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5 Fähigkeiten, die Sie als Vorstandsassistent benötigen

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Vorstandsassistent werden

Als Vorstandsassistent wird man oft unterschätzt und die Arbeit wird als wenig anspruchsvoll angesehen. Dieses Berufsbild ist allerdings weit von dem einer bloßen Sekretärin entfernt. Wer zwei bis drei Jahre Berufserfahrung sammelt und sich behauptet hat, kann durchaus einen steilen Karriereweg bis zur Spitze beschreiten.

Um aber überhaupt erst zur Managementebene zu gelangen, muss der- oder diejenige viele persönliche Fähigkeiten mitbringen. Wir schildern Ihnen im Folgenden, welche 5 Fähigkeiten Sie sicher benötigen:

Belastbarkeit

Sie müssen unbedingt über Durchhaltevermögen und Belastbarkeit verfügen, denn als Vorstandsassistent ist es sehr unwahrscheinlich, im Rahmen einer klassischen 40-Stunden-Woche zu arbeiten. Meistens richtet sich der Arbeitsalltag nahezu gänzlich nach dem des Chefs. So kommt es auch häufig vor, dass man nach einem 8-Stunden-Tag weiterhin zur Hilfestellung präsent sein muss. Immerhin arbeitet der Chef häufig selbst bis in die Abendstunden hinein.

Als verlängerter Arm des Vorgesetzten dürfen Sie dann natürlich nicht fehlen. Machen Sie sich also bewusst, dass dieser Job Ihre ganze Hingabe erfordert und Sie wirklich gebraucht werden. Darum ist es essentiell, auch überdurchschnittliches Eigenengagement zu zeigen. Das bedeutet, hier und da auch freiwillig eine Extraaufgabe zu übernehmen.

Aber ebenso wichtig ist es, sich dabei vor Augen zu führen, dass sich diese Hingabe auch auszahlen wird. Ihr Chef wird erkennen, dass Sie sehr belastbar sind und Ihnen umso mehr zutrauen. Auch einige Projekte werden Ihnen dann so manches Mal überlassen, sodass Sie die Ebene des bloßen Assistierens verlässt. So können Sie sich durch viel Fleiß und Engagement einen beeindruckenden Lebenslauf aufbauen, der Ihre Ausdauer und Ihre Fähigkeiten bezeugt.

Verantwortungsbewusstsein

Wie bereits zuvor erwähnt, sind Sie als Vorstandsassistent quasi der verlängerte Arm Ihres Chefs. Das bedeutet, Sie sind in die allermeisten Projekte und Probleme auf oberster Managementebene eingeweiht und bekommen tiefste Einblicke hinter die Kulissen des Unternehmens. Es ist also nicht verwunderlich, dass Sie über ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein verfügen müssen.

Darunter fällt selbstverständlich absolute Diskretion und die Anforderung, höchst sensible und vertrauliche Daten mit größter Verantwortung zu behandeln. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn oft erfahren Assistenten durch ihre Anwesenheit bei wichtigen Meetings Insiderinformationen zuerst. Ihr Chef muss Ihnen blind vertrauen können, nur so ist eine enge Zusammenarbeit, wie sie eben vorgesehen ist, überhaupt möglich.

Auch zählt zum Verantwortungsbewusstsein, regelmäßig erteilte Weisungen präzise an Dritte weiterzugeben. Da es sich bei der direkten Zusammenarbeit mit dem Vorstand nicht um irgendwelche unbedeutenden Aufgaben handeln wird, muss Ihre Annahme und Weitergabe dieser Anweisungen mit großer Sorgfalt erfolgen. Sie müssen dementsprechend unbedingt verantwortungsbewusst, sorgfältig und zuverlässig sein.

Organisationstalent Vorstandsassistent

Selbstverständlich ist absolute Kerneigenschaft eines jeden Assistenten die Organisationsfähigkeit. In diesem Sinne ist die Position als Vorstandsassistent eine ganz traditionelle Assistententätigkeit, bei der zum Beispiel Powerpoint-Präsentationen gehalten werden sollen. Auch müssen Termine koordiniert, Geschäftsreisen geplant und gebucht sowie Meetings vorbereitet werden. Bei der Durchführung all dieser Aufgaben sind Sie als Assistent typischerweise auf sich allein gestellt und Ihnen steht viel Spielraum zur Verfügung. Ihnen werden eine Aufgabe, ein Ziel und eine Frist genannt. Die Umsetzung liegt danach ganz bei Ihnen.

