unwichtigen Aufgaben zur erfolgreichen Arbeitsorganisation. Sie unterscheidet vier verschiedene Aufgabentypen, in die Sie Ihre Tagesaktivitäten einteilen sollten:
  5. Wichtige und dringende Aufgaben, die Sie persönlich sofort erledigen müssen.
  6. Wichtige und nicht dringende Aufgaben, die Sie auch noch später erledigen können, aber keinesfalls aus den Augen verlieren dürfen, weil sie irgendwann in Kategorie 1 fallen, wie z. B. Ihre Steuererklärung.
  7. Nicht wichtige und dringende Aufgaben, die Sie getrost delegieren können.
  8. Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben, die Sie einfach abhaken und vergessen können.

Weitere wichtige Tipps zur Arbeitsorganisation

Die Prioritäten nur zu kennen oder zu setzen, reicht noch nicht aus, um die Arbeitsorganisation im Griff zu haben. Daher sollten Sie unbedingt noch weitere hilfreiche Profi-Tipps gegen Ihre bisherige chaotische Arbeitsorganisation beherzigen:

  1. Setzen Sie immer Prioritäten gemäß den oben genannten oder anderen Methoden, die Ihnen am besten liegen. Vor allem mit denen Sie am besten klarkommen.
  2. Planen Sie Ihre Aufgaben immer schriftlich. Das wirkt verbindlicher und übersichtlicher. Ob Sie diese in den PC eintragen oder auf einer App bearbeiten oder altmodisch in Papierform spielt für den Erfolg keine Rolle.
  3. Diese schriftliche Planung sollte zudem in überschaubaren Einheiten notiert und geplant werden. Entweder bietet sich für Sie eine Tagesplanung oder eine Wochenplanung an, oder Sie müssen langfristige Projekte sogar in Jahreszeiträumen planen.
  4. Sie sollten in dieser Planung nicht nur die Aufgabe selbst notieren, sondern natürlich auch den vorgesehenen Zeitrahmen. Einfach um 14 Uhr „Meeting“ zu notieren, hilft Ihnen nicht weiter. Wenn Sie nicht wissen, wie lange das Meeting dauert, könnten Sie keinerlei Folgetermine oder Folgeaufgaben festlegen.
  5. Arbeiten Sie bei wiederkehrenden Aufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich etc. zu erledigen sind, mit Checklisten. Diese können Sie leicht an Ihre Urlaubsvertretung übergeben, damit Ihr Kollege die für ihn nicht zur Routine gehörenden Aufgaben leicht bewältigen und überschauen kann.
  6. Wenn mehrere Personen oder Teams an einem Projekt arbeiten, können Sie auch Plantafeln einsetzen. Auf denen stellen Sie umfangreiche Daten übersichtlich dar. Alle Beteiligten haben diese optimal im Blick. Auch Jahresplaner mit bestimmen Events könnten z. B. am berühmten „Schwarzen Brett“ übersichtlich für die Belegschaft dargestellt werden, damit alle Mitarbeiter diese notwendigen Termine in ihre persönliche Arbeitsorganisation einbinden können.

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