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Arbeitnehmerdatenschutz – das müssen Sie als Unternehmer wissen

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Arbeitnehmerdatenschutz

Die Interessen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern sind im Berufsalltag nicht immer deckungsgleich, sie können auch schon mal weit auseinandergehen. Ein solcher Interessenkonflikt tritt oftmals auf, wenn die Arbeitnehmer sich der Gefahr einer Arbeitsplatzüberwachung ausgesetzte sehen oder dies zumindest befürchten. Daher gibt es den Arbeitnehmerdatenschutz.

Grundsätzlich gilt bei Arbeitnehmerdatenschutz…

Das betrifft die betriebliche Nutzung des Telefons genauso wie die Internetnutzung einschließlich des E-Mail-Verkehrs, aber auch GPS-Systeme und Videoüberwachungsanlagen könnte, nach Meinung der Arbeitnehmer, der Arbeitgeber zum Ausspionieren seiner Mitarbeiter nutzen.

Doch es gibt zusätzlich noch triviale Situationen des Alltags, in denen die Meinungen über den Arbeitnehmerdatenschutz in seiner gesetzlichen Rechtsmäßigkeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilweise heftig auseinanderklaffen.

Solche Situationen sind neben der Arbeitszeiterfassung, Foto-Veröffentlichung von Mitarbeitern auch die Einsichtnahme von Mitteilungen und sonstigen Informationen in den Social Media Netzwerken.

Der Unternehmer sollte als Arbeitgeber sich aktuell informieren, was er in Sachen Arbeitnehmerdatenschutz in welcher Situation und welchen Handlungen vom Gesetz her darf und was nicht, um sich nicht den Vorwurf der Überwachung am Arbeitsplatz aussetzen zu müssen.

Telefonieren am Arbeitsplatz

Zunächst sollte grundsätzlich geklärt sein, ob die private Telefonnutzung am Arbeitsplatz durch den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erlaubt wurde. Wenn der Arbeitgeber überprüfen möchte, ob und in welchem Umfang der Mitarbeiter privat in der Arbeitszeit telefoniert, benötigt er eine Telefondatenerfassung.

Hierzu muss er sich mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben auseinandersetzen. Diese sind ohne Wenn und Aber einzuhalten.

Andernfalls kann es zu Problemen im Arbeitnehmer Datenschutz kommen. Problematisch ist auch das Abhören oder Aufzeichnen von Telefongesprächen der Mitarbeiter im Rahmen der Qualitätskontrolle, um die eigene Servicequalität verbessern zu können.

Eigentlich sehr hilfreich, aber datenschutzrechtlich ein echter Problemfall, der sich in der Regel nur durch eine Einwilligung der betreffenden Mitarbeiter lösen lässt.

Senden und Empfangen von E-Mails

Wie bei den Telefonaten muss auch bei der E-Mail-Nutzung vorab geklärt sein, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erlaubt, am Arbeitsplatz private E-Mails zu senden und zu empfangen. Hier steht nicht nur der Arbeitnehmerschutz im Fokus, sondern auch die gesetzlichen Vorgaben des Fernmeldegeheimnisses.

Der Arbeitgeber ist hier gut beraten, sich nicht nur ein Bild von den jeweiligen Vorgaben zu verschaffen, sondern auch entsprechende Betriebsvereinbarungen in die Wege zu leiten und abzuschließen. Möglich sind auch vertraglich fixierte, individuelle Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Das Aufrufen von Internetportalen

Das Aufrufen von Internetportalen gehört heute schon zum Firmenalltag und ist Bestandteil vieler Tätigkeiten unterschiedlicher Berufsgruppen. Das beginnt bei der Firmenwebsite und reicht bis zur Überweisung von Gehältern und Materialkäufen. Die Versuchung ist dabei groß, das Internet zwischendurch auch mal für private Zecke zu nutzen. Das allerdings sollte normalerweise ein Tabu für Arbeitnehmer sein.

Ohne Weiteres darf das allerdings der Arbeitgeber nicht kontrollieren. Um den Arbeitnehmerdatenschutz aufrechtzuerhalten, bedarf es sowohl technischer wie rechtlicher Voraussetzungen, die der Arbeitgeber vorher organisieren muss.

Durchführung von Online-Schulungen

Die Effektivität der Fortbildung und Schulung auch im Datenschutz wird durch moderne Online-Schulungstools erhöht, auf sie setzen heute immer mehr Arbeitgeber vor allem mit einer großen Mitarbeiterzahl. Die vorher ausgearbeiteten Tools überzeugen mit einer hohen Flexibilität, bieten allerdings parallel auch die Gefahr, dass der Mitarbeiter hier einen Ansatz findet, Mitarbeiter zu kontrollieren.