Natürlich müssen Sie dafür sehr selbstständig arbeiten können. Dazu gehört sowohl das eigenständige Erstellen einer strukturierten To-do-Liste als auch deren eigenverantwortliche Abarbeitung. Als Organisationstalent müssen Sie ein wenig in die Zukunft blicken, vorbereiten und vorsorgen können. Sie stellen reibungslose Abläufe sicher, sei es für die Anreise und Unterkunft Ihres Chefs bei einer Geschäftsreise oder beim Ausstatten aller Teilnehmer eines Meetings (dazu zählen Materialien, Unterlagen, Getränke und weitere Dinge).

Zur Organisationsfähigkeit gehört zusätzlich ein großes Maß an Eigeninitiative. Nicht immer wird dir eine konkrete Aufgabe auferlegt. Oftmals müssen Sie selbst voraussehen können, was Ihr Chef wohl jetzt gerade von Ihnen erwarten würde und dies auch umsetzen. Als guter Vorstandsassistent kommen Sie nicht umhin, über den Tellerrand hinauszublicken und Projekte auch mal aus eigener Entscheidung heraus zu initiieren.

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Als Vorstandsassistent sind Sie nicht selten der Vermittler zwischen Chef und Kunde sowie das Sprachrohr gegenüber anderem Personal. Auch die eigene Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten erfordert natürlich die Fähigkeit, professionell kommunizieren zu können.

Kommunikation findet dabei stets auf mehreren Ebenen statt. Die verbale Kommunikation umfasst alle ausgesprochenen Worte. Hierbei ist es wichtig, dass Sie deutlich sprechen. Damit Ihr Gegenüber das Vermittelte auch wirklich auffasst, sollten Sie nicht zu schnell reden und auf Ihre Artikulation achten. Verwendet man in Ihrer Branche viele Fachausdrücke, sollten Sie sie beherrschen. Aber es gehört auch zu einem guten Gespür einzuschätzen, mit wem man es gerade zu tun hat. Handelt es sich um einen Laien, sollten Sie sich klar und simpel ausdrücken und Fachwörter vermeiden.

Denn nur, wenn Sie effizient kommunizieren können, wird das Gesagte überhaupt erst korrekt aufgefasst und in erfolgreiche Resultate umgesetzt werden können. Beachten Sie, dass auf Managementebene mittlerweile fast überall Fremdsprachenkenntnisse gefragt sind. Die Kommunikation in englischer Sprache gehört heutzutage zum Standard und ist Bestandteil Ihrer Fähigkeit, sich zu verständigen. Weitere Sprachkenntnisse gehören je nach Unternehmen ebenfalls mit zu den Anforderungen.

Auch wenn „Kommunikationsfähigkeit“ in erster Linie mit dem gesprochenen Wort assoziiert wird, gehört dazu noch sehr viel mehr. Ihr Erscheinungsbild vermittelt Ihrem Gegenüber nämlich ebenso Ihr Level an Professionalität. Tragen Sie also angemessene Kleidung und sorgen Sie für ein gepflegtes Äußeres. Auch Gestik und Mimik sind Teil Ihrer Kommunikation, halten Sie also Augenkontakt und vermitteln Sie stets, dass Sie aufmerksam und interessiert zuhören.

Analytisches Denkvermögen

Als Vorstandsassistent ist Ihre allerwichtigste Funktion, für den Vorstand ein gutes Maß an Vorarbeit zu leisten. Sie sind dazu da, den Arbeitsalltag Ihres Chefs zu erleichtern, indem Sie vorliegende Fragen bereits im Kern bewertend, strukturieren und ihm sinnvoll präsentieren. Ihr Chef soll dadurch Zeit sparen und von Ihnen einen Überblick erhalten.

Das bedeutet, dass Sie ein vorliegendes Problem zunächst einmal überhaupt erkennen können müssen. Ist dies geschehen, filtern Sie danach beispielsweise Wichtiges von Irrelevantem. Bevor Sie Ihrem Chef die Sachlage vermitteln, gliedern Sie den Sachverhalt und suchen nach einer Lösung oder mehreren Lösungsmöglichkeiten. Hierbei gehört zuweilen sogar die Projektinitiierung zu Ihrem Verantwortungsbereich. Für genau diese Herausarbeitung von Optionen und den geschickten Umgang mit Tatbeständen benötigen Sie ein analytisches Denkvermögen.

Denn herausfordernde Situationen zu analysieren und zu managen wird ein großes Fundament Ihrer Tätigkeit in diesem Beruf darstellen.


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