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Wie Sie das 7-Ordner-System effektiv für sich nutzen

© Wilm Ihlenfeld/Fotolia
7-Ordner-System

Kennen Sie das Szenario? Da wird schnell eine Datei benötigt, doch zuerst steht die Überlegung an, wo diese zu finden ist. In dem Fall geht es Ihnen wie vielen anderen, die ein kompliziertes und nicht standardisiertes Ablagesystem nutzen. Mit steigender Datenmenge steigt die Konfusion, wodurch der Alltag oft erschwert wird. Hier kann ein gut strukturiertes Ablagesystem Abhilfe schaffen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen das 7-Ordner-System vorstellen.

Ineffektive Ablagesysteme im digitalen Office

Beispiel: Sie empfangen eine E-Mail mit einem interessanten Bericht von der IHK über die Zukunft der Schienen- und Straßentransport-Möglichkeiten als PDF-Datei im Anhang. Diesen möchten Sie auf dem PC ablegen. Die Frage, die sich hier stellt, ist natürlich, wo Sie die Datei am besten verschieben sollten. Abhängig ist die Antwort von der Ordnerstruktur und dem Ablagesystem auf Ihrem PC. Leider sind im Büroalltag noch immer viele ineffektive Methoden für die Ablage im Office zu finden. Hier sind drei Grundtypen von ineffektiven Anwendern zu unterscheiden:

  • Minimalisten
  • Horizontalisten
  • Vertikalisten

Der Desktop dient nicht als Ablage – auch nicht beim 7-Ordner-System

Die schlechteste Lösung von allen nur denkbaren ist, die PDF-Datei aus dem Beispiel einfach auf dem Desktop abzulegen. Ein solches Vorgehen ist nicht sinnvoll, denn die Folge ist, dass dies auf die Dauer zu einem völlig unaufgeräumten Desktop führt. Bereits der bloße Anblick wird an einem gewissen Punkt zu Stress führen.

Daher gilt Folgendes: Dateien, die nur zu Informationszwecken gesammelt und nicht unmittelbar benötigt oder bearbeitet werden, gehören nicht auf den Desktop, sondern wie alle anderen Dokumente in einen Ordner. Am besten ist es, wenn Sie sich gleich ein wenig Zeit nehmen, um die Dokumente, die Sie per Mail erhalten, in die Ordnerstruktur einzuordnen. Das erspart Ihnen später ein mühseliges Aufräumen des Desktops.

Der Minimalist und sein Ablagesystem

Sollte es der Fall sein, dass im Dokumentenverzeichnis noch kein passender Ordner für diese PDF-Datei existiert, dann stellt das für den Minimalisten kein Problem dar. Er hat in seiner digitalen Ablage einen allgemeinen Ordner, etwa „Externe Dokumente“, und dort werden alle Dateien gespeichert, deren Quelle nicht betriebsintern ist. So ist es möglich, die Ordner-Anzahl auf ein Minimum zu beschränken.

Das Problem hier: Mit der Zeit sind diese Ordnerstrukturen vom Inhalt unübersichtlich. Zwar ist es möglich, die Dateien über die Suchfunktion zu finden, doch die Voraussetzung dafür ist: Man muss wissen, welche Datei gesucht wird.

Die Ablagesysteme der Horizontalisten

Dieser Grundtyp ist nicht geizig in Hinsicht auf das Anlegen von Ordnern. Bei seiner Ablage geht er im wahrsten Sinne des Wortes in die Breite. Er löst das Problem ganz einfach, indem er einen Ordner wie etwa „Transport“ anlegt. Da das sehr häufig ausgeführt wird, entstehen auf einer horizontalen Ordnerebene sehr schnell dutzende von Ordnern, die nach Bedarf ganz spontan angelegt werden.

Der Nachteil liegt hier auf der Hand: Die Ordnerstrukturen werden unübersichtlich und es besteht die Gefahr, dass unabsichtlich ähnliche Ordner angelegt werden.

Die Ordnerstruktur der Vertikalisten

Geht es darum, die Ablage im Office zu strukturieren, dann gehen die Vertikalisten systematisch vor. Bei ihnen besteht auf der obersten Ordnerebene eine Anzahl von drei Ordnern. Beim Ablegen der PDF-Datei arbeitet man dann von oben nach unten in der bestehenden Ordnerstruktur, bis eine Stelle gefunden ist, an der man die Datei speichert.