Um sich nicht diesen Vorwurf auszusetzen, benötigt der Unternehmer die Kenntnis diesbezüglicher datenschutzrechtlicher Vorgaben.

Die GPS-Ortung von Mitarbeitern

Transport- und Logistikunternehmen schicken ihre Mitarbeiter mit einem Fahrzeug und Auftrag auf Tour. Normalerweise sollte der Arbeitgeber das Recht haben, sich per GPS-Ortung jederzeit ein Bild darüber zu machen, wo sich sein Fahrer gerade befindet. Doch auch hier lauern Gefahren, den Arbeitnehmerdatenschutz zu verletzen.

Im Datenschutzrecht gibt es das sogenannte Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, das für GPS-Systeme gilt. Wichtig ist für den Arbeitgeber, dass er sich vor der Einführung eines solchen Systems mit den gesetzlichen Vorgaben auseinandersetzt. Zudem muss er bestimmte Voraussetzungen im datenschutzkonformen Umgang mit dem GPS System berücksichtigen.

Der Umgang mit Mitarbeiterfotos

Auch wenn die Mitarbeiter einer Firma während der Arbeitszeit am Arbeitsort keine Privatpersonen, sondern Arbeitnehmer sind, dürfen aufgenommene Fotos der Mitarbeiter nicht ohne Weiteres vom Arbeitgeber in beliebiger Form verwendet beziehungsweise veröffentlicht werden.

Der Arbeitnehmerdatenschutz ist hier insofern von Bedeutung, weil die Fotonutzung vom Kunsturhebergesetz abhängig ist und entsprechend eingeschränkt werden kann. Jedwede Nutzung der Fotos erfordert das Einverständnis des betreffenden Arbeitnehmers, das sollte der Arbeitgeber und Unternehmer wissen.

Einträge in den Social Media Netzwerken

In Facebook und Twitter, also in Social Media Netzwerken, werden die Menschen immer aktiver. Die Nutzer sind hier sehr offen, geben viel von sich preis. Der Datenschutz wird hier des Öfteren ignoriert, das betrifft die Internetnutzer genauso wie die Betreiber der jeweiligen Webseiten. Empfehlenswert ist es, solche Seiten während der Arbeitszeit am Arbeitsplatz nicht aufzurufen.

Doch was ist mit dem Arbeitgeber, der hier vielleicht an Informationen über die Mitarbeiter kommt, die sonst nirgendwo zu finden sind? Um den Datenschutz zu gewähren, braucht jeder Arbeitgeber für die Beschaffung derartiger Informationen eine fundierte Rechtfertigung.

Videoüberwachung am Arbeitsplatz

Jedem Arbeitgeber muss klar sein, dass eine Videoüberwachung am Arbeitsplatz ausschließlich im Sinne der Regelungen des Bundesdatenschutzes zur Videoüberwachung in öffentlichen und nicht-öffentlichen Räumlichkeiten infrage kommt. Wird dies nicht berücksichtigt, führt das Filmen des Mitarbeiters mit einer Kamera zu einer Verletzung des Arbeitnehmerdatenschutzes.

Die Erfassung der Arbeitszeit

Mit einer Arbeitszeiterfassung kann der Arbeitgeber kontrollieren, ob der Arbeitnehmer die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit einhält. Datenschutzrechtlich muss der Unternehmer hier beachten, dass diese Erfassung ausschließlich für diesen Zweck erfolgt. Um diese Zweckbindung zu gewährleisten, kann bei Bedarf auch der Betriebsrat hinzugezogen werden. Empfehlenswert ist die Aufnahme einer Regelung über die Zeiterfassung in die Betriebsvereinbarung.

Liebesbeziehungen am Arbeitsplatz

Der Arbeitnehmerdatenschutz beschäftigt sich im Prinzip damit, was der Arbeitgeber über seine Mitarbeiter wissen sollte. Was er wissen darf und welche Informationen er dafür auf welche Art und Weise beschaffen darf. Wie aber sieht es mit Liebesbeziehungen am Arbeitsplatz aus? Man könnte meinen, Liebe ist eine Privatangelegenheit zwischen zwei Menschen.

Das ist generell auch in der Firma so, deshalb können Beziehungen von Kollegen auch nicht verboten werden. Ausnahmen rechtlicher Art gibt es allerdings, wenn durch eine solche Beziehung der Betriebsablauf nachweislich negativ beeinflusst wird.


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