Der Ordnerpfad könnte wie folgt aussehen: Transport_Schiene_Strasse_Extern_Informationen_IHK.

Der neue Ordner „Möglichkeiten“ wird mittlerweile in der sechsten Ordnerebene angelegt, wo schließlich das Dokument gespeichert wird. Der Nachteil ist, die fehlende Übersicht, denn die Masse der Informationen ist sehr weit unten angesiedelt. In dieser nach unten zweigenden Hierarchie von Ordnern bestehen außerdem viele Möglichkeiten, den falschen Zweig zu nutzen.

Die effektive Ordnerstruktur mit dem 7-Ordner-System

Geht es um eine effektive und sinnvolle Ordnerstruktur, gilt es, drei wesentliche Kriterien zu erfüllen:

Übersichtlichkeit: Eine Ordnerstruktur sollte stets am PC übersichtlich sein. Um es auf den Punkt zu bringen: die Hierarchieebenen sollten nur aus so vielen Ordnern bestehen, wie Sie auf einen Blick erfassen können. Je mehr Unterordner in einem Verzeichnis sind, desto länger dauert es, die richtigen zu finden.

Nachvollziehbarkeit: Haben Sie schon einmal an einem fremden PC gearbeitet? Dann kennen Sie eventuell das Gefühl, nicht durchblicken zu können, wo Sie was finden können. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Das beginnt bei unklaren Ordnernamen, einer stark verschachtelten Ordnerstruktur oder zu wenigen Ordnern mit zu vielen Daten. Auch für fremde Nutzer sollte die Ordnerstruktur intuitiv nachvollziehbar sein.

Schnelligkeit: Für eine effektive Ordnerstruktur ist es wichtig, wie schnell man eine gesuchte Datei findet. Das Ziel, wenn es darum geht, die Ablage im Office zu strukturieren, muss man darin sehen, effektiv zu erreichen, dass die Entfernung von der obersten Ordnerebene bis zu jeder beliebigen Datei nicht mehr als drei Ordner beträgt.

Das 7-Ordner-System, um die Ablage im Office zu strukturieren

Dieses System ist in einem Satz erklärt:

Es gibt maximal sieben Ordner für die Dateien auf jeder Hierachieebene der Ordnerstruktur.

Das bedeutet, dass jeder Hauptordner maximal sieben Unterverzeichnisse und jedes dieser Unterverzeichnisse seinerseits maximal sieben Unterordner hat. Aufgrund der angestrebten Schnelligkeit beim Ablegen und dem Finden von Informationen ist die Zahl der Ordnerebenen auf maximal drei beschränkt.

Auf der ersten Ebene gibt es demnach 7 Ordner, auf der zweiten sind es insgesamt 49 (7 x 7) und auf der dritten Ebene existieren maximal 343 Ordner (49 x 7). Das bedeutet, dass auf dem PC höchstens 399 Dateiordner zu finden sind, wobei diese eindeutige Namen aufweisen.

Egal, wie man die Ordnerstruktur an dieses System anpasst, Sie sollten keinesfalls die Ordner auf dem Desktop anlegen! Denn auf Ihren virtuellen Schreibtisch gehören keine Dateien und auch keine Ordner.

Sinnvolle Ausnahmen im Ablagesystem

Es kann sinnvoll sein, vom 7-Ordner-System abzuweichen, beispielsweise bei einem Ordner wie etwa „Personalwesen“. In einem solchen Ordner kann sich ein Unterordner „Personalakten“ befinden, wobei die optimale Ordnerstruktur von der Zahl der Mitarbeiter abhängig ist.

Sind es rund 30 Namen, dann können Sie auf weitere Unterverzeichnisse verzichten und die Dokumente alphabetisch auflisten. Doch sind es mehr als 30, beispielsweise 100, dann ist es ratsam, wieder das 7-Ordner-System anzuwenden. Dort richten Sie nach den Alphabet-Gruppen sieben Unterordner an für jeweils 3 bis 4 Buchstaben, von „ABC“ bis zu „WXYZ“. Bei mehr als 300 Mitarbeitern wählen Sie 7 Alphabet-Gruppen-Ordner. In diesem Fall ist es dann wichtig, eine dritte Oberebene für die einzelnen Buchstaben anzulegen, damit Sie den Überblick bewahren.


